เวอร์ชวลออฟฟิศมาถึงแล้วอย่างแท้จริง

เวอร์ชวลออฟฟิศและออฟฟิศสำเร็จรูปยังถือว่าค่อนข้างใหม่ในประเทศ แต่ความต้องการบริการดังกล่าวกำลังเติบโตขึ้น Rudy Madanir ผู้สื่อข่าวของ The Jakarta Post เจาะลึกถึงกระแสนี้

จาการ์ตา: ลองเป็นแขกของ Michael Sinjorgo ดูสักครั้ง นั่นหมายความว่าคุณจะได้รับการต้อนรับอย่างอบอุ่นจากพนักงานต้อนรับสาวสวยสองคนที่ยิ้มแย้มทันทีที่ก้าวเข้าสู่บริเวณต้อนรับ ภายในหนึ่งนาที คุณจะได้นั่งในโถงกว้างขวางพร้อมชาหรือกาแฟหนึ่งถ้วย เพลิดเพลินกับความสะดวกสบายและบรรยากาศหรูหราของสำนักงานที่ตั้งอยู่ในอาคาร Jakarta Stock Exchange Building บนถนน Jl. Sudirman ซึ่งเป็นที่อยู่ทางธุรกิจอันทรงเกียรติของเมือง

“ว้าว คุณมีสำนักงานที่ใหญ่มาก” Sinjorgo กล่าว โดยเลียนแบบคำพูดที่แขกของเขามักเอ่ยบ่อย ๆ “พวกเขาคิดว่าผมเป็นเจ้านายใหญ่ของที่นี่ทั้งหมด” เขากล่าวพลางหัวเราะ Sinjorgo อธิบายให้แขกที่ประหลาดใจฟังว่า สำนักงานแห่งนี้ไม่ใช่ของเขา เขาเพียงเช่าใช้บางส่วนเพื่อพบปะกับแขกเท่านั้น

Sinjorgo ชายผมขาววัย 59 ปีสัญชาติแคนาดา ดำรงตำแหน่งประธานกรรมการของ PT. Usaha Tepat Guna บริษัทที่ปรึกษาด้านการบริหารความเสี่ยงด้านประกันภัย เขาดำเนินธุรกิจโดยมีพนักงานท้องถิ่นเพียงห้าคน และแทบไม่มีความจำเป็นต้องใช้พื้นที่สำนักงานถาวรตลอดทั้งปี ด้วยลักษณะงานของบริษัท การมีพื้นที่ทำงานภายในสำนักงานของลูกค้าจึงสะดวกกว่าสำหรับ Sinjorgo ซึ่งทำงานกับบริษัทขนาดใหญ่ “พนักงานของเราเคลื่อนที่ตลอดเวลา พวกเขาอาจใช้เวลาสี่ชั่วโมงในบริษัทหนึ่ง แล้วย้ายไปอีกบริษัทหนึ่งอีกสามชั่วโมง นั่นหมายความว่าเราไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่สำนักงานของตัวเอง” เขากล่าว

Sinjorgo เป็นลูกค้าของศูนย์ออฟฟิศสำเร็จรูปที่ใช้แนวคิดเวอร์ชวลออฟฟิศ หรือ “สำนักงานเมื่อไม่มีสำนักงานจริง” ด้วยการจ่ายเงินประมาณเดือนละ Rp.1 ล้าน Sinjorgo ได้รับบริการเวอร์ชวลออฟฟิศขั้นพื้นฐาน ซึ่งรวมถึงสายโทรศัพท์เฉพาะ พนักงานต้อนรับที่รับสายในนามบริษัทของเขา การใช้สำนักงานวันละหนึ่งชั่วโมง และที่สำคัญที่สุดคือการใช้ศูนย์ออฟฟิศสำเร็จรูปเป็นที่อยู่ทางธุรกิจของเขา

จำนวนบริษัทที่ใช้ที่อยู่เดียวกับ Sinjorgo อาจสูงถึง 140 แห่ง เนื่องจากศูนย์แห่งนี้ไม่ได้ให้บริการเฉพาะลูกค้าเวอร์ชวลออฟฟิศเท่านั้น แต่ยังให้บริการลูกค้าที่ใช้พื้นที่จริงอีก 40 ราย ศูนย์เหล่านี้ซึ่งครอบครองพื้นที่ครึ่งชั้นหรือทั้งชั้นในอาคารใหม่ล่าสุดหลายแห่งริมถนนสายหลักของจาการ์ตา กำลังตื่นตัวต่อความต้องการของภาคธุรกิจ โดยมอบภาพลักษณ์องค์กรและความคุ้มค่าด้านต้นทุน ควบคู่กับบริการอื่น ๆ

