เวอร์ชวลออฟฟิศ

กำลังจะไปทำงานใช่ไหม? คุณเคยพิจารณาทางเลือกอื่นนอกเหนือจากสำนักงานจริงในอาคารหรือไม่? เคยนึกถึงความยืดหยุ่นที่เวอร์ชวลออฟฟิศมอบให้แก่เจ้าของธุรกิจที่ต้องเดินทางอยู่เสมอบ้างหรือไม่?

เช่นเดียวกับที่เวิลด์ไวด์เว็บและเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตได้เปลี่ยนระเบียบการทำงานของโลกธุรกิจ แนวคิดเวอร์ชวลออฟฟิศก็ได้เปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานของบริษัทและนักธุรกิจมืออาชีพจำนวนมากในหลายด้านเช่นกัน

เวอร์ชวลออฟฟิศช่วยให้นักธุรกิจมืออาชีพสามารถทำงานได้ทุกที่ และมีสำนักงานได้โดยไม่ต้องลงทุนจำนวนมากหรือจ้างพนักงานของตนเอง สำหรับเขา ข้อได้เปรียบด้านการประหยัดมีทั้งในแง่การเงินและการบริหารจัดการ ธุรกรรมทางธุรกิจยังคงดำเนินต่อไปได้ ไม่ว่าจะมีพื้นที่สำนักงานจริงหรือไม่ก็ตาม

แนวคิดสำนักงานขนาดเล็กในบ้าน (SOHO) เริ่มต้นขึ้นเมื่อไม่กี่ปีก่อน เมื่อมืออาชีพที่มีงานยุ่งตระหนักถึงความจำเป็นที่จะต้องแทรกเวลาคุณภาพกับครอบครัวลงในวันทำงานที่วุ่นวายอยู่แล้ว (ดู: SOHO: บ้านของฉัน สำนักงานของฉัน)

การพัฒนาแนวคิดเวอร์ชวลออฟฟิศ (VO) (หรือ Intelligent Office (IO) ตามที่บางคนใช้แทนกัน) มีรากฐานมาจากแนวคิด SOHO ขณะที่ SOHO ต้องอยู่กับความไม่สมบูรณ์ของการทำงานจากที่อยู่บ้าน และ/หรือการใช้เบอร์โทรศัพท์มือถือเป็นช่องทางติดต่อ VO ตอบโจทย์การทำงานจากบ้านด้วยภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือทัดเทียมกับพื้นที่ทำงานแบบดั้งเดิม โดยมีค่าใช้จ่ายเพียงเศษเสี้ยวเดียว

การสมัครใช้บริการ VO ทำให้ได้รับสิทธิพิเศษอื่น ๆ ในศูนย์ธุรกิจที่สมัครไว้ เช่น ห้องประชุมหรือห้องประชุมคณะกรรมการที่เหมาะสมสำหรับพบปะเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้า ที่อยู่ทางไปรษณีย์ที่เหมาะสม (& มีชื่อเสียง) สำหรับรับจดหมายและพัสดุ บริการรับสายอย่างมืออาชีพ และการสนับสนุนจากเจ้าหน้าที่เลขานุการสำหรับงานธุรการเฉพาะกิจ

แนวคิด VO หรือ IO ผสานความยืดหยุ่นของแนวคิด SOHO เข้ากับความต้องการด้านภาพลักษณ์ ความน่าเชื่อถือ และสิ่งอำนวยความสะดวกในการทำงานของแนวคิดแบบดั้งเดิมได้อย่างเรียบง่าย แนวคิด VO หรือ IO มุ่งเน้นการบริการ และมาพร้อมสภาพแวดล้อมสำนักงานเมื่อมีความจำเป็น บนนามบัตรของผู้ใช้บริการ VO หรือ IO อาจระบุที่อยู่สำนักงานอันทรงเกียรติ แม้ว่าเขาจะไม่มีสำนักงานจริงอยู่ที่นั่นก็ตาม โดยรวมแล้ว เขาได้รับสิ่งอำนวยความสะดวกทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจโดยไม่ต้องจ่ายค่าเช่าพื้นที่จริง

