Văn phòng ảo

Đi làm ư? Bạn đã bao giờ cân nhắc những lựa chọn khác ngoài một văn phòng thực trong một tòa nhà chưa? Bạn đã bao giờ nghĩ đến sự linh hoạt mà một văn phòng ảo mang lại cho những chủ doanh nghiệp thường xuyên di chuyển?

Cũng như mạng toàn cầu và công nghệ internet đã thay đổi trật tự làm việc của thế giới kinh doanh, khái niệm văn phòng ảo theo nhiều cách cũng đã thay đổi thói quen làm việc của nhiều công ty và người làm kinh doanh chuyên nghiệp.

Văn phòng ảo cho phép một người làm kinh doanh làm việc ở bất cứ đâu, duy trì một văn phòng mà không cần vốn đầu tư lớn hay tự tuyển nhân viên. Với họ, lợi ích tiết kiệm thể hiện cả về tiền bạc lẫn về hành chính. Các giao dịch kinh doanh vẫn tiếp diễn, dù có hay không có không gian văn phòng thực.

Khái niệm văn phòng nhỏ tại gia (SOHO) bắt đầu từ vài năm trước, khi những người bận rộn nhận ra nhu cầu dành thời gian chất lượng cho gia đình trong một ngày làm việc vốn đã quá bận rộn. (Xem: SOHO: Nhà của tôi, văn phòng của tôi)

Sự phát triển của khái niệm Văn phòng ảo (VO) (hay Văn phòng thông minh (IO) như một số người dùng thay thế cho nhau) bắt nguồn từ khái niệm SOHO. Nếu SOHO phải chấp nhận những bất tiện khi làm việc với một địa chỉ nhà riêng và/hoặc một số điện thoại di động, thì VO đáp ứng việc làm việc tại nhà với phong cách và uy tín ngang với không gian làm việc truyền thống, chỉ với một phần nhỏ chi phí.

Đăng ký VO mang lại cho thuê bao các đặc quyền khác tại trung tâm kinh doanh nơi họ đăng ký, như phòng họp hoặc phòng họp hội đồng quản trị đúng chuẩn để gặp gỡ đồng nghiệp hay khách hàng, địa chỉ nhận thư đúng chuẩn (& danh giá) để nhận thư từ và bưu kiện, dịch vụ trả lời cuộc gọi chuyên nghiệp, cùng sự hỗ trợ của nhân viên thư ký cho các yêu cầu hành chính đột xuất.

Khái niệm VO hay IO kết hợp rất đơn giản sự linh hoạt của khái niệm SOHO với nhu cầu về hình ảnh, uy tín và tiện ích làm việc của mô hình truyền thống. Khái niệm VO hay IO hướng tới dịch vụ và đi kèm môi trường văn phòng khi có nhu cầu. Trên danh thiếp, thuê bao dịch vụ VO hay IO có thể ghi một địa chỉ văn phòng danh giá, dù họ không có văn phòng thực ở đó. Nói chung, họ có đầy đủ tiện ích cần thiết để điều hành công việc kinh doanh mà không phải trả tiền thuê cho một không gian thực.

Khác với mô hình SOHO, nơi thư từ và cuộc gọi chỉ được nhận khi có người ở nhà, trong mô hình VO, mọi thư từ và cuộc gọi đều được tiếp nhận tại “văn phòng” của họ dù họ có thể đang làm việc ở nhà. Và tùy theo ý muốn, thư từ và cuộc gọi nhận tại văn phòng sau đó có thể được xử lý vào lúc thuận tiện.

Các công việc thư ký khác như thuế, xin thị thực, đặt phòng khách sạn và đặt vé đều có thể được trung tâm kinh doanh cung cấp dịch vụ Văn phòng ảo sắp xếp. Như vậy, VO mang đến một trung tâm một cửa với sự linh hoạt làm việc tại nhà.

Lựa chọn đúng đắn trong khủng hoảng

Tại Indonesia, văn phòng trọn gói sẵn sàng đã được biết đến từ lâu, cung cấp không gian văn phòng bao gồm mọi tiện ích văn phòng. Nhưng phải đến gần đây, các đơn vị vận hành này mới bổ sung các dịch vụ giá trị gia tăng như dịch vụ VO hay IO vào danh mục dịch vụ của mình. Dịch vụ truyền thống chủ yếu là không gian theo kiểu cũ, đầy đủ nội thất.