ประจวบกับการฟื้นตัวของเศรษฐกิจอินโดนีเซีย บริษัทจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ กำลังหลั่งไหลเข้าสู่ศูนย์เหล่านี้ ซึ่งพยายามตอบสนองความต้องการทั้งทั่วไปและเฉพาะของลูกค้าแต่ละราย ลูกค้าอาจเป็นนักลงทุนต่างชาติรายใหม่ที่เพิ่งเดินทางมาถึงเพื่อแสวงหาโอกาสทางธุรกิจ หรืออาจเป็นบริษัทที่ปรับลดขนาดซึ่งถูกวิกฤตเศรษฐกิจบีบให้ต้องย้ายออกจากย่านธุรกิจอันทรงเกียรติ

บรรษัทข้ามชาติที่เพิ่งเข้ามาสามารถเช่าสำนักงานขนาดเล็กพร้อมเฟอร์นิเจอร์ภายในศูนย์ โดยใช้เลขานุการ พนักงานต้อนรับ และห้องประชุมคณะกรรมการร่วมกัน ก่อนจะจัดตั้งสำนักงานหรือโรงงานของตนเอง ด้วยวิธีนี้ บริษัทสามารถมุ่งเน้นการเริ่มต้นดำเนินงานโดยไม่ต้องวุ่นวายกับการจัดตั้งสำนักงานและสรรหาพนักงาน หลังจากผ่านไปหลายเดือน บริษัทอาจออกจากสำนักงานชั่วคราวเพื่อไปตั้งสำนักงานของตนเอง หรืออาจตั้งสำนักงานผู้แทนและอยู่กับศูนย์ต่อไป หรือหากไม่ประสบความสำเร็จก็อาจออกจากประเทศไป

บริษัทที่ปรับลดขนาดยังคงรักษาภาพลักษณ์ทางธุรกิจไว้ได้ด้วยการเป็นลูกค้าของศูนย์เวอร์ชวลออฟฟิศแห่งใดแห่งหนึ่ง การเป็นลูกค้าไม่ได้หมายความว่าบริษัทต้องเช่าสำนักงานในศูนย์ บริษัทสามารถเช่าที่อยู่ของศูนย์ พร้อมบริการรับสายโทรศัพท์เฉพาะในนามบริษัทของตน ผลที่ได้คือบริษัทประหยัดค่าเช่าพื้นที่สำนักงานในย่านราคาแพง และที่สำคัญกว่านั้น บริษัทสามารถรักษาภาพลักษณ์ไว้ได้โดยไม่ต้องแสดงที่อยู่ ruko (อาคารพาณิชย์) ใน Tangerang หรือ Bekasi เป็นสำนักงานผู้แทนของตน ไม่ว่าจะเป็นแบบจริง (ใช้พื้นที่ในศูนย์) หรือแบบเสมือน ความต้องการออฟฟิศสำเร็จรูปก็กำลังเติบโตขึ้น

CEO หนึ่งในผู้ให้บริการออฟฟิศสำเร็จรูปรายหลัก มีลูกค้าเต็มความจุแล้วทั้งลูกค้าที่ใช้พื้นที่จริงและลูกค้าเวอร์ชวลออฟฟิศ ณ ศูนย์ในอาคาร Jakarta Stock Exchange ด้วยเหตุนี้ ผู้ให้บริการรายนี้จึงเปิดศูนย์แห่งที่สองที่อาคาร GKBI ติดกับทางแยกต่างระดับ Semangi

ศูนย์เหล่านี้แตกต่างจากสำนักงานแบบดั้งเดิม ตรงที่ให้ความยืดหยุ่นแก่ลูกค้าที่ใช้พื้นที่จริงในแง่การชำระค่าเช่า ตั้งแต่รายเดือนไปจนถึงรายชั่วโมงหากจำเป็น

ขนาดห้องในศูนย์ทั้งสองแห่งมีตั้งแต่เล็กเพียง 12 ตารางเมตร ไปจนถึง 70 ตารางเมตร บางห้องออกแบบมาเพื่อรองรับการขยายหรือลดขนาด โดยมีเพียงประตูเชื่อมต่อและผนังกั้น เนื่องจากความต้องการอาจเปลี่ยนแปลงได้ในชั่วข้ามคืน

เมื่อเศรษฐกิจอินโดนีเซียไม่ได้ถูกครอบงำโดยผู้เล่นธุรกิจรายใหญ่อีกต่อไป ก็จะมีบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลางมากขึ้นที่ต้องการพื้นที่สำนักงานน้อยกว่า 100 ตารางเมตร ด้วยแรงสนับสนุนจากอินเทอร์เน็ตและเทคโนโลยีขั้นสูง