バーチャルオフィス
仕事に行きますか？ビルの中の物理的なオフィス以外の選択肢を考えたことはありますか？バーチャルオフィスが、移動の多い事業主にもたらす柔軟性について考えたことはありますか？
ワールド・ワイド・ウェブとインターネット技術がビジネス界の働き方を変えたのと同じように、バーチャルオフィスという概念も、多くの企業やビジネスプロフェッショナルの働き方をさまざまな面で変えてきました。
バーチャルオフィスがあれば、ビジネスプロフェッショナルはどこでも仕事ができ、多額の設備投資や自社スタッフの雇用なしにオフィスを維持できます。その人にとって、節約のメリットは金銭面だけでなく管理面にも及びます。実際の物理的なオフィススペースがあってもなくても、ビジネス取引は続いていきます。
スモールオフィス・ホームオフィス（SOHO）という概念は、多忙なプロフェッショナルが、ただでさえ慌ただしい1日の仕事の中に質の高い家族との時間を詰め込む必要性を認識した数年前に始まりました。（参照：SOHO：My home, my office）
バーチャルオフィス（VO）の概念（インテリジェントオフィス（IO）と同じ意味で使う人もいます）の発展は、SOHOの概念に端を発しています。SOHOが自宅住所や携帯電話の連絡先で仕事をする不便さを抱えているのに対し、VOは、従来のワークスペースに匹敵するスタイルと格式を備えた在宅勤務を、わずかなコストで可能にします。
VOを契約すると、契約先のビジネスセンターでその他の特典も受けられます。たとえば、同僚や顧客との打ち合わせに使える本格的な会議室や役員会議室、郵便物や小包を受け取るためのきちんとした（&一流の）郵送先住所、プロフェッショナルな電話応対サービス、臨時の事務作業に対応する秘書スタッフのサポートなどです。
VOあるいはIOの概念は、SOHOの概念の柔軟性と、従来の概念が持つイメージ、格式、業務設備へのニーズを非常にシンプルに融合したものです。VOあるいはIOの概念はサービス志向であり、必要が生じたときにはオフィス環境も利用できます。VOやIOサービスの契約者は、実際にはそこに物理的なオフィスを持っていなくても、名刺に一流のオフィス住所を記載できます。つまり、物理的なスペースの賃料を払うことなく、ビジネスを行うのに必要なあらゆる設備を得られるのです。
郵便物や電話は誰かが自宅にいるときにしか受け取れないSOHOの概念とは異なり、VOの概念では、本人が自宅で仕事をしていても、すべての郵便物や電話は「オフィス」で受け付けられます。そして本人の希望に応じて、オフィスで受け取った郵便物や電話を都合のよいときに処理することができます。
税務、ビザ申請、ホテルやチケットの予約など、その他の秘書業務もすべて、バーチャルオフィスサービスを提供するビジネスセンターが手配できます。このようにVOは、在宅の柔軟性を備えたワンストップセンターを提供するのです。
危機における正しい選択
インドネシアでは、あらゆるオフィス設備を含むオフィススペースを提供するインスタント型のサービスオフィスが古くから知られてきました。しかし、こうした事業者がVOやIOサービスのような付加価値サービスをサービスの一覧に加えるようになったのは、ごく最近のことです。従来のサービスは、家具付きの伝統的なスペースに近いものでした。
そしてMee Kimがアジア通貨危機の始まりにもかかわらず、VOサービスなどのサービスの提供を開始したのは、さかのぼること1997年のことでした。韓国生まれの実業家であるMee Kimは、ジャカルタのビジネス地区の中心にあるジャカルタ証券取引所ビルに、高級ビジネスセンターCEO SUITEを開設しました。その後まもなく、Wisma GKBIにもう一つの拠点が開設されました。事業運営に依然として物理的なスペースを必要とするビジネスパーソン向けに、CEO SUITEはLAN、ISDN、ユニファイド・メッセージング・システム、高速ブロードバンドインターネット、電話会議およびビデオ会議設備などの高度な設備を完備したインスタントオフィスを賃貸しています。提供される賃貸契約期間は、時間単位、週単位、月単位、年単位とさまざまです。そして物理的なスペースに縛られる必要のないビジネスパーソンには、VOやIOサービスという選択肢があります。
