為公司或業務培訓新人，意味著你必須迅速而有效地整理出他們完成工作所需的資訊。所有書面材料——無論是實體形式還是網上形式——都必須遵循以下良好寫作的四個 C，才能清晰傳達團隊成員必須知道的內容。無論你選擇以甚麼方式培訓新員工，培訓材料的撰寫者與開發者都應把這四個 C 奉為圭臬：清晰（clear）、精簡（concise）、完整（complete）、正確（correct）。
清除
清晰的文字，就是易於理解的文字。這意味著每一句、每一段都是直接寫給你的目標讀者，使用他們能夠理解的字詞與術語。清晰的文字不應包含技術術語、縮寫、首字母縮略詞，或其他來自公司文化以外的新入職員工不會熟悉、亦不應被期望已經知道的商業行話。清晰的文字同時不會含糊，意即讀者能輕易理解你想傳達的資訊，而不會對你究竟想說甚麼感到困惑。
精簡
在四個 C 之中，要做到精簡有時是最困難的。要令培訓課程材料精簡，你必須不斷編輯、編輯、再編輯。精簡的重點，是用最少的字數傳達一個概念或指示。你加入的字愈多，員工就愈難明白你想教的是甚麼，同時亦會因為要閱讀和記住的內容分量太多而感到吃不消和沉悶。把培訓材料中與各標題、副標題或段落主題沒有直接關係的內容通通刪去。
完整
如果某件事根本沒有寫在培訓材料裡，你可以怪責新員工不會自動知道嗎？這樣做只會顯得你不公平、不厚道。凡是你希望員工知道、以順利完成其特定工作的內容，都必須包含在培訓之中。務必確保培訓材料涵蓋該職位所涉及的所有術語、概念與程序。
正確
拼寫、文法與標點，並不只是用來令你看起來有學識。正確的拼寫、文法與標點，同時讓你的新員工能清楚理解資訊。錯誤的拼寫、文法與標點，往往會傳達出與你希望員工理解的意思完全相反的訊息，又或令你想傳遞的訊息變得混亂。花上必要的時間，確保你的培訓材料寫得正確。
優質的書面及網上培訓材料，能令你的公司成長得更順暢，因為你將毋須再在有空時匆匆安排培訓，或隨便交由別人處理。對小生意東主而言，花時間編寫符合四個 C 的培訓材料，足以決定新員工是能夠即時上手，還是一頭霧水、不太清楚你對他們有甚麼期望。
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