簡單來說，虛擬辦公室是一系列服務，組合起來便能讓辦公空間更加靈活。這讓企業無需事先投資，便可降低與辦公空間相關的成本。許多企業也正是因為這個原因選擇了 CEO SUITE：根據員工在辦公室的出勤需要，靈活縮減或增加辦公面積，既無需承諾，也無需額外成本。
新加坡虛擬辦公室 – 新加坡服務式辦公室 – 新加坡共享工作空間
具體而言，這種「虛擬」組織建基於兩個概念：
– 租用實體辦公室，並配以各項服務，一如以下機構所提供的 CEO SUITE 新加坡
– 一系列旨在促進企業之間協作與交流的數碼服務
早在遙距工作興起之前的數年，虛擬辦公室已經是推動我們工作空間轉型的動力。它憑著一系列流動工具，為員工帶來獨立自主與彈性，讓他們能按所獲委派的工作或任務，更靈活地作出調適。
總括而言，虛擬辦公室是兩股趨勢的可見面貌：實體空間的碎片化，以及數碼工具的急速發展，因而令兩個高速增長的行業大大受惠。
過去兩年，令企業在數碼轉型項目上取得不少進展，改變了資訊保安、員工的參與融入、決策的概念，尤其是溝通方式。
然而，這些方法其實人人在私人生活中早已使用多時：當你想知道某人身在何方，或想與親近的人溝通時，你就會給對方發訊息。這只不過是把這些溝通工具轉移到工作領域，而且過程極為自然。
但員工經常忘記的是，虛擬辦公室絕對不會妨礙實體關係的發展，以及新員工的融入。恰恰相反，它有助促進這些關係。《Wired》亦曾就此題目刊登文章，證明線上關係能支撐線下關係。
我們親身見過面的人，更有可能與我們在網上交談。以電郵為例，彼此相熟的同事之間的交流，必然比素未謀面者更為豐富。
數碼樞紐的重要性
虛擬辦公室是員工與公司之間一道真正的數碼橋樑，在這種混合工作模式中是不可或缺的樞紐，而雲端的出現對此貢獻良多。
雲端儲存是舊式硬碟的理想替代品，為工作的延續性與文件保存提供保障。再也不會因電腦突然故障，而令你所做的一切工作付諸流水。無論用戶身處何時何地，他都可以隨心所欲地存取自己的資料，隨時隨地，一如身在辦公桌前一樣。
然而必須說明的是，事情並非非黑即白。虛擬生態系統與傳統辦公室無疑是相輔相成的，因為兩者滿足的是一系列互補的需要。
正因如此，企業必須繼續完成全面的數碼轉型，同時不可忽略實體工作空間；實體空間始終是不可或缺的交流場所，能營造對公司的歸屬感，並在「真實生活」中建立社交連繫。
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遙距工作、虛擬會議以至遠端協作，不少管理層都希望終止這些做法。然而，重返面對面工作並未為這些工作組織方式敲響喪鐘。
數碼轉型，以及員工的新期望，都要求更具彈性的組織模式，促使上述管理層選擇混合模式。
正是在這種工作空間與時間愈趨分散、實體出勤持續減少的背景下，虛擬辦公室最終確立了自己的地位。
在資訊的易得性，以及協作者之間的持續交流之間，虛擬辦公室會否就是未來的工作空間？
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