5 Pembunuh Produktiviti Kerja yang Tersembunyi

Jika pasukan pengurusan syarikat anda kecewa dengan tarikh akhir yang terlepas, jam kerja lebih masa yang kerap, kadar pusing ganti pekerja yang berterusan dan semangat kerja yang rendah, tiba masanya untuk mengesan pembunuh produktiviti kerja yang tersembunyi. Memang menggoda untuk hanya menyalahkan pekerja atas tarikh akhir yang terlepas, tetapi itu biasanya merupakan pendekatan pengurusan yang tidak berkesan dan tidak akan menyelesaikan masalah dalam jangka panjang. Tarikh akhir yang terlepas dan kerja lebih masa yang berlebihan boleh menjadi simptom jangkaan yang tidak realistik dan perancangan yang lemah, tetapi ia juga boleh disebabkan oleh faktor tersembunyi yang lain.

Lihat gambaran yang lebih besar tentang cara syarikat anda menggunakan masa. Budaya syarikat dan persekitaran tempat kerja menetapkan standard bagi tingkah laku pekerja. Anda boleh melatih pasukan anda untuk melihat masa sebagai sumber yang berharga semasa waktu bekerja supaya mereka melakukan apa sahaja yang diperlukan untuk memenuhi tarikh akhir, atau anda boleh menunjukkan kepada mereka bahawa masa tidak penting dengan membenarkan persekitaran tempat kerja yang tidak cekap berleluasa. Jika anda ingin mengetahui rahsia jabatan yang mampu mengurus diri sendiri yang memenuhi tarikh akhir dan menjangka keperluan masa hadapan, lihat senarai pembuang masa tersembunyi ini. Kemudian putuskan sama ada terdapat cara untuk anda menambah baik budaya syarikat anda supaya ia tidak mensabotaj produktiviti tempat kerja.

