Không gian văn phòng ảo hay văn phòng ảo giờ đây đã trở thành chủ đề được bàn tán sôi nổi trong giới kinh doanh. Hình thức thuê văn phòng này cho phép các nhà khởi nghiệp, doanh nhân và các công ty mới thành lập giảm chi phí vận hành, đồng thời sử dụng một địa chỉ kinh doanh và vị trí uy tín để duy trì, cải thiện và thúc đẩy mạng lưới kết nối kinh doanh chuyên nghiệp. Sở hữu văn phòng ảo mang lại cho bạn lợi ích có địa chỉ cho công ty, dù mới thành lập hay đã hoạt động nhiều năm, cùng quyền sử dụng mọi tiện ích thiết yếu mà doanh nghiệp nào cũng cần để phát triển. Nhờ đó bạn được tận hưởng sự thoải mái, tiện lợi cùng bầu không khí kinh doanh phù hợp cho các giao dịch và cuộc họp của mình. Hội nghị truyền hình là một công nghệ phổ biến mà bạn cũng sẽ được sử dụng khi thuê văn phòng ảo.
Thông thường, doanh nhân chọn văn phòng ảo cho các công ty nhỏ và/hoặc công ty khởi nghiệp, nhưng văn phòng ảo cũng có thể phù hợp với các công ty lớn. Văn phòng ảo cũng là lựa chọn hoàn hảo cho những ai quan tâm và có kế hoạch mở rộng, cần một môi trường chuyên nghiệp hơn, đặc biệt hướng tới những người làm việc tại nhà. Thông qua văn phòng ảo bạn thuê, bạn có thể kiểm soát chi phí mà vẫn có sự linh hoạt và cơ hội phát triển doanh nghiệp trong tương lai.
Tóm lại, văn phòng ảo, còn được một số người gọi là trung tâm kinh doanh ảo, mang đến mọi lợi thế của một môi trường làm việc chuyên nghiệp, một địa chỉ văn phòng uy tín và hệ thống liên lạc văn phòng. Văn phòng ảo mang đến cho doanh nghiệp của bạn tất cả những điều đó mà không buộc bạn phải thiết lập một văn phòng vật lý thực sự. Thay vì một văn phòng vật lý, văn phòng ảo là dịch vụ đảm nhận việc trả lời điện thoại, xử lý e-mail và thư từ cùng các tiện ích cần thiết khác để vận hành một doanh nghiệp thành công.
Dưới đây là một số lợi thế của văn phòng ảo:
1. Địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp và uy tín – Các công ty thuê văn phòng ảo có thể đặt địa chỉ kinh doanh tại các tòa nhà văn phòng nổi tiếng mà không cần thuê văn phòng thực tế trong tòa nhà đó. Một địa chỉ uy tín giúp nâng cao ấn tượng của doanh nghiệp với khách hàng, tạo dựng uy tín, mở ra khả năng hợp tác, v.v.
2. Tiết kiệm chi phí – Vì bạn không thuê văn phòng vật lý khi dùng văn phòng ảo, khoản tiết kiệm là rất đáng kể. So với việc chỉ có một địa chỉ hộp thư bưu điện (PO box), việc đặt địa chỉ doanh nghiệp tại một tòa nhà và khu vực uy tín giúp doanh nghiệp duy trì và thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp với chi phí rất thấp.
3. Không cần đặt cọc lớn – Khi mua bất động sản, đặc biệt là văn phòng tại một khu thương mại nổi tiếng, bạn thường phải trả một khoản đặt cọc rất lớn. Điều này có thể lấy đi một phần lớn tài chính của doanh nghiệp. Bằng cách thuê, đặc biệt là thuê văn phòng ảo, bạn có thể dùng số tiền đó để mở rộng kinh doanh.
4. Lựa chọn ngắn hạn – Bất kỳ doanh nghiệp đang phát triển nào cũng đi kèm với sự thay đổi về nhu cầu. Khi mở rộng, bạn sẽ nhận thấy nhu cầu của mình thay đổi. Một ví dụ điển hình là văn phòng trở nên chật chội. Vì bạn chỉ thuê văn phòng ảo, hợp đồng với nhà cung cấp văn phòng thường là ngắn hạn. Điều này cho bạn lựa chọn chuyển đến văn phòng lớn hơn, hoặc tòa nhà lớn hơn phù hợp hơn với doanh nghiệp đang mở rộng của mình.
5. Dịch vụ lễ tân – Mọi bưu kiện của bạn đều được ghi nhận và bảo quản cẩn thận bởi dịch vụ lễ tân thường đi kèm văn phòng ảo. Đây chỉ là một việc nhỏ, nhưng nói lên rất nhiều điều về công ty bạn và cũng giúp nâng cao hiệu quả để doanh nghiệp vận hành trơn tru.
6. Dịch vụ liên lạc – Thuê văn phòng ảo cho doanh nghiệp thường đi kèm hỗ trợ và dịch vụ liên lạc. Thường là lễ tân trực điện thoại trực tiếp, tổng đài, dịch vụ trả lời điện thoại, hộp thư thoại và các lựa chọn liên lạc khác. Doanh nghiệp của bạn cũng có thể có địa chỉ email và số fax riêng.
7. Trợ lý ảo – Các trợ lý văn phòng thường sẵn sàng nhận công việc theo hợp đồng cho bạn. Những trợ lý ảo này thường liên lạc qua điện thoại hoặc phương tiện điện tử và thực hiện mọi nhiệm vụ chính qua Internet.
8. Phòng họp & phòng hội đồng quản trị – Hầu hết các nhà cung cấp văn phòng ảo và dịch vụ đều cho thuê phòng hội đồng quản trị và phòng họp. Những phòng họp chuyên nghiệp này thường được cho thuê theo lịch đặt và thường tính giá theo giờ.
9. Không gian văn phòng – Ngoài phòng họp và phòng hội đồng quản trị cho thuê, văn phòng ảo cũng có thể đi kèm không gian văn phòng tạm thời, tùy theo những gì có trong gói dịch vụ mà nhà cung cấp văn phòng ảo đưa ra cho bạn.
10. Tiện ích – Một trong nhiều điểm tốt đi kèm văn phòng ảo là sự tiện lợi tuyệt vời. Trong trường hợp không có sẵn phòng họp hoặc văn phòng vật lý, các tiện ích của trung tâm kinh doanh cũng có thể trở thành nơi làm việc của bạn. Đó là những tiện ích như phòng nghỉ, phòng chờ doanh nhân và phòng chờ VIP – cùng các công nghệ như thiết bị hội nghị truyền hình, kết nối Internet ổn định và bãi đỗ xe. Thông thường, bạn không thể tận hưởng nhiều tiện ích như vậy khi tự thuê trực tiếp hoặc mua văn phòng riêng. Bởi khi đó bạn sẽ phải xây dựng văn phòng từ con số không.
11. Quản lý nhân sự – So với việc có văn phòng độc lập, với văn phòng ảo, các vấn đề và mối quan hệ lao động sẽ do nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo xử lý. Điều này giúp bạn tránh được nhiều rắc rối và quy trình kéo dài liên quan đến quan hệ lao động. Nó cũng giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những nhu cầu và vấn đề cốt lõi của tổ chức.
