Virtual Office

Papasok sa trabaho? Naisip mo na ba ang ibang alternatibo bukod sa isang pisikal na opisina sa loob ng isang gusali? Naisip mo na ba ang uri ng kakayahang umangkop na iniaalok ng isang virtual office sa mga mobile na may-ari ng negosyo?

Kung paanong binago ng world-wide-web at ng teknolohiya ng internet ang kaayusan ng mundo ng negosyo, sa maraming paraan ay binago rin ng konsepto ng virtual office ang mga gawi sa trabaho ng maraming kompanya at propesyonal sa negosyo.

Pinahihintulutan ng isang virtual office ang isang propesyonal sa negosyo na magtrabaho kahit saan at magpanatili ng opisina nang walang malaking puhunan o pagkuha ng sarili niyang mga tauhan. Para sa kanya, ang bentahe ng pagtitipid ay kapwa sa pera at sa administrasyon. Nagpapatuloy ang mga transaksiyon sa negosyo, mayroon man o wala ang aktuwal na pisikal na espasyo ng opisina.

Nagsimula ang konsepto ng small office home office (SOHO) ilang taon na ang nakararaan nang makita ng mga abalang propesyonal ang pangangailangang isingit ang de-kalidad na oras kasama ang pamilya sa isang abala nang araw ng trabaho. (Tingnan: SOHO: Ang aking tahanan, ang aking opisina)

Ang pag-unlad ng konsepto ng Virtual Office (VO) (o Intelligent Office (IO) gaya ng pagpapalit-palit na paggamit ng ilan) ay nag-ugat sa konsepto ng SOHO. Habang tinitiis ng SOHO ang mga kakulangan ng pagtatrabaho mula sa isang address ng tahanan at/o isang numero ng handphone, tinutugunan naman ng VO ang pagtatrabaho mula sa bahay nang may istilo at prestihiyong kapantay ng karaniwang lugar ng trabaho, sa maliit na bahagi lamang ng gastos.

Ang subscription sa isang VO ay nagbibigay ng iba pang pribilehiyo sa business center kung saan ito naka-subscribe, gaya ng maayos na pasilidad ng meeting room o boardroom para sa pakikipagpulong sa mga kasamahan o kliyente, maayos (& prestihiyosong) mailing address para sa pagtanggap ng mga sulat at pakete, propesyonal na serbisyo sa pagsagot ng tawag, at suporta ng mga sekretarya para sa biglaang pangangailangang administratibo.

Napakasimpleng pinagsasama ng konsepto ng VO o IO ang kakayahang umangkop ng konsepto ng SOHO at ang pangangailangan sa imahe, prestihiyo at mga pasilidad sa trabaho ng karaniwang konsepto. Nakatuon sa serbisyo ang konsepto ng VO o IO at may kasamang kapaligirang pang-opisina para sa oras na kailanganin ito. Sa kanyang name card, maaaring nakasaad ang isang prestihiyosong address ng opisina ng isang subscriber ng serbisyong VO o IO, bagama’t wala siyang pisikal na opisina roon. Sa kabuuan, nakukuha niya ang lahat ng pasilidad na kailangan upang isagawa ang kanyang negosyo nang hindi kinakailangang magbayad ng upa para sa isang pisikal na espasyo.

Hindi tulad sa konsepto ng SOHO, kung saan natatanggap at nasasagot lamang ang mga sulat at tawag kapag may tao sa bahay, sa konsepto ng VO ay tinatanggap ang lahat ng sulat at tawag sa kanyang “opisina” kahit maaaring nagtatrabaho siya sa bahay. At alinsunod sa kanyang kagustuhan, maaaring iproseso ang mga sulat at tawag na natanggap sa opisina ayon sa kanyang kaginhawahan.

Ang iba pang kaayusang pang-sekretarya gaya ng buwis, aplikasyon sa visa, at reserbasyon sa hotel at tiket ay maaaring ayusin lahat ng business center na nag-aalok ng serbisyong Virtual Office. Kaya nag-aalok ang VO ng one-stop center na may kakayahang umangkop na tulad ng pagtatrabaho sa bahay.

Tamang pagpili sa panahon ng krisis

Sa Indonesia, matagal nang kilala ang instant serviced office na nagbibigay ng espasyo ng opisina kasama ang lahat ng pasilidad pang-opisina. Ngunit kamakailan lamang isinama ng mga operator na ito ang mga value-added na serbisyo gaya ng serbisyong VO o IO sa kanilang hanay ng mga serbisyo. Ang karaniwang serbisyo noon ay mas tradisyonal na espasyo, kumpleto sa kasangkapan.

