Melatih orang baru di perusahaan atau bisnis Anda berarti Anda harus menguraikan informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan secara cepat dan efektif. Semua materi tertulis—baik dalam bentuk fisik maupun online—harus mengikuti empat prinsip penulisan yang baik (four Cs) berikut agar dapat menyampaikan dengan jelas apa yang harus diketahui anggota tim Anda. Apa pun cara Anda melatih karyawan baru, keempat prinsip ini harus dijadikan pegangan utama oleh para penulis dan pengembang materi pelatihan: jelas (clear), ringkas (concise), lengkap (complete), dan benar (correct).
Jelas
Tulisan yang jelas adalah tulisan yang mudah dipahami. Artinya, setiap kalimat dan setiap paragraf ditulis langsung untuk target audiens Anda, menggunakan kata dan istilah yang dapat mereka pahami. Tulisan yang jelas tidak boleh berisi istilah teknis, singkatan, akronim, atau jargon bisnis lain yang tidak dikenal oleh karyawan baru yang berasal dari luar budaya perusahaan dan tidak dapat diharapkan sudah mereka ketahui. Tulisan yang jelas juga tidak ambigu, artinya pembaca dapat dengan mudah memahami informasi yang ingin Anda sampaikan tanpa bingung tentang apa sebenarnya yang Anda maksud.
Ringkas
Bersikap ringkas terkadang menjadi yang paling sulit dicapai di antara keempat prinsip ini. Agar materi kursus pelatihan Anda ringkas, Anda harus menyunting, menyunting, dan menyunting lagi. Inti dari keringkasan adalah menggunakan jumlah kata sesedikit mungkin untuk menyampaikan suatu gagasan atau instruksi. Semakin banyak kata yang Anda tambahkan, semakin kecil kemungkinan karyawan Anda memahami apa yang ingin Anda ajarkan, sekaligus semakin besar kemungkinan mereka kewalahan dan bosan dengan banyaknya hal yang harus dibaca dan dihafal. Hapus apa pun dalam materi pelatihan Anda yang tidak berkaitan langsung dengan topik di setiap judul, subjudul, atau paragraf.
Lengkap
Bisakah Anda menyalahkan karyawan baru karena tidak otomatis mengetahui sesuatu yang tidak tercantum dalam materi pelatihan? Tidak, tanpa terlihat tidak adil dan berniat buruk. Apa pun yang Anda ingin karyawan ketahui agar berhasil menjalankan pekerjaannya harus dicantumkan dalam pelatihan. Pastikan materi pelatihan mencakup semua istilah, konsep, dan prosedur yang menjadi bagian dari pekerjaan tersebut.
Benar
Ejaan, tata bahasa, dan tanda baca tidak hanya berguna untuk membuat Anda terlihat cerdas. Ejaan, tata bahasa, dan tanda baca yang benar juga memudahkan karyawan baru Anda memahami informasi dengan jelas. Ejaan, tata bahasa, dan tanda baca yang salah sering kali dapat menyampaikan makna yang berlawanan dengan apa yang Anda ingin karyawan pahami atau akan mengaburkan pesan yang ingin Anda sampaikan. Luangkan waktu yang diperlukan untuk memastikan materi pelatihan Anda ditulis dengan benar.
Materi pelatihan tertulis dan online yang baik akan membantu pertumbuhan perusahaan Anda berjalan lebih lancar karena Anda tidak perlu banyak menghabiskan waktu untuk menyisipkan pelatihan secara serampangan saat Anda sempat atau dapat menugaskannya kepada orang lain. Bagi pemilik usaha kecil, meluangkan waktu untuk menyusun materi pelatihan yang mengikuti keempat prinsip ini dapat menjadi pembeda antara karyawan baru yang langsung siap bekerja dan pekerja yang bingung dan tidak yakin apa yang Anda harapkan dari mereka.
Di CEO SUITE, kantor berlayanan kami yang tertata indah adalah tempat yang sempurna untuk melatih karyawan baru atau bertemu dengan mitra dan klien. Berlokasi di lokasi bisnis yang diminati di seluruh Asia, Anda dapat menikmati kenyamanan ruang kantor yang lengkap per jam, hari, minggu, bulan, atau tahun. Kunjungi Beranda kami untuk mengetahui lebih lanjut dan menemukan lokasi yang sempurna untuk kebutuhan Anda.
