Virtual Office space o mga virtual office ay naging usap-usapan na ngayon sa mundo ng negosyo. Ang ganitong uri ng pag-upa ng office space ay nagbibigay-daan sa mga negosyante, businessman at mga bagong tatag na korporasyon na mabawasan ang gastos ng produksyon ng kanilang negosyo at kasabay nito ay magamit ang isang prestihiyosong negosyo at lokasyon upang mapanatili, mapabuti at mapalakas ang propesyonal na business networking. Ang pagkakaroon ng Virtual Office space ay nagbibigay sa inyo ng pakinabang ng pagkakaroon ng address para sa inyong kumpanya, bago man o ilang taon nang umiiral, at access sa lahat ng mahahalagang amenidad na kailangan ng bawat negosyo upang umunlad. Nagbibigay-daan ito upang matamasa ninyo ang ginhawa, kaginhawaan at wastong kapaligiran at ambiance na pangnegosyo para sa inyong mga transaksyon at pulong sa negosyo. Video conferencing ay isa ring karaniwang teknolohiyang magagamit ninyo kapag umupa kayo ng Virtual Office Space.
Karaniwan, kumukuha ang mga negosyante ng virtual office space para sa maliliit at/o bagong-tayong kumpanya, ngunit maaari ring gumana ang mga virtual office space para sa malalaking kumpanya. Ang virtual office space ay isa ring perpektong pagpipilian para sa mga interesado at may planong magpalawak at nangangailangan ng mas propesyonal na kapaligiran; partikular itong para sa mga taong nagtatrabaho sa bahay. Sa pamamagitan ng virtual office space na inuupahan ninyo, makokontrol ninyo ang inyong mga gastos habang may kakayahang umangkop at pagkakataon pa ring palaguin ang inyong negosyo sa hinaharap.
Sa madaling salita, ang virtual office space, na kilala rin sa ilan bilang virtual business center, ay nagbibigay ng lahat ng bentahe ng isang propesyonal at kaaya-ayang kapaligiran sa trabaho, isang prestihiyosong address ng opisina, at mga komunikasyon ng opisina. Ibinibigay ng mga virtual office space sa inyong negosyo ang lahat ng iyon nang hindi kayo obligadong magtayo ng pisikal at aktuwal na opisina. Sa halip na pisikal na opisina, ang virtual office ay isang serbisyong humahawak sa pagsagot ng telepono, email at pag-aasikaso ng sulat, at iba pang pasilidad na kailangan upang magpatakbo ng matagumpay na negosyo.
Narito ang ilan sa mga bentahe ng pagkakaroon ng Virtual Office Space:
1. Propesyonal at prestihiyosong address ng negosyo – Ang mga kumpanyang umuupa ng Virtual Office Space ay maaaring magkaroon ng address ng negosyo sa mga kilalang gusaling pangnegosyo nang hindi kailangang umupa ng aktuwal na opisina sa naturang gusali. Ang pagkakaroon ng prestihiyosong address ay makatutulong na pagandahin ang impresyon ng mga kliyente sa negosyo, magtatag ng kredibilidad, magbukas ng posibleng pakikipagsosyo, atbp.,
2. Pagtitipid sa gastos – Dahil hindi kayo umuupa ng pisikal na opisina sa inyong virtual office, malaki ang inyong natitipid. Kumpara sa pagkakaroon lamang ng PO box address, ang pagkakaroon ng address ng negosyo sa isang prestihiyosong gusali at lugar ay nagbibigay-daan sa inyong negosyo na mapanatili at maipakita ang isang propesyonal na imahe sa napakababang halaga.
3. Walang kailangang malaking paunang bayad – Kapag bumibili kayo ng ari-arian, lalo na ng opisina sa isang kilalang distritong pangnegosyo, karaniwang hinihingan kayo ng paunang bayad na kadalasang napakalaki. Maaari itong kumain ng malaking bahagi ng pananalapi ng negosyo. Sa pag-upa, lalo na ng mga Virtual Office Space, magagamit ninyo ang inyong pera sa halip para sa pagpapalawak ng inyong negosyo.
