Jika tim manajemen perusahaan Anda frustrasi dengan tenggat waktu yang terlewat, seringnya jam lembur, pergantian karyawan yang terus-menerus, dan semangat kerja yang rendah, saatnya mencari pembunuh produktivitas kerja yang tersembunyi. Memang menggoda untuk menyalahkan karyawan atas tenggat waktu yang terlewat, tetapi itu biasanya merupakan pendekatan manajemen yang tidak efektif dan tidak akan menyelesaikan masalah dalam jangka panjang. Tenggat waktu yang terlewat dan lembur yang berlebihan bisa menjadi gejala dari ekspektasi yang tidak realistis dan perencanaan yang buruk, tetapi juga dapat disebabkan oleh faktor-faktor tersembunyi lainnya.
Lihatlah gambaran yang lebih besar tentang cara perusahaan Anda menggunakan waktu. Budaya perusahaan dan lingkungan tempat kerja menetapkan standar perilaku karyawan. Anda dapat melatih tim Anda untuk memandang waktu sebagai sumber daya berharga selama jam kerja sehingga mereka melakukan apa pun yang diperlukan untuk memenuhi tenggat waktu, atau Anda dapat menunjukkan kepada mereka bahwa waktu tidak penting dengan membiarkan lingkungan kerja yang tidak efisien berkembang. Jika Anda ingin mengetahui rahasia departemen yang dapat mengelola dirinya sendiri, memenuhi tenggat waktu, dan mengantisipasi kebutuhan di masa depan, perhatikan daftar pemboros waktu tersembunyi berikut. Kemudian tentukan apakah ada cara untuk memperbaiki budaya perusahaan Anda agar tidak menyabotase produktivitas di tempat kerja.
Waspadai Pembunuh Produktivitas Kerja Berikut
- Saling Menyalahkan—Ketika tenggat waktu tidak terpenuhi atau klien membatalkan, selalu ada orang yang ingin menunjuk dan menentukan siapa yang harus disalahkan. Meskipun analisis yang cermat sering kali membantu menghindari kesalahan yang berulang, menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membahas peluang yang hilang dan kesalahan yang terjadi di tempat kerja akan menurunkan semangat kerja dan produktivitas. Sikap negatif dan saling menyalahkan hampir selalu terlihat di lingkungan kerja yang tidak sehat. Perusahaan yang sukses melihat secara realistis apa yang telah terjadi dan belajar dari kesalahan, tetapi mereka mencurahkan lebih banyak waktu dan upaya untuk fokus pada peristiwa saat ini dan tujuan di masa depan.
- Jejaring yang Tidak Produktif—Berbagi pemikiran, ide, dan keahlian dengan rekan kerja memang penting, tetapi jika karyawan Anda mengobrol dengan rekan kerja di dekat dispenser air sepanjang hari, hal itu menggerogoti waktu produktif mereka. Dorong karyawan untuk terlibat dalam jejaring yang produktif, termasuk terhubung di situs jejaring profesional seperti LinkedIn, membiayai karyawan untuk menghadiri acara industri bersama, menyelenggarakan acara dan makan siang tim, serta mendorong karyawan untuk mengikuti para pemimpin pemikiran industri bersama-sama sebagai sebuah tim. Kegiatan-kegiatan ini akan membangun tim yang kuat dan dinamis yang berfokus pada hasil.
- Rapat yang Tidak Efektif—Rapat yang baik membangkitkan antusiasme dan menginspirasi karyawan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka. Rapat yang buruk membosankan, merendahkan, atau mengulang informasi yang seharusnya sudah diketahui semua orang. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda dalam hal rapat. Pertimbangkan dengan cermat apakah rapat di departemen Anda membantu karyawan mencapai tujuan perusahaan atau justru berkontribusi pada penurunan produktivitas. Jika rapat terlalu lama, karyawan mungkin menjadi linglung atau merasa lesu setelahnya, yang mengakibatkan menurunnya produktivitas di sisa hari itu. Jika rapat terlalu singkat atau jarang diadakan, detail penting tidak tersampaikan, kesalahan terjadi, dan karyawan kehilangan semangat tim yang hanya dapat tumbuh dari berkumpul bersama. Lakukan uji coba untuk menemukan jumlah rapat yang tepat bagi perusahaan Anda dan evaluasi ulang secara berkala untuk melihat apakah rapat besar dapat dipecah menjadi kelompok-kelompok kecil berisi karyawan yang lebih terlibat.
- Lingkungan Kerja yang Tidak Profesional—Apakah rapat Anda sering diadakan di kedai kopi, melalui telepon (dengan kebisingan di latar belakang), atau di lokasi lain yang tidak profesional? Sesekali rapat di restoran dan kedai kopi dapat memberikan suasana baru yang menyegarkan dan menambahkan unsur santai dalam hubungan kerja, tetapi jika di setiap rapat Anda harus bersaing dengan orang yang berbicara keras di meja sebelah, saatnya mempertimbangkan untuk menyewa ruang konferensi. Jika rapat dilakukan melalui telepon, pastikan sambungan telepon terdengar keras dan jelas; layanan telepon seluler dan telepon Internet bisa tidak stabil dan dapat mengganggu komunikasi yang baik. Jika orang harus mengulang informasi dalam panggilan, hal itu tidak efisien, jadi pastikan setiap rapat telepon dapat didengar dan dipahami dengan baik oleh semua pihak yang berkepentingan.
- Kurangnya Arahan—Ketika manajemen atau eksekutif gagal memberikan arahan yang memadai untuk suatu proyek, hal itu membuang waktu semua orang. Contoh klasiknya adalah seorang manajer atau klien yang mengatakan sesuatu seperti, “Saya tidak tahu apa yang saya inginkan, tetapi saya akan tahu saat melihatnya,” lalu meminta revisi yang ekstensif. Proyek seperti ini akhirnya dikerjakan ulang berkali-kali, yang merupakan pemborosan sumber daya perusahaan. Mintalah para manajer meluangkan waktu untuk menentukan apa yang dibutuhkan sebelum menugaskan sebuah proyek. Jabarkan setiap persyaratan yang pasti sebelum proyek ditugaskan (misalnya ukuran iklan papan reklame, atau anggaran untuk acara mendatang yang perlu direncanakan). Jika proyek tersebut benar-benar terbuka untuk kreativitas dan Anda memercayai naluri karyawan Anda untuk menciptakan solusi yang baik, Anda perlu bersiap menghargai upaya karyawan dan memberi mereka kebebasan berkreasi yang awalnya Anda janjikan.
Intinya, dari semua pembunuh waktu yang timbul di tempat kerja ini, para profesional di semua tingkatan harus saling menghargai waktu satu sama lain di tempat kerja. Jika Anda ingin karyawan memberikan perhatian penuh kepada perusahaan Anda, berikan mereka penghargaan yang sama dengan memberikan arahan yang jelas, mengadakan rapat yang efektif, mendorong jejaring yang produktif, menghindari sikap saling menyalahkan dan negatif, serta memastikan bahwa manajer (atau klien) memberikan arahan yang memadai untuk proyek. Dengan menghilangkan pembunuh produktivitas di tempat kerja dan menanamkan budaya baru yang positif dan unggul dalam tim Anda, Anda dapat meningkatkan tingkat produktivitas di perusahaan Anda.
Jika Anda tertarik untuk mengembangkan bisnis Anda ke Asia dan menyewa ruang kerja bersama, kantor virtual, atau ruang konferensi sesuai permintaan, hubungi CEO SUITE.