At noon pang 1997 nang simulan ni Mee Kim ang pag-aalok ng mga serbisyo gaya ng serbisyong VO sa kabila ng pagsisimula ng krisis pinansiyal sa Asya. Si Mee Kim, isang negosyanteng ipinanganak sa Timog Korea, ang nagbukas ng CEO SUITE, isang de-kalidad na business center sa puso ng business district ng Jakarta sa Jakarta Stock Exchange Building. Isa pang sangay ang binuksan di-nagtagal sa Wisma GKBI. Para sa mga negosyanteng nangangailangan pa rin ng pisikal na espasyo upang patakbuhin ang kanilang negosyo, nagpapaupa ang CEO SUITE ng mga instant office na kumpleto sa sopistikadong pasilidad, gaya ng LAN, ISDN, Unified Messaging System, high-speed na broadband internet, at mga pasilidad para sa tele-conferencing at video-conferencing. Iba-iba ang mga termino ng pag-upa na iniaalok, mula kada oras, lingguhan, buwanan at taunan. At para sa mga negosyanteng hindi kailangang matali sa pisikal na espasyo, naroon ang alternatibong serbisyong VO o IO.

Ayon kay Nuke, ang manager sa CEO SUITE, umaabot sa humigit-kumulang 300 kompanya ang bilang ng mga gumagamit ng VO sa CEO SUITE Jakarta, habang napapanatili sa 90-95%% ang antas ng okupasyon ng kanilang mga pisikal na office suite.

Nang tanungin tungkol sa halaga ng upa, naglahad si Nuke ng napakatipid na solusyon. “Lalo na para sa mga virtual office, nagsisimula ang buwanang bayad sa halagang kasingbaba ng USD60 para sa isang subscription. Kasama rito ang paggamit ng isang prestihiyosong address, isang nakalaang linya ng telepono at isang shared na sekretarya,” sabi niya.

Bagama’t karaniwan para sa mga gumagamit ng serbisyong VO na magkaroon ng maliit na bilang ng tauhan na 1 hanggang 3, isang kawili-wiling katotohanan, ayon kay Nuke, na ang malaking bahagi ng kanilang mga kliyente sa VO ay may-ari na ng sarili nilang pisikal na espasyo ng opisina. “Ang isa naming kliyente na may higit sa 30 tauhan, gaya ng kompanya ni G. Rhenald Kasali, ay subscriber pa rin namin ng VO,” pagbubunyag ni Nuke.

At sa kabila ng mga krisis sa buong mundo, napanatili ng CEO SUITE ang antas ng okupasyon na tuloy-tuloy na may average na hindi bababa sa 90% pataas. Sa loob lamang ng ilang taon, itinakda na rin ng kompanya ang mga plano nitong pagpapalawak upang masaklaw ang iba pang internasyonal na lokasyon sa Kuala Lumpur, Singapore, Shanghai, Beijing at Timog Korea. “Target naming magbukas ng isang sentro bawat taon,” sabi ni Nuke.

Mataas ang pagtingin ng karamihan sa mga kliyente ng CEO SUITE sa antas ng serbisyo nito. Sinabi ni John Brophy, Country Manager ng Devere and Partners na naging VO subscriber nila mula pa noong Enero 2002, na pinili niya ang CEO SUITE dahil sa kanilang mapagkumpitensyang presyo, estratehikong lokasyon ng opisina at higit sa lahat, ang antas ng kanilang serbisyo sa mga kliyente. “Wala akong nararamdamang anumang hadlang sa serbisyong iniaalok,” pag-amin niya bilang sagot sa tanong tungkol sa mga balakid na kinailangan niyang harapin, at hindi rin niya nakaligtaang aminin na napatunayang nakatutulong ang mga serbisyong VO sa pagpapataas ng produktibidad ng kanyang mga tauhan at sa pagbawas ng gastos sa kanyang opisina.

Kawili-wili ring pansinin na mataas din ang bilang ng mga dayuhang kompanya sa Indonesia na naka-subscribe sa parehong serbisyong instant at VO. Ilan pang kilalang lokal na pangalan gaya ng eksperto sa pamamahala na si Rheinaldi Kasali, eksperto sa pananalapi na si Safir Senduk, at eksperto sa marketing na si Hermawan Kertajaya ay matagal nang kilalang mga subscriber. At ayon kay Nuke, maging si Tracy Trinita, isang aktres at tanyag na modelo, ay pamilyar din sa mga serbisyo ng CEO SUITE para sa pamamahala ng kanyang pang-araw-araw na operasyon. Upang harapin ang mga sakuna sa Aceh, umasa ang mga dayuhang NGO sa CEO SUITE upang maipadala ang kanilang tulong.

Maaaring puro salik na pinansiyal lamang ang unang konsiderasyon para sa isang VO, ngunit pagka-subscribe, marami ang umani ng iba pang benepisyo gaya ng mas magandang kalidad ng buhay. Sa walang limitasyong kakayahang umangkop, accessibility at mobility, napatunayang mas madali para sa trabaho at buhay na umusad nang may lumalaking momentum.

