Dengan kemunculan infrastruktur dan teknologi IT terkini, mesyuarat maya menjadi semakin biasa berbanding beberapa tahun lalu. Kemajuan teknologi ini telah meruntuhkan sempadan dan merapatkan permintaan terhadap bakat hebat dengan tempat bakat itu berada—yang bagi ramai bermakna mengambil bakat dari pelbagai bahagian dunia. Tetapi mempunyai hubungan profesional secara maya tidak selalunya perjalanan yang lancar. Dalam mengendalikan mesyuarat maya sahaja, sudah terdapat banyak cabaran yang biasanya dihadapi oleh peserta. Berikut adalah cabaran yang paling biasa, dan cara anda boleh menyelesaikannya untuk mengadakan mesyuarat yang lebih produktif pada masa hadapan.
Kekurangan isyarat sosial tertentu
Walaupun mesyuarat maya memudahkan peserta untuk melihat dan bercakap antara satu sama lain melalui persidangan video, terdapat isyarat sosial tertentu yang tidak dapat disampaikan dengan betul secara maya seperti bahasa badan, suasana keseluruhan semua orang, dan kemungkinan ketegangan yang mungkin timbul semasa mesyuarat. Penyelesaian: walaupun mesyuarat maya sangat mudah, pastikan anda juga mengadakan mesyuarat bersemuka dengan kakitangan anda, supaya anda masih dapat mengetahui keadaan sebenar mereka.
Mesyuarat mengambil masa terlalu lama tanpa rehat
Biasanya, orang mengkhususkan mesyuarat maya untuk membincangkan perkara yang lebih penting, dan ia berlangsung sekurang-kurangnya 30 minit hingga beberapa jam. Anda tidak menjadualkan mesyuarat maya dengan kakitangan anda dari lima bahagian berbeza negara hanya untuk bertemu selama 10 minit—mereka mahu memanfaatkan sepenuhnya mesyuarat yang dijadualkan. Tetapi risikonya di sini ialah orang biasanya berhenti memberi perhatian selepas beberapa minit mesyuarat berlangsung, jadi mesyuarat maya yang lebih panjang tidak semestinya bermakna mesyuarat yang lebih produktif. Penyelesaian pantas ialah memastikan untuk mengambil rehat pendek walaupun selepas 30 minit hanya untuk semua orang mengembalikan tenaga atau meregangkan badan.
Tempoh tumpuan orang adalah singkat
Berkaitan dengan sebab sebelum ini, orang yang duduk dalam mesyuarat terlalu lama biasanya hilang tumpuan selepas beberapa ketika, terutamanya jika mereka tidak dikehendaki atau terdorong untuk berkongsi apa-apa atau menyumbang kepada agenda mesyuarat. Jika anda benar-benar perlu mengadakan mesyuarat yang panjang dan ingin memastikan semua orang peka sepanjang masa, tanya pendapat semua orang selepas setiap perkara perbincangan dan pastikan anda mendengar dengan ikhlas apa yang mereka katakan untuk meyakinkan mereka bahawa kehadiran mereka dalam mesyuarat itu penting.
Apabila melibatkan mesyuarat, sama ada bersemuka atau maya, semuanya bergantung pada memberi perhatian kepada semua orang dan memberi mereka peluang untuk menyumbang kepada seluruh pasukan.
