Nói một cách đơn giản, văn phòng ảo là một tập hợp các dịch vụ mà khi kết hợp lại sẽ giúp không gian làm việc trở nên linh hoạt hơn. Điều này cho phép các công ty giảm chi phí liên quan đến không gian văn phòng mà không cần đầu tư trước. Nhiều công ty cũng đã chọn CEO SUITE vì lý do này: để thu hẹp hoặc mở rộng diện tích, không ràng buộc và không tốn chi phí, tùy theo nhu cầu có mặt tại văn phòng của nhân viên.
Văn phòng ảo tại Xin-ga-po – Văn phòng trọn gói tại Xin-ga-po – Không gian làm việc chung (coworking) tại Xin-ga-po
Cụ thể, tổ chức “ảo” này dựa trên hai khái niệm:
– Việc thuê văn phòng thực tế, đi kèm nhiều dịch vụ khác nhau, như những gì được cung cấp bởi CEO SUITE TẠI XIN-GA-PO
– Một bộ dịch vụ số nhằm tạo thuận lợi cho sự hợp tác và trao đổi giữa các công ty
Trong vài năm qua, từ rất lâu trước khi làm việc từ xa trở nên phổ biến, văn phòng ảo đã là động lực thúc đẩy sự chuyển đổi không gian làm việc của chúng ta. Nhờ một bộ công cụ di động, văn phòng ảo mang lại sự độc lập và linh hoạt cho nhân viên. Điều này giúp họ thích ứng tốt hơn tùy theo nhiệm vụ hoặc công việc được giao.
Tóm lại, văn phòng ảo là bộ mặt hữu hình của hai xu hướng: sự phân mảnh của không gian vật lý và sự phát triển nhanh chóng của các công cụ số, qua đó mang lại lợi ích lớn cho hai lĩnh vực đang tăng trưởng nhanh.
Hai năm gần đây đã giúp các công ty đạt được nhiều bước tiến trong các dự án chuyển đổi số. Điều này đã thay đổi vấn đề bảo mật thông tin, sự hòa nhập của nhân viên, khái niệm ra quyết định và đặc biệt là giao tiếp.
Tuy nhiên, đây là những phương thức mà ai cũng đã sử dụng từ lâu trong đời sống riêng: khi muốn biết ai đó đang ở đâu hay muốn liên lạc với người thân, bạn gửi cho họ một tin nhắn. Đơn giản chỉ là đưa các công cụ giao tiếp này vào môi trường công việc, và điều đó diễn ra hết sức tự nhiên.
Nhưng điều nhân viên thường quên là văn phòng ảo hoàn toàn không cản trở việc phát triển các mối quan hệ trực tiếp và sự hòa nhập của nhân viên mới. Ngược lại, nó còn có thể góp phần thúc đẩy chúng. Wired cũng từng đăng một bài viết về chủ đề này, chứng minh rằng các mối quan hệ trực tuyến hỗ trợ các mối quan hệ ngoài đời thực.
Những người chúng ta gặp trực tiếp có xu hướng trò chuyện với chúng ta trên mạng nhiều hơn. Lấy ví dụ về email, những đồng nghiệp quen biết nhau chắc chắn sẽ có những trao đổi phong phú hơn so với những người không tiếp xúc với nhau.
Tầm quan trọng của một trung tâm số
Văn phòng ảo là cầu nối số thực sự giữa nhân viên và công ty. Đây là điểm tựa thiết yếu trong mô hình làm việc kết hợp (hybrid) này, và sự ra đời của điện toán đám mây đã góp phần rất lớn vào điều đó.
Là sự thay thế lý tưởng cho ổ cứng truyền thống, lưu trữ đám mây đảm bảo tính liên tục trong công việc và việc lưu giữ tài liệu. Không còn những sự cố máy tính đột ngột khiến toàn bộ công sức của bạn bị mất. Và bất kể thời gian hay địa điểm, người dùng đều có thể truy cập dữ liệu theo ý muốn, ở mọi nơi, mọi lúc, giống như đang ngồi tại bàn làm việc.
Tuy nhiên, cần làm rõ rằng mọi thứ không phải chỉ có trắng hoặc đen. Hệ sinh thái ảo và văn phòng truyền thống chắc chắn luôn song hành vì chúng đáp ứng những nhu cầu bổ sung cho nhau.
Đó là lý do các công ty cần tiếp tục chuyển đổi số toàn diện mà không bỏ qua không gian làm việc vật lý – nơi vẫn là địa điểm trao đổi thiết yếu để tạo cảm giác gắn bó với công ty và xây dựng các mối quan hệ xã hội “ngoài đời thực”.
Đánh giá bài viết này
Làm việc từ xa, họp trực tuyến hay cộng tác từ xa – nhiều nhà quản lý muốn chấm dứt những điều này. Tuy nhiên, việc quay lại làm việc trực tiếp không đánh dấu sự cáo chung của các phương thức tổ chức công việc này.
Quá trình chuyển đổi số hay những kỳ vọng mới của nhân viên đòi hỏi một cách tổ chức linh hoạt hơn, buộc các nhà quản lý lựa chọn mô hình làm việc kết hợp (hybrid).
Chính trong bối cảnh không gian và thời gian làm việc ngày càng phân tán, sự hiện diện trực tiếp ngày càng giảm, văn phòng ảo đã khẳng định vị thế của mình.
Giữa khả năng tiếp cận thông tin và sự trao đổi liên tục giữa các cộng sự, liệu văn phòng ảo có phải là không gian làm việc của tương lai?
Dịch vụ của chúng tôi tại Singapore Land Tower, khu CBD Raffles Place
Văn phòng ảo tại khu CBD Raffles Place
Văn phòng trọn gói tại khu CBD Raffles Place
Không gian làm việc chung (coworking) tại khu CBD Raffles Place