Berwaspada dengan Pembunuh Produktiviti Kerja Ini

1. Menuding Jari—Apabila tarikh akhir tidak dipenuhi, atau pelanggan membatalkan, sentiasa ada seseorang yang mahu menuding jari dan menentukan siapa yang harus dipersalahkan. Walaupun analisis yang teliti sering membantu dalam mengelakkan kesilapan berulang, menghabiskan terlalu banyak masa memikirkan peluang yang hilang dan kesilapan yang dilakukan di tempat kerja akan menurunkan semangat kerja dan mengurangkan produktiviti. Sikap negatif dan menuding jari hampir selalu dilihat dalam persekitaran kerja yang toksik. Syarikat yang berjaya melihat secara realistik apa yang telah berlaku dan belajar daripada kesilapan, tetapi mereka menghabiskan lebih banyak masa dan usaha mereka dengan memberi tumpuan kepada perkembangan semasa dan matlamat masa hadapan.
2. Jaringan yang Tidak Produktif—Adalah penting untuk berkongsi pemikiran, idea dan kepakaran dengan rakan sekerja anda, tetapi jika pekerja anda berbual dengan rakan sekerja mereka di tepi penapis air sepanjang hari, ia menghabiskan masa produktif mereka. Galakkan pekerja untuk melibatkan diri dalam jaringan yang produktif, termasuk berhubung di laman jaringan profesional seperti LinkedIn, membiayai pekerja untuk menghadiri acara industri bersama-sama, menganjurkan acara dan makan tengah hari berpasukan, serta menggalakkan pekerja anda mengikuti pemimpin pemikiran industri bersama-sama sebagai satu pasukan. Aktiviti-aktiviti ini akan membina pasukan yang kukuh dan dinamik yang fokus pada hasil.
3. Mesyuarat yang Tidak Berkesan—Mesyuarat yang baik mencetuskan semangat dan memberi inspirasi kepada pekerja untuk melakukan kerja terbaik mereka. Mesyuarat yang buruk membosankan, merendahkan martabat, atau mengulang maklumat yang sepatutnya sudah diketahui oleh semua orang. Setiap syarikat akan mempunyai keperluan berbeza apabila melibatkan mesyuarat. Pertimbangkan dengan teliti sama ada mesyuarat di jabatan anda membantu pekerja mencapai matlamat syarikat atau sama ada ia menyumbang kepada penurunan produktiviti. Jika mesyuarat terlalu panjang, pekerja mungkin menjadi mamai atau berasa lesu selepas itu, yang mengakibatkan penurunan produktiviti sepanjang hari itu. Jika mesyuarat terlalu singkat atau jarang diadakan, butiran penting tidak disampaikan, kesilapan berlaku, dan pekerja kehilangan semangat berpasukan yang hanya boleh diperoleh melalui bermesyuarat bersama. Buat percubaan untuk mencari jumlah mesyuarat yang sesuai untuk syarikat anda dan nilai semula dengan kerap untuk melihat sama ada mesyuarat yang lebih besar boleh dipecahkan kepada kumpulan-kumpulan kecil pekerja yang lebih terlibat.
4. Persekitaran Kerja yang Tidak Profesional—Adakah mesyuarat anda sering diadakan di kedai kopi, melalui telefon (dengan bunyi latar belakang), atau di lokasi lain yang tidak profesional? Mesyuarat sekali-sekala di restoran dan kedai kopi boleh menjadi perubahan suasana yang menyegarkan dan menambah unsur santai dalam hubungan kerja, tetapi jika anda terpaksa bersaing dengan orang yang bercakap kuat di meja sebelah pada setiap mesyuarat, tiba masanya untuk mempertimbangkan menyewa bilik persidangan. Jika ia mesyuarat melalui telefon, pastikan sambungan telefon kuat dan jelas; perkhidmatan telefon bimbit dan telefon Internet boleh terputus-putus dan mungkin mengganggu komunikasi yang baik. Jika orang terpaksa mengulangi maklumat semasa panggilan, ia tidak cekap, jadi pastikan setiap mesyuarat telefon dapat didengar dan difahami dengan baik oleh semua pihak penting.
5. Kekurangan Hala Tuju—Apabila pihak pengurusan atau eksekutif gagal memberikan hala tuju yang mencukupi untuk sesuatu projek, ia membazirkan masa semua orang. Contoh klasik bagi perkara ini ialah pengurus atau pelanggan yang berkata sesuatu seperti, “Saya tidak tahu apa yang saya mahu tetapi saya akan tahu apabila saya melihatnya,” dan kemudian meminta semakan yang banyak. Projek seperti ini akhirnya dibuat semula berulang kali, yang merupakan pembaziran sumber syarikat. Minta pengurus meluangkan masa untuk menentukan apa yang diperlukan sebelum menyerahkan sesuatu projek. Nyatakan dengan jelas sebarang keperluan yang pasti sebelum projek diserahkan (contohnya saiz iklan papan iklan, atau bajet untuk acara akan datang yang perlu dirancang). Jika projek itu benar-benar terbuka kepada kreativiti dan anda mempercayai naluri pekerja anda untuk menghasilkan penyelesaian yang baik, anda perlu bersedia untuk menghormati usaha pekerja anda dan memberi mereka kebebasan kreatif yang anda janjikan pada asalnya.

Kesimpulan bagi semua pembunuh masa yang dijana di tempat kerja ini ialah profesional di semua peringkat mesti menghormati masa satu sama lain di tempat kerja. Jika anda mahu pekerja anda memberikan perhatian sepenuhnya kepada syarikat anda, berikan mereka budi bahasa yang sama dengan menyediakan hala tuju yang jelas, mengadakan mesyuarat yang berkesan, menggalakkan jaringan yang produktif, mengelakkan sikap menuding jari dan negatif, serta memastikan pengurus (atau pelanggan) memberikan hala tuju yang mencukupi untuk projek. Dengan menghapuskan pembunuh produktiviti tempat kerja dan menerapkan budaya baharu yang positif dan cemerlang dalam pasukan anda, anda boleh meningkatkan tahap produktiviti di syarikat anda.

Jika anda berminat untuk mengembangkan perniagaan anda ke Asia dan menyewa ruang pejabat berkongsi, Pejabat Maya, atau bilik persidangan atas permintaan, hubungi CEO SUITE.