ต่างจากแนวคิด SOHO ที่จะรับจดหมายและโทรศัพท์ได้ก็ต่อเมื่อมีคนอยู่บ้านเท่านั้น ในแนวคิด VO จดหมายและโทรศัพท์ทั้งหมดจะถูกรับไว้ที่ “สำนักงาน” ของเขา แม้ว่าเขาอาจทำงานอยู่ที่บ้าน และตามความต้องการของเขา จดหมายและโทรศัพท์ที่ได้รับที่สำนักงานจะได้รับการดำเนินการตามความสะดวกของเขา

งานเลขานุการอื่น ๆ เช่น ภาษี การยื่นขอวีซ่า การจองโรงแรมและตั๋ว สามารถจัดการได้ทั้งหมดโดยศูนย์ธุรกิจที่ให้บริการเวอร์ชวลออฟฟิศ VO จึงเป็นศูนย์บริการเบ็ดเสร็จที่มาพร้อมความยืดหยุ่นแบบทำงานจากบ้าน

ทางเลือกที่ถูกต้องในยามวิกฤต

ในอินโดนีเซีย เซอร์วิสออฟฟิศแบบสำเร็จรูปเป็นที่รู้จักมานาน โดยให้บริการพื้นที่สำนักงานพร้อมสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน แต่จนกระทั่งเมื่อไม่นานมานี้ ผู้ประกอบการเหล่านี้จึงเริ่มเพิ่มบริการเสริมมูลค่า เช่น บริการ VO หรือ IO เข้าไปในบริการของตน บริการแบบเดิมเป็นเพียงพื้นที่แบบดั้งเดิมที่มีเฟอร์นิเจอร์ครบ

และย้อนกลับไปตั้งแต่ปี 1997 Mee Kim ได้เริ่มให้บริการต่าง ๆ เช่น บริการ VO แม้จะเป็นช่วงเริ่มต้นของวิกฤตการเงินเอเชีย Mee Kim นักธุรกิจหญิงชาวเกาหลี ได้เปิด CEO SUITE ศูนย์ธุรกิจระดับหรูใจกลางย่านธุรกิจจาการ์ตาในอาคาร Jakarta Stock Exchange และเปิดอีกสาขาหนึ่งตามมาไม่นานที่ Wisma GKBI สำหรับนักธุรกิจที่ยังต้องการพื้นที่จริงในการดำเนินธุรกิจ CEO SUITE ให้เช่าออฟฟิศสำเร็จรูปที่มีอุปกรณ์ทันสมัยครบครัน เช่น LAN, ISDN, Unified Messaging System, อินเทอร์เน็ตบรอดแบนด์ความเร็วสูง และสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์และการประชุมทางวิดีโอ เงื่อนไขการเช่ามีให้เลือกทั้งรายชั่วโมง รายสัปดาห์ รายเดือน และรายปี ส่วนนักธุรกิจที่ไม่จำเป็นต้องผูกติดกับพื้นที่จริง ก็มีบริการ VO หรือ IO เป็นทางเลือก

Nuke ผู้จัดการของ CEO SUITE เผยว่า จำนวนผู้ใช้บริการ VO ที่ CEO SUITE จาการ์ตามีประมาณ 300 บริษัท ขณะที่อัตราการเข้าใช้ห้องสำนักงานจริงคงอยู่ที่ระดับ 90-95%%

เมื่อถูกถามถึงอัตราค่าเช่า Nuke นำเสนอทางออกที่คุ้มค่าอย่างยิ่ง “โดยเฉพาะเวอร์ชวลออฟฟิศ ค่าบริการรายเดือนเริ่มต้นต่ำเพียง USD60 ต่อการสมัคร ซึ่งให้สิทธิ์ในการใช้ที่อยู่อันทรงเกียรติ สายโทรศัพท์เฉพาะ และเลขานุการที่ใช้ร่วมกัน” เธอกล่าว

แม้จะไม่ใช่เรื่องแปลกที่ผู้ใช้บริการ VO จะมีพนักงานจำนวนน้อยเพียง 1 ถึง 3 คน แต่ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจตามที่ Nuke กล่าวคือ ลูกค้า VO ส่วนใหญ่ของพวกเขาเป็นเจ้าของพื้นที่สำนักงานจริงของตนเองอยู่แล้ว “ลูกค้ารายหนึ่งของเราที่มีพนักงานมากกว่า 30 คน อย่างบริษัทของ Mr. Rhenald Kasali ก็ยังคงเป็นสมาชิก VO ของเรา” Nuke เผย

และแม้จะเกิดวิกฤตทั่วโลก CEO SUITE ยังคงรักษาอัตราการเข้าใช้เฉลี่ยไว้ได้อย่างสม่ำเสมอที่อย่างน้อย 90% ขึ้นไป ภายในเวลาเพียงไม่กี่ปี บริษัทได้วางแผนขยายสาขาไปยังเมืองนานาชาติอื่น ๆ ได้แก่ กัวลาลัมเปอร์ สิงคโปร์ เซี่ยงไฮ้ ปักกิ่ง และเกาหลี “เราตั้งเป้าเปิดศูนย์ใหม่ปีละหนึ่งแห่ง” Nuke กล่าว

ลูกค้าส่วนใหญ่ของ CEO SUITE ให้คะแนนระดับการบริการไว้สูง John Brophy ผู้จัดการประจำประเทศของ Devere and Partners ซึ่งเป็นสมาชิก VO มาตั้งแต่เดือนมกราคม 2002 กล่าวว่าเขาเลือก CEO SUITE เพราะราคาที่แข่งขันได้ ทำเลสำนักงานที่มีศักยภาพ และที่สำคัญที่สุดคือระดับการบริการที่มอบให้ลูกค้า “ผมไม่รู้สึกว่ามีอุปสรรคใด ๆ ในบริการที่ได้รับ” เขายอมรับเมื่อตอบคำถามเกี่ยวกับอุปสรรคที่ต้องเผชิญ พร้อมทั้งยอมรับด้วยว่าบริการ VO พิสูจน์แล้วว่าช่วยเพิ่มผลิตภาพของพนักงานและลดต้นทุนสำนักงานของเขา

ที่น่าสังเกตคือ ทั้งบริการออฟฟิศสำเร็จรูปและบริการ VO ยังได้รับความนิยมอย่างสูงจากบริษัทต่างชาติในอินโดนีเซีย บุคคลมีชื่อเสียงในประเทศอีกหลายท่าน เช่น ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหาร Rheinaldi Kasali ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงิน Safir Senduk และผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาด Hermawan Kertajaya เป็นสมาชิกมาเป็นเวลานาน และตามที่ Nuke กล่าว แม้แต่ Tracy Trinita นักแสดงและนางแบบชื่อดัง ก็คุ้นเคยกับบริการของ CEO SUITE ในการบริหารจัดการงานประจำวันของเธอ เพื่อรับมือกับภัยพิบัติในอาเจะห์ องค์กรพัฒนาเอกชนต่างชาติต่างพึ่งพา CEO SUITE ในการส่งความช่วยเหลือ

การพิจารณาเลือก VO ในช่วงแรกอาจมาจากปัจจัยด้านการเงินเพียงอย่างเดียว แต่เมื่อสมัครใช้บริการแล้ว หลายคนได้รับประโยชน์อื่น ๆ เช่น คุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น ด้วยความยืดหยุ่น การเข้าถึง และความคล่องตัวที่ไม่จำกัด จึงพิสูจน์แล้วว่างานและชีวิตสามารถขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้ง่ายขึ้นด้วยแรงส่งที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ

ยืดหยุ่นในหลายสถานการณ์

คุณเปิดธุรกิจในช่วงที่วิกฤตการเงินรุนแรงที่สุด คุณมองว่าเป็นจังหวะที่เหมาะสมหรือไม่?

เป็นจังหวะที่เหมาะสม เพราะบริษัทต่าง ๆ กำลังเร่งหาทางลดต้นทุนและลดขนาดการดำเนินงาน บางสำนักงานถูกบังคับให้ปิดตัวลง และภายใต้สถานการณ์เช่นนั้น โซลูชันที่คุ้มค่าของเราจึงกลายเป็นทางเลือกที่น่าสนใจ ตรงข้ามกับความเชื่อทั่วไป ผลิตภัณฑ์ของเราตอบสนองความต้องการของธุรกิจที่กำลังประสบปัญหาเหล่านี้ได้จริง และในยุคของประธานาธิบดี Susilo Bambang Yudhoyono ธุรกิจของเรากำลังเติบโตอย่างรุ่งเรือง ด้วยความเชื่อมั่นทางเศรษฐกิจที่ท่านฟื้นฟูขึ้นมาได้ เราได้รับคำสอบถามจากชาวต่างชาติที่มองหาการลงทุนใหม่และพื้นที่สำนักงานในอินโดนีเซียเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ

เลขานุการทางไกลมีหน้าที่อะไร?

เธอพร้อมสแตนด์บายรองรับงานเลขานุการทุกประเภทสำหรับลูกค้าทุกราย ไม่ว่าจะเป็นการจองโรงแรม / ร้านอาหาร การจองห้องประชุม การเช่ารถ การแปลเอกสาร การล่ามบทสนทนา การจดบันทึกการประชุม เธอทำได้ทั้งหมด และคิดค่าบริการในราคาสมเหตุสมผลเป็นช่วงละ 10 นาที

มีลูกค้าที่เลือกเวอร์ชวลออฟฟิศเพราะปัญหาการจราจรหรือไม่?

มีลูกค้าที่พิจารณาเหตุผลเช่นนั้น ประการหนึ่งคือพวกเขามีสถานที่นัดพบในอาคารที่ตั้งอยู่ใจกลางเมือง สำหรับผู้ที่ชอบอยู่บ้านมากกว่าหรือมีครอบครัวที่ต้องดูแล การทำงานจากบ้านโดยมีการสนับสนุนงานสำนักงานเบื้องหลังอย่างเหมาะสมสามารถประหยัดเวลาเดินทางได้หลายชั่วโมง!

อะไรคือเหตุผลหลักในการสมัครใช้บริการ VO?

ค่าเช่าที่จับต้องได้ ภาพลักษณ์สำนักงานอันทรงเกียรติ การสนับสนุนจากเจ้าหน้าที่มืออาชีพ และความยืดหยุ่นอย่างเต็มที่ ท้ายที่สุดแล้ว งานก็สำเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพ

นี่คือทางออกที่ดีที่สุด โดย Benny Slamet ลูกค้า VO ของ CEO SUITE

คุณเริ่มใช้บริการเวอร์ชวลออฟฟิศเมื่อใด? คุณคุ้นเคยกับการทำธุรกิจผ่านโลกเสมือนหรือไม่?

เราเริ่มใช้บริการเวอร์ชวลออฟฟิศที่ CEO SUITE ตั้งแต่เดือนกรกฎาคม 1999 ซึ่งตอบสนองความต้องการทางธุรกิจของเราได้ในทุกด้าน

คุณทำธุรกิจประเภทใด?

เราทำธุรกิจด้านการตลาด เราเป็นตัวแทนของ Cambridge University, International Examinations และให้ความช่วยเหลือแก่โรงเรียนนานาชาติ รวมถึงโรงเรียนที่รู้จักกันในชื่อ School Plus ซึ่ง School Plus เปิดสอนหลักสูตรแห่งชาติควบคู่กับหลักสูตรนานาชาติและประสบการณ์ระดับสากลเพิ่มเติม

ทำไมจึงเลือกบริการ VO?

เราเลือกการสนับสนุนแบบ VO เพราะเราใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่นอกสำนักงาน การสนับสนุนงานสำนักงานเบื้องหลังและเจ้าหน้าที่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทการตลาดอย่างเรา

คุณได้รับประโยชน์อะไรจาก VO?

ลูกค้าสามารถติดต่อเราได้ตลอดเวลาในระหว่างเวลาทำการ หากเราไม่ว่าง CEO SUITE จะช่วยรับฝากข้อความไว้ให้เราโทรกลับเมื่อสะดวก เราจึงมั่นใจได้ว่าลูกค้าของเราจะได้รับการดูแลตลอดวันทำการ

คุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อใช้บริการ VO หรือไม่?

แน่นอน ผลิตภาพของเราเพิ่มขึ้น เพราะเราไม่ต้องใช้เวลามากมายไปกับการบริหารสำนักงาน และ/หรือการดูแลพนักงาน ฯลฯ

ต้นทุนของคุณลดลงหรือไม่นับตั้งแต่ใช้บริการนี้?

ต้นทุนของเราลดลงอย่างมาก เพราะเราประหยัดค่าใช้จ่ายด้านทรัพยากรบุคคล และไม่จำเป็นต้องลงทุนในอุปกรณ์ เช่น ระบบโทรศัพท์ แฟกซ์ เครื่องถ่ายเอกสาร ฯลฯ ต้นทุนค่าเสียโอกาสของเราก็ลดลงอย่างมากเช่นกัน เพราะตอนนี้เราสามารถทุ่มเทเวลาได้มากขึ้นในการมุ่งเน้นความสามารถหลักของเรา นั่นคือการตลาด