Dengan hadirnya infrastruktur dan teknologi TI terbaru, rapat virtual menjadi semakin umum dibandingkan beberapa tahun yang lalu. Kemajuan teknologi ini telah meruntuhkan batasan dan menjembatani kebutuhan akan talenta hebat dengan tempat talenta itu berada—yang bagi banyak pihak berarti merekrut talenta dari berbagai belahan dunia. Namun menjalin hubungan profesional secara virtual tidak selalu berjalan mulus. Dalam menyelenggarakan rapat virtual saja, sudah ada banyak tantangan yang biasanya dihadapi para peserta. Berikut tantangan yang paling umum, dan cara mengatasinya agar rapat Anda lebih produktif di masa mendatang.
Kurangnya isyarat sosial tertentu
Meskipun rapat virtual memudahkan peserta untuk saling melihat dan berbicara melalui konferensi video, ada isyarat sosial tertentu yang tidak dapat tersampaikan dengan baik secara virtual, seperti bahasa tubuh, suasana keseluruhan, dan kemungkinan ketegangan yang muncul selama rapat. Solusi: senyaman apa pun rapat virtual, pastikan Anda juga mengadakan pertemuan tatap muka dengan staf Anda, agar Anda tetap mengetahui keadaan mereka yang sebenarnya.
Rapat berlangsung terlalu lama tanpa jeda
Biasanya, orang menggunakan rapat virtual untuk membahas hal-hal yang lebih penting, dan rapat berlangsung setidaknya 30 menit hingga beberapa jam. Anda tidak akan menjadwalkan rapat virtual dengan staf dari lima wilayah berbeda di negara ini hanya untuk bertemu selama 10 menit—mereka tentu ingin memaksimalkan rapat yang telah dijadwalkan. Namun risikonya, orang biasanya berhenti memperhatikan setelah beberapa menit rapat berjalan, sehingga rapat virtual yang lebih lama belum tentu berarti rapat yang lebih produktif. Solusi cepatnya adalah memastikan untuk mengambil jeda singkat bahkan setelah 30 menit agar semua orang dapat mengisi ulang energi atau meregangkan badan.
Rentang perhatian orang itu pendek
Berkaitan dengan alasan sebelumnya, orang yang duduk dalam rapat terlalu lama biasanya mulai melamun setelah beberapa saat, terutama jika mereka tidak diminta atau didorong untuk berbagi sesuatu atau berkontribusi pada agenda rapat. Jika Anda benar-benar perlu mengadakan rapat yang panjang dan ingin memastikan semua orang tetap waspada sepanjang waktu, mintalah pendapat semua orang setelah setiap poin pembahasan dan pastikan Anda sungguh-sungguh mendengarkan apa yang mereka katakan untuk menegaskan bahwa kehadiran mereka dalam rapat itu penting.
Dalam hal rapat, baik tatap muka maupun virtual, semuanya bermuara pada memperhatikan setiap orang dan memberi mereka kesempatan untuk berkontribusi kepada anggota tim lainnya.