NAAANGKOP SA MARAMING SITWASYON

Inilunsad ninyo ang inyong negosyo sa kasagsagan ng krisis sa pananalapi. Itinuturing ba ninyo itong napapanahon?
Napapanahon ito dahil desperadong naghahanap ang mga kompanya ng paraan upang magbawas ng gastos at paliitin ang kanilang operasyon. Napilitang magsara ang ilang opisina. At sa ganoong kalagayan, lumitaw lamang ang aming matipid na mga solusyon bilang kaakit-akit na alternatibo. Salungat sa karaniwang paniniwala, natugunan pa nga ng aming mga produkto ang mga pangangailangan ng mga nahihirapang negosyong ito. At sa panahon ni Pangulong Susilo Bambang Yudhoyono, umuunlad ang aming negosyo salamat sa kumpiyansang naibalik niya sa ekonomiya. Dumarami ang mga katanungang natatanggap namin mula sa mga dayuhang naghahanap ng muling pamumuhunan at espasyo ng opisina sa Indonesia.

Ano ang tungkulin ng isang remote na sekretarya?

Naka-stand-by siya para sa lahat ng uri ng pangangailangang pang-sekretarya ng lahat ng kliyente. Reserbasyon sa hotel / restawran, booking ng meeting room, mga sasakyang uupahan, mga dokumentong isasalin, mga usapang kailangang i-interpret, mga minutes na itatala — ginagawa niya lahat ang mga ito, at naniningil sa makatwirang presyo kada 10 minuto.

May mga kliyente bang pumipili ng virtual office dahil sa trapiko?

May mga kliyenteng isinaalang-alang ang ganitong mga dahilan. Una, mayroon silang lugar ng pulungan sa isang gusaling nasa sentral na lokasyon. Para sa mga mas nakatuon sa tahanan o may pamilyang inaalagaan, ang pagtatrabaho mula sa bahay ngunit may maayos na back-end na suporta ng opisina ay makatitipid ng ilang oras ng biyahe!

Ano ang mga pangunahing dahilan sa likod ng mga subscription sa VO?

Abot-kayang upa, prestihiyosong representasyon ng opisina, propesyonal na suporta ng mga tauhan, at ganap na kakayahang umangkop. Sa huli, natatapos ang trabaho sa mahusay na paraan.

ITO ANG PINAKAMAHUSAY NA SOLUSYON, ni Benny Slamet, kliyente ng VO ng CEO SUITE

Kailan kayo nagsimulang gumamit ng mga serbisyong virtual office? Sanay ba kayo sa mga aktibidad pangnegosyo sa pamamagitan ng isang virtual na mundo?

Nagsimula kaming gumamit ng serbisyong virtual office sa CEO SUITE noong Hulyo, 1999. Natugunan nito ang aming mga pangangailangan sa negosyo sa lahat ng paraan.

Anong uri ng negosyo ang kinabibilangan ninyo?

Nasa marketing kami. Kinakatawan namin ang Cambridge University, International Examinations at tinutulungan namin ang mga internasyonal na paaralan, at isang paaralang kilala bilang School Plus. Nag-aalok ang isang School Plus ng pambansang kurikulum na may karagdagang internasyonal na kurikulum at exposure.

Bakit serbisyong VO?

Pinili namin ang suporta ng VO dahil napakalaking bahagi ng aming oras ang ginugugol namin sa labas ng opisina. Mahalaga ang back-end na suporta ng opisina at mga tauhan sa isang kompanya ng marketing na tulad namin.

Anong mga benepisyo ang nakukuha ninyo sa isang VO?

Makokontak kami ng aming mga kliyente anumang oras sa loob ng oras ng opisina. Kung abala kami, tumutulong ang CEO SUITE na itala ang mga mensahe upang matawagan namin sila pabalik sa oras na maginhawa sa amin. Panatag kami na naaasikaso ang aming mga kliyente anumang oras sa araw ng trabaho.

Mas mahusay ba kayo sa paggamit ng mga serbisyong VO?

Natural lamang na tumaas ang aming produktibidad dahil hindi na namin kailangang gumugol ng napakaraming oras sa pamamahala ng isang opisina at/o pagbabantay sa aming mga tauhan at iba pa.

Nabawasan ba ang inyong mga gastos mula nang gamitin ang serbisyong ito?

Lubos na nabawasan ang aming mga gastos dahil nakatitipid kami sa mga gastusin gaya ng human resources; at hindi na namin kailangang mamuhunan sa mga kagamitan gaya ng sistema ng telepono, fax, copier machine at iba pa. Lubos ding nabawasan ang aming opportunity cost dahil nakapaglalaan na kami ngayon ng mas maraming oras sa pagtutok sa aming pangunahing kakayahan — ang marketing.