Và từ tận năm 1997, Mee Kim đã bắt đầu cung cấp các dịch vụ như VO bất chấp cuộc khủng hoảng tài chính châu Á vừa bùng phát. Mee Kim, nữ doanh nhân gốc Hàn Quốc, đã mở CEO SUITE, một trung tâm kinh doanh cao cấp ngay giữa khu thương mại Gia-các-ta, trong tòa nhà Sở Giao dịch Chứng khoán Gia-các-ta. Một chi nhánh khác được khai trương ngay sau đó tại Wisma GKBI. Với những doanh nhân vẫn cần không gian thực để điều hành công việc, CEO SUITE cho thuê văn phòng sẵn sàng được trang bị đầy đủ các tiện ích hiện đại như LAN, ISDN, Hệ thống Nhắn tin Hợp nhất, internet băng thông rộng tốc độ cao, thiết bị hội nghị từ xa và hội nghị truyền hình. Thời hạn thuê linh hoạt theo giờ, tuần, tháng và năm. Còn với những doanh nhân không muốn bị ràng buộc vào không gian thực, đã có lựa chọn thay thế là dịch vụ VO hay IO.

Theo Nuke, quản lý tại CEO SUITE, số lượng người dùng VO tại CEO SUITE Gia-các-ta vào khoảng 300 công ty, trong khi công suất sử dụng các phòng văn phòng thực luôn duy trì ở mức 90-95%%.

Khi được hỏi về giá thuê, Nuke giới thiệu một giải pháp cực kỳ tiết kiệm chi phí. “Đặc biệt với văn phòng ảo, phí hằng tháng chỉ từ USD60 cho một thuê bao. Mức phí này bao gồm quyền sử dụng một địa chỉ danh giá, một đường dây điện thoại riêng và một thư ký dùng chung,” bà cho biết.

Không có gì lạ khi người dùng dịch vụ VO chỉ có số nhân viên nhỏ từ 1 đến 3 người, nhưng một thực tế thú vị theo Nuke là khá nhiều khách hàng VO của họ vốn đã sở hữu văn phòng thực của riêng mình. “Một khách hàng của chúng tôi có hơn 30 nhân viên, như công ty của ông Rhenald Kasali, vẫn là thuê bao VO của chúng tôi,” Nuke tiết lộ.

Và bất chấp các cuộc khủng hoảng trên toàn thế giới, CEO SUITE vẫn duy trì công suất sử dụng ổn định ở mức trung bình ít nhất 90% trở lên. Chỉ trong vài năm, công ty thậm chí đã lên kế hoạch mở rộng ra các địa điểm quốc tế khác như Kuala Lumpur, Xin-ga-po, Thượng Hải, Bắc Kinh và Hàn Quốc. “Chúng tôi đặt mục tiêu mỗi năm mở một trung tâm,” Nuke cho biết.

Phần lớn khách hàng tại CEO SUITE đánh giá cao chất lượng dịch vụ. John Brophy, Giám đốc Quốc gia của Devere and Partners, thuê bao VO từ tháng 1 năm 2002, cho biết ông chọn CEO SUITE vì mức giá cạnh tranh, vị trí văn phòng chiến lược và quan trọng nhất là chất lượng dịch vụ dành cho khách hàng. “Tôi không thấy có trở ngại nào trong dịch vụ được cung cấp,” ông thẳng thắn trả lời câu hỏi về những khó khăn phải đối mặt, đồng thời không quên thừa nhận rằng dịch vụ VO đã thực sự giúp tăng năng suất của nhân viên và giảm chi phí văn phòng.

Điều đáng chú ý là cả dịch vụ văn phòng sẵn sàng lẫn VO đều được các công ty nước ngoài tại Indonesia đăng ký rất nhiều. Một số tên tuổi trong nước nổi tiếng hơn như chuyên gia quản lý Rheinaldi Kasali, chuyên gia tài chính Safir Senduk và chuyên gia marketing Hermawan Kertajaya đã là thuê bao từ lâu. Và theo Nuke, ngay cả Tracy Trinita, nữ diễn viên kiêm người mẫu nổi tiếng, cũng quen thuộc với các dịch vụ tại CEO SUITE cho việc quản lý công việc hằng ngày của mình. Để ứng phó với thảm họa tại Aceh, các tổ chức phi chính phủ nước ngoài đã dựa vào CEO SUITE để gửi hàng cứu trợ.

Những cân nhắc ban đầu khi chọn VO có thể thuần túy là yếu tố tiền bạc, nhưng sau khi đăng ký, nhiều người đã gặt hái thêm những lợi ích khác như chất lượng cuộc sống được cải thiện. Với sự linh hoạt, khả năng tiếp cận và tính di động không giới hạn, công việc và cuộc sống đã trở nên dễ dàng vận hành với động lực ngày càng lớn.

