籌備簡報，與籌備一場好演說的過程如出一轍：你需要立即吸引聽眾，然後帶領他們走過一系列合乎邏輯次序的步驟，在當中分享相關、準確而易於理解的資訊。它的長度要足以傳達重要資訊，但不應再長。無論你要匯報的是枯燥的會計數據，還是令人興奮的研發新構思，你花在準備簡報上的時間都絕對物有所值。
開始籌備階段時，請考慮以下四點：
- 目標。問問自己，為甚麼要作這個簡報？你希望聽眾能從中帶走甚麼？怎樣才是令你的資訊對聽眾最具吸引力的方式，好讓他們採取你期望的行動——無論那個行動是找出可削減成本之處，還是捐款予你的慈善機構？
- 聽眾。你在向誰說話？他們對這個題目有多熟悉？你是否需要就某些要點向他們作出講解？他們對你所說的內容是否充滿熱誠，抑或需要你循循善誘、加以說服？他們能否理解較專門的術語，還是你需要用淺白的語言表達？
- 場地。你將在甚麼環境作簡報？場合有多正式或隨意？你可以使用哪些設備？聽眾相對於你的座位安排是怎樣的？你可否在場地內作出改動，以更配合你的簡報風格；抑或你應該遷就場地調整風格？
- 簡報規限。如果你已獲給予有關簡報的指引，就需要判斷自己要多嚴格地遵從。這些指引包括時間長度、格式或風格，以及評核準則。
既然你已清楚決定如何達到以上四項準則，就是時候提筆（或把手指放到鍵盤上）開始撰寫講稿了。我們會在日後的文章談談這一點。
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