4. Mga panandaliang opsyon – Ang anumang lumalaking negosyo ay may kasamang pagbabago sa mga pangangailangan. Habang nagpapalawak kayo, mapapansin ninyo ang mga pagbabago sa inyong mga pangangailangan. Isang magandang halimbawa nito ay ang paglaki nang higit sa kasya sa opisina. Dahil umuupa lamang kayo ng virtual office space, ang inyong kontrata sa inyong office space service provider ay, sa kadalasan, panandalian. Nagbibigay ito sa inyo ng opsyong lumipat sa mas malalaking opisina o mas malalaking gusali na mas angkop sa inyong lumalawak na negosyo.
5. Mga Serbisyo ng Reception – Lahat ng inyong parsela ay maayos na naitatala at naaasikaso ng mga serbisyo ng reception na karaniwang kasama ng inyong virtual office space. Maliit na gawain lamang ito, ngunit malaki ang sinasabi nito tungkol sa inyong kumpanya at nakatutulong din itong mapabuti ang kahusayan ng inyong negosyo upang maging maayos ang takbo nito.
6. Mga serbisyo sa komunikasyon – Ang pag-upa ng virtual office space para sa inyong negosyo ay karaniwang may kasamang tulong at serbisyo sa komunikasyon. Kadalasan ito ay mga live na phone receptionist; mga call center, answering service, voice mail at iba pang opsyon sa komunikasyon. Maaari ring magkaroon ang inyong negosyo ng sarili nitong email address at numero ng fax.
7. Mga Virtual Assistant – Kadalasang may mga office assistant na maaaring magbigay sa inyo ng trabahong pangkontrata. Karaniwang nakikipag-ugnayan ang mga virtual assistant na ito sa pamamagitan ng telepono o elektronikong paraan at ginagawa ang lahat ng kanilang pangunahing gawain sa Internet.
8. Mga meeting room & board room – Karamihan sa mga virtual office space at service provider ay nag-aalok ng pag-upa ng mga boardroom at meeting room. Ang mga silid na ito na angkop sa mga propesyonal sa negosyo ay karaniwang maaaring upahan ayon sa iskedyul, at kadalasang iniaalok sa singil kada oras.
9. Office space – Bukod sa mga meeting room at boardroom na paupahan, maaari ring may kasamang pansamantalang office space ang virtual office space, depende sa kung ano ang kasama sa package na iaalok sa inyo ng inyong virtual office space at service provider.
10. Mga Pasilidad – Isa sa maraming magagandang bagay na kasama ng inyong virtual office space ay ang malaking kaginhawahan. Sa mga pagkakataong walang bakanteng meeting room o aktuwal na pisikal na opisina, ang mga amenidad ng business center ay maaari ring magsilbing lugar ng inyong trabaho. Kabilang dito ang mga break room, business lounge, at VIP lounge — kasama ang mga teknolohiya tulad ng kagamitan sa video conferencing, maaasahang koneksyon sa Internet, at paradahan. Karaniwan, hindi ninyo matatamasa ang marami sa mga amenidad na ito kapag direktang umupa o bumili kayo ng sarili ninyong opisina. Ito ay dahil kakailanganin ninyong buuin ang inyong opisina mula sa simula.
11. Pamamahala ng Human Resources – Kung ihahambing ang pagkakaroon ng sarili ninyong hiwalay na opisina sa virtual office space, ang mga usapin at alalahanin sa ugnayan sa empleyo ay hinahawakan ng inyong virtual office service provider. Inililigtas kayo nito sa maraming sakit ng ulo at mahahabang prosesong kaugnay ng mga usapin sa empleyo. Nagbibigay rin ito sa inyo ng maraming oras upang higit na makatuon sa mga pangunahing pangangailangan at alalahanin ng organisasyon.
