3 điều khiến cuộc họp trực tuyến trở nên khó khăn – và cách giải quyết

  Với sự ra đời của hạ tầng và công nghệ thông tin mới nhất, các cuộc họp trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến hơn so với vài năm trước. Những tiến bộ công nghệ này đã xóa nhòa ranh giới và kết nối nhu cầu về nhân tài xuất sắc với nơi nhân tài hiện diện — điều mà với nhiều doanh nghiệp đồng nghĩa với việc tuyển dụng nhân tài từ nhiều nơi khác nhau trên thế giới. Tuy nhiên, duy trì một mối quan hệ công việc từ xa không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Chỉ riêng việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến, người tham gia đã thường gặp phải nhiều thách thức. Dưới đây là những thách thức phổ biến nhất và cách bạn có thể giải quyết chúng để có những cuộc họp hiệu quả hơn trong tương lai. Thiếu một số tín hiệu giao tiếp xã hội Mặc dù các cuộc họp trực tuyến giúp người tham gia dễ dàng nhìn thấy và trò chuyện với nhau qua hội nghị truyền hình, vẫn có những tín hiệu xã hội không thể truyền tải trọn vẹn qua màn hình, chẳng hạn như ngôn ngữ cơ thể, bầu không khí chung của mọi người và những căng thẳng có thể nảy sinh trong cuộc họp. Giải pháp: dù các cuộc họp trực tuyến tiện lợi đến đâu, hãy đảm bảo rằng bạn vẫn có những buổi gặp mặt trực tiếp với nhân viên để thực sự nắm được tình hình của họ. Cuộc họp kéo dài quá lâu mà không có giờ nghỉ Thông thường, mọi người dành các cuộc họp trực tuyến để thảo luận những vấn đề quan trọng hơn, và chúng kéo dài ít nhất 30 phút đến vài giờ. Bạn sẽ không lên lịch một cuộc họp trực tuyến với nhân viên ở năm nơi khác nhau trên cả nước chỉ để gặp nhau trong 10 phút — họ sẽ muốn tận dụng tối đa cuộc họp đã được lên lịch. Nhưng rủi ro ở đây là mọi người thường mất tập trung chỉ sau vài phút họp, vì vậy các cuộc họp trực tuyến dài hơn không nhất thiết đồng nghĩa với hiệu quả cao hơn. Một giải pháp nhanh là hãy đảm bảo có những khoảng nghỉ ngắn dù chỉ sau 30 phút để mọi người lấy lại năng lượng hoặc vươn vai. Khả năng tập trung của mọi người có hạn Liên quan đến lý do trước, những người ngồi họp quá lâu thường sẽ lơ đãng sau một thời gian, đặc biệt nếu họ không được yêu cầu hoặc không cảm thấy cần phải chia sẻ điều gì hay đóng góp vào chương trình cuộc họp. Nếu bạn thực sự cần tổ chức một cuộc họp dài và muốn đảm bảo mọi người luôn tỉnh táo suốt thời gian đó, hãy hỏi ý kiến của mọi người sau mỗi nội dung thảo luận và thực lòng lắng nghe những gì họ nói để khẳng định lại rằng sự có mặt của họ trong cuộc họp là quan trọng. Khi nói đến các cuộc họp, dù là trực tiếp hay trực tuyến, tất cả rốt cuộc đều quy về việc quan tâm đến mọi người và cho họ cơ hội đóng góp cho cả nhóm.