Đào tạo người mới trong công ty hay doanh nghiệp đồng nghĩa với việc bạn phải trình bày nhanh chóng và hiệu quả những thông tin họ cần để hoàn thành công việc. Mọi tài liệu viết – dù ở dạng bản in hay trực tuyến – đều phải tuân theo bốn chữ C của lối viết tốt sau đây để truyền đạt rõ ràng những gì các thành viên trong nhóm cần biết. Dù bạn chọn cách đào tạo nhân viên mới nào, bốn chữ C này cần được người viết và người phát triển tài liệu đào tạo xem là kim chỉ nam: rõ ràng (clear), súc tích (concise), đầy đủ (complete) và chính xác (correct).
Rõ ràng
Viết rõ ràng là viết dễ hiểu. Điều này có nghĩa là mỗi câu và mỗi đoạn văn đều được viết trực tiếp cho đối tượng mục tiêu, sử dụng những từ ngữ và thuật ngữ mà họ có thể hiểu. Lối viết rõ ràng không nên chứa các thuật ngữ chuyên môn, chữ viết tắt, từ viết tắt hay các biệt ngữ kinh doanh khác mà một nhân viên mới đến từ bên ngoài văn hóa công ty sẽ không quen thuộc và không thể được kỳ vọng là đã biết. Lối viết rõ ràng cũng không mơ hồ, nghĩa là người đọc có thể dễ dàng nắm bắt thông tin bạn muốn chia sẻ mà không bối rối về việc chính xác thì bạn đang muốn nói gì.
Súc tích
Súc tích đôi khi là điều khó đạt được nhất trong bốn chữ C. Để tài liệu khóa đào tạo súc tích, bạn cần biên tập, biên tập và biên tập lại. Mục đích của sự súc tích là dùng ít từ nhất để truyền tải một ý tưởng hay chỉ dẫn. Bạn càng thêm nhiều từ, nhân viên càng khó hiểu những gì bạn đang muốn dạy, đồng thời dễ bị choáng ngợp và nhàm chán trước khối lượng nội dung khổng lồ phải đọc và ghi nhớ. Hãy loại bỏ mọi thứ trong tài liệu đào tạo không liên quan trực tiếp đến chủ đề dưới mỗi tiêu đề, tiêu đề phụ hoặc đoạn văn.
Đầy đủ
Bạn có thể trách một nhân viên mới vì không tự động biết điều gì đó không có trong tài liệu đào tạo không? Không thể, nếu không muốn bị coi là bất công và hẹp hòi. Bất cứ điều gì bạn muốn nhân viên biết để hoàn thành tốt công việc cụ thể của họ đều phải được đưa vào nội dung đào tạo. Hãy đảm bảo tài liệu đào tạo bao gồm tất cả các thuật ngữ, khái niệm và quy trình là một phần của công việc.
Chính xác
Chính tả, ngữ pháp và dấu câu không chỉ hữu ích để khiến bạn trông thông minh. Chính tả, ngữ pháp và dấu câu chính xác còn giúp nhân viên mới dễ dàng hiểu thông tin một cách rõ ràng. Chính tả, ngữ pháp và dấu câu sai thường có thể truyền tải ý nghĩa ngược lại với những gì bạn muốn nhân viên hiểu, hoặc làm rối thông điệp bạn đang muốn gửi đi. Hãy dành đủ thời gian cần thiết để đảm bảo tài liệu đào tạo được viết chính xác.
Tài liệu đào tạo dạng viết và trực tuyến tốt sẽ giúp công ty tăng trưởng suôn sẻ hơn, vì bạn sẽ mất ít thời gian hơn cho việc chắp vá đào tạo khi có thời gian hoặc có thể giao cho người khác. Với các chủ doanh nghiệp nhỏ, việc dành thời gian xây dựng tài liệu đào tạo theo bốn chữ C có thể tạo nên sự khác biệt hoàn toàn giữa những nhân viên mới bắt tay vào việc ngay và những nhân viên bối rối không chắc bạn kỳ vọng gì ở họ.
Tại CEO SUITE, những văn phòng trọn gói được bài trí đẹp mắt của chúng tôi là nơi hoàn hảo để đào tạo nhân viên mới hoặc gặp gỡ đối tác và khách hàng. Tọa lạc tại những vị trí kinh doanh đắc địa trên khắp châu Á, bạn có thể tận hưởng sự tiện nghi của một không gian văn phòng hoàn chỉnh theo giờ, ngày, tuần, tháng hoặc năm. Hãy truy cập Trang chủ của chúng tôi để tìm hiểu thêm và tìm địa điểm hoàn hảo cho nhu cầu của bạn.
