为公司或业务培训新人，意味着你必须迅速而有效地整理出他们完成工作所需的信息。所有书面材料——无论是实体形式还是网上形式——都必须遵循以下良好写作的四个 C，才能清晰传达团队成员必须知道的内容。无论你选择以甚么方式培训新员工，培训材料的撰写者与开发者都应把这四个 C 奉为圭臬：清晰（clear）、精简（concise）、完整（complete）、正确（correct）。
清除
清晰的文字，就是易于理解的文字。这意味着每一句、每一段都是直接写给你的目标读者，使用他们能够理解的字词与术语。清晰的文字不应包含技术术语、缩写、首字母缩略词，或其他来自公司文化以外的新入员工工不会熟悉、亦不应被期望已经知道的商业行话。清晰的文字同时不会含糊，意即读者能轻易理解你想传达的信息，而不会对你究竟想说甚么感到困惑。
精简
在四个 C 之中，要做到精简有时是最困难的。要令培训课程材料精简，你必须不断编辑、编辑、再编辑。精简的重点，是用最少的字数传达一个概念或指示。你加入的字愈多，员工就愈难明白你想教的是甚么，同时亦会因为要阅读和记住的内容分量太多而感到吃不消和沉闷。把培训材料中与各标题、副标题或段落主题没有直接关系的内容通通删去。
完整
如果某件事根本没有写在培训材料里，你可以怪责新员工不会自动知道吗？这样做只会显得你不公平、不厚道。凡是你希望员工知道、以顺利完成其特定工作的内容，都必须包含在培训之中。务必确保培训材料涵盖该职位所涉及的所有术语、概念与程序。
正确
拼写、文法与标点，并不只是用来令你看起来有学识。正确的拼写、文法与标点，同时让你的新员工能清楚理解信息。错误的拼写、文法与标点，往往会传达出与你希望员工理解的意思完全相反的信息，或者令你想传递的信息变得混乱。花上必要的时间，确保你的培训材料写得正确。
优质的书面及网上培训材料，能令你的公司成长得更顺畅，因为你将毋须再在有空时匆匆安排培训，或随便交由别人处理。对小企业主而言，花时间编写符合四个 C 的培训材料，足以决定新员工是能够即时上手，还是一头雾水、不太清楚你对他们有甚么期望。
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