CEO SUITEのマネージャーであるNukeによると、CEO SUITEジャカルタのVO利用者数は約300社に上り、物理的なオフィススイートの稼働率は90～95%%に維持されています。
賃料について尋ねると、Nukeは極めて費用対効果の高いソリューションを示してくれました。「特にバーチャルオフィスの場合、月額料金はわずかUSD60からご契約いただけます。これにより、一流の住所、専用電話回線、共用秘書をご利用いただけます」と彼女は言います。
VOサービスの利用者がスタッフ1～3名の小規模な組織であることは珍しくありませんが、Nukeによると興味深いことに、VO顧客のかなりの多くがすでに自前の物理的なオフィススペースを所有しているといいます。「Mr. Rhenald Kasaliの会社のように、30名を超えるスタッフを抱えるお客様でも、今なお当社のVO契約者です」とNukeは明かしました。
そして世界中で危機が起きているにもかかわらず、CEO SUITEは平均して少なくとも90%以上の稼働率を安定して維持してきました。わずか数年のうちに、同社はクアラルンプール、シンガポール、上海、北京、韓国といった他の国際拠点をカバーする拡大計画まで打ち出しています。「毎年1センターの開設を目標としています」とNukeは言います。
CEO SUITEの顧客のほとんどは、そのサービスレベルを高く評価しています。2002年1月からVO契約者であるDevere and PartnersのカントリーマネージャーJohn Brophyは、CEO SUITEを選んだ理由として、価格面での競争力、戦略的なオフィスの立地、そして何より顧客に対するサービスレベルを挙げました。直面している障害についての質問には「提供されるサービスに何の支障も感じていません」と答え、さらにVOサービスがスタッフの生産性向上とオフィスコストの削減に役立っていることも率直に認めました。
インスタントサービスとVOサービスの両方が、インドネシアの外国企業にも多く利用されていることは、引き続き注目に値します。経営の専門家Rheinaldi Kasali、金融の専門家Safir Senduk、マーケティングの専門家Hermawan Kertajayaなど、さらに何人かの著名な地元の人々も、長年の契約者として知られています。またNukeによれば、女優であり有名モデルでもあるTracy Trinitaでさえ、日々の業務管理のためにCEO SUITEのサービスを利用しているといいます。アチェの災害に対処するため、外国のNGOはCEO SUITEを頼りに支援物資を送りました。
VOを検討する当初の理由は純粋に金銭的な要素かもしれませんが、契約後には、生活の質の向上など、その他のメリットを享受した人も多くいます。無限の柔軟性、アクセスのしやすさ、機動性によって、仕事と生活がますます勢いよく前進しやすくなることが実証されています。
さまざまな状況で柔軟に
通貨危機のピーク時に事業を立ち上げられましたが、タイミングは良かったとお考えですか？
タイミングは良かったと思います。企業は必死にコスト削減の方法を探し、事業規模を縮小していました。閉鎖を余儀なくされたオフィスもありました。そうした状況の中で、当社の費用対効果の高いソリューションは魅力的な選択肢となったのです。一般に考えられているのとは逆に、当社の商品は実際に、こうした苦境にある企業のニーズに応えてきました。そしてSusilo Bambang Yudhoyono大統領の時代になり、大統領が経済への信頼を回復させたおかげで、当社のビジネスは好調です。インドネシアでの再投資やオフィススペースを求める外国人からの問い合わせも増えています。
リモート秘書の役割は何ですか？
彼女はすべてのお客様のあらゆる秘書