Totoo na ang mga Virtual Office

Medyo bago pa rin sa bansa ang mga virtual at instant office, ngunit lumalaki ang pangangailangan para sa serbisyong ito. Masusing sinusuri ng kontributor ng The Jakarta Post na si Rudy Madanir ang kalakarang ito.

Jakarta: Maging bisita ni Michael Sinjorgo. Ibig sabihin, mainit kang sasalubungin ng dalawang magaganda at nakangiting receptionist sa sandaling tumapak ka sa reception area. Sa loob ng isang minuto, nakaupo ka na sa maluwag na bulwagan na may isang tasa ng tsaa o kape, tinatamasa ang ginhawa at marangyang kapaligiran ng isang opisinang matatagpuan sa gusali ng Jakarta Stock Exchange sa Jl. Sudirman, isang prestihiyosong address ng negosyo sa lungsod.

“Wow, ang laki ng opisina mo,” sabi ni Sinjorgo, ginagaya ang madalas na komento ng kanyang mga bisita. “Akala nila ako ang big boss ng buong lugar,” sabi niya habang tumatawa. Ikinagugulat ng bisita nang ipaliwanag ni Sinjorgo na hindi kanya ang opisina, bahagya lamang itong inuupahan para sa layuning makipagkita sa kanyang mga bisita.

Si Sinjorgo, 59, na maputi na ang buhok at isang mamamayan ng Canada, ay ang president director ng isang kumpanyang nagbibigay ng konsultasyon sa insurance risk management, ang PT. Usaha Tepat Guna. Pinapatakbo niya ang kanyang negosyo na may limang lokal na tauhan lamang at halos hindi na kailangan ng kanyang kumpanya ng permanenteng espasyo ng opisina sa buong taon. Dahil sa uri ng trabaho ng kanyang kumpanya, mas praktikal para kay Sinjorgo, na nakikipagtrabaho sa malalaking kumpanya, na magkaroon ng espasyo ng opisina sa loob mismo ng mga opisina ng kanyang kliyente. “Napakagalaw ng aming mga tauhan, maaari silang gumugol ng apat na oras sa isang kumpanya at pagkatapos ay lumipat sa iba para sa isa pang tatlong oras. Ibig sabihin, hindi namin talaga kailangan ng sarili naming espasyo ng opisina,” sabi niya

Si Sinjorgo ay kliyente ng isang instant office center na gumagamit ng konsepto ng virtual office – “isang opisina kapag walang pisikal na opisina ang isang tao.” Sa pagbabayad ng humigit-kumulang Rp.1 milyon kada buwan, may basic virtual office service si Sinjorgo, kabilang ang sariling linya ng telepono, isang receptionist na sumasagot sa telepono sa pangalan ng kanyang kumpanya, isang oras kada araw ng paggamit ng opisina, at higit sa lahat, ang paggamit ng instant office center bilang address ng kanyang negosyo.

Maaaring umabot sa 140 ang bilang ng mga kumpanyang kapareho ng address ni Sinjorgo, dahil hindi lamang mga kliyente ng virtual office ang pinagsisilbihan ng center kundi pati na rin ang 40 in-house na kliyente. Sumasakop sa kalahati o buong palapag ng ilan sa mga pinakabagong gusali sa mga pangunahing lansangan ng Jakarta, gising na ngayon ang mga center sa pangangailangan ng komunidad ng negosyo, nagbibigay ng imahe ng korporasyon at pagtitipid sa gastos bukod sa iba pang serbisyo.

Kasabay ng pagbangon ng ekonomiya ng Indonesia, parami nang parami ang mga kumpanyang dumaragsa ngayon sa mga center na sinisikap tugunan ang pangkalahatan at partikular na pangangailangan ng bawat kliyente. Maaaring kabilang sa mga kliyente ang isang bagong dayuhang mamumuhunan na kararating lamang at naghahanap ng oportunidad sa negosyo, o maaari rin itong isa pang kumpanyang nagbabawas na napilitan ng krisis pang-ekonomiya na lumipat mula sa prestihiyosong distrito ng negosyo.

Ang isang bagong dating na multinasyonal na korporasyon ay maaaring umupa ng maliit na opisinang may kasangkapan sa loob ng isang center na may mga pinagsasaluhang sekretarya, receptionist at boardroom, bago magtayo ng sarili nitong opisina o pabrika. Sa ganitong paraan, makapagtutuon ito sa mga unang operasyon nito nang hindi naaabala ng pagtatayo ng sariling opisina at pagkuha ng mga empleyado. Makalipas ang ilang buwan, maaaring iwan ng kumpanya ang pansamantala nitong opisina upang magtayo ng sarili, o maaari itong magtayo ng representative office at manatili sa center, o kung hindi ito nagtagumpay, umalis ng bansa.

Ang isang kumpanyang nagbabawas ay maaari pa ring mapanatili ang imahe ng negosyo nito sa pamamagitan ng pagiging kliyente ng isa sa mga virtual office center. Ang pagiging kliyente ay hindi nangangahulugang kailangang umupa ng kumpanya ng opisina sa center. Maaaring upahan ng kumpanya ang address ng center kasama ang personalisadong serbisyo sa pagsagot ng telepono sa pangalan ng kumpanya nito. Dahil dito, natitipid ng kumpanya ang gastos sa pag-upa ng espasyo ng opisina sa mamahaling lugar. At higit sa lahat, maisasalba nito ang imahe nito sa hindi pagpapakita ng address ng ruko (shophouse) nito sa Tangerang o Bekasi bilang representative office nito. Totoo man (in house) o virtual, lumalaki ang pangangailangan para sa mga instant office.

Ang CEO, isa sa mga pangunahing operator ng instant office, ay umabot na sa buong kapasidad nito para sa mga in-house at virtual office na kliyente sa center nito sa gusali ng Jakarta Stock Exchange. Dahil dito, nagbukas ang operator ng ikalawang center nito sa gusaling GKBI. Sa tabi ng Semangi cloverleaf

Hindi tulad ng mga tradisyonal na opisina, nagbibigay ang mga center ng kaunting kaluwagan sa kanilang mga in-house na kliyente pagdating sa pagbabayad ng upa, mula buwanan hanggang oras-oras, kung kinakailangan.

Nag-iiba ang laki ng mga kuwarto sa dalawang center mula sa kasingliit ng 12 metro kuwadrado hanggang 70 metro kuwadrado. Ang ilang kuwarto ay idinisenyo para sa paglaki o pagliit na may pintuang pandugtong at partisyon lamang, dahil maaaring magbago ang mga pangangailangan sa magdamag.

Kapag hindi na pinangingibabawan ng malalaking negosyante ang ekonomiya ng Indonesia, darami ang maliliit at katamtamang kumpanyang mangangailangan ng mas mababa sa 100 metro kuwadrado ng espasyo ng opisina dahil sa suporta ng Internet at makabagong teknolohiya.