LINH HOẠT TRONG NHIỀU TÌNH HUỐNG

Bà khởi nghiệp vào đúng đỉnh điểm của cuộc khủng hoảng tiền tệ. Bà có cho rằng đó là thời điểm thích hợp?

Đó là thời điểm thích hợp vì các công ty đang ráo riết tìm cách cắt giảm chi phí và thu hẹp hoạt động. Một số văn phòng buộc phải đóng cửa. Và trong hoàn cảnh đó, các giải pháp tiết kiệm chi phí của chúng tôi trở thành những lựa chọn thay thế hấp dẫn. Trái với suy nghĩ phổ biến, các sản phẩm của chúng tôi thực ra đã đáp ứng đúng nhu cầu của những doanh nghiệp đang gặp khó khăn này. Và dưới thời Tổng thống Susilo Bambang Yudhoyono, việc kinh doanh của chúng tôi phát đạt nhờ niềm tin vào nền kinh tế mà ông đã khôi phục được. Chúng tôi đang nhận ngày càng nhiều yêu cầu từ người nước ngoài tìm cơ hội tái đầu tư và không gian văn phòng tại Indonesia.

Chức năng của một thư ký từ xa là gì?

Cô ấy luôn trong trạng thái sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu thư ký của tất cả khách hàng. Đặt phòng khách sạn / nhà hàng, đặt phòng họp, thuê xe, dịch tài liệu, phiên dịch hội thoại, ghi biên bản – cô ấy đảm nhận tất cả, và tính phí hợp lý theo từng block 10 phút.

Có khách hàng nào chọn văn phòng ảo vì lý do giao thông không?

Có những khách hàng đã cân nhắc lý do như vậy. Trước hết, họ có một địa điểm gặp gỡ tại một tòa nhà ở vị trí trung tâm. Với những người gắn bó với gia đình hơn hoặc có gia đình cần chăm sóc, làm việc tại nhà nhưng vẫn có sự hỗ trợ văn phòng hậu cần đúng chuẩn có thể tiết kiệm hàng giờ di chuyển!

Những lý do chính khiến khách hàng đăng ký VO là gì?

Giá thuê phải chăng, đại diện văn phòng danh giá, sự hỗ trợ của đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và sự linh hoạt tuyệt đối. Sau cùng, công việc được hoàn thành một cách hiệu quả.

ĐÂY LÀ GIẢI PHÁP TỐT NHẤT, theo Benny Slamet, khách hàng VO của CEO SUITE

Ông bắt đầu sử dụng dịch vụ văn phòng ảo từ khi nào? Ông có quen với các hoạt động kinh doanh qua một thế giới ảo không?

Chúng tôi bắt đầu sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại CEO SUITE từ tháng 7 năm 1999. Dịch vụ này đã đáp ứng nhu cầu kinh doanh của chúng tôi về mọi mặt.

Ông hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nào?

Chúng tôi làm marketing. Chúng tôi đại diện cho Cambridge University, International Examinations và hỗ trợ các trường quốc tế, cũng như một mô hình trường gọi là School Plus. Một School Plus giảng dạy chương trình quốc gia kèm thêm chương trình và trải nghiệm quốc tế.

Vì sao chọn dịch vụ VO?

Chúng tôi chọn sự hỗ trợ VO vì dành rất nhiều thời gian bên ngoài văn phòng. Sự hỗ trợ văn phòng hậu cần và nhân sự rất quan trọng với một công ty marketing như chúng tôi.

Ông nhận được những lợi ích gì từ VO?

Khách hàng có thể liên lạc với chúng tôi bất cứ lúc nào trong giờ hành chính. Nếu chúng tôi bận, CEO SUITE sẽ ghi lại lời nhắn để chúng tôi gọi lại vào lúc thuận tiện. Chúng tôi yên tâm rằng khách hàng luôn được tiếp đón chu đáo vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày làm việc.

Ông có làm việc hiệu quả hơn khi sử dụng dịch vụ VO không?

Dễ hiểu là năng suất của chúng tôi đã tăng lên vì chúng tôi không phải dành quá nhiều thời gian để quản lý văn phòng và/hoặc giám sát nhân viên, v.v.

Chi phí của ông có giảm kể từ khi sử dụng dịch vụ này không?

Chi phí của chúng tôi đã giảm đáng kể vì tiết kiệm được các khoản như nhân sự; và chúng tôi không cần đầu tư vào thiết bị như hệ thống điện thoại, máy fax, máy photocopy, v.v. Chi phí cơ hội của chúng tôi cũng giảm đi nhiều vì giờ đây chúng tôi có thể dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào năng lực cốt lõi – đó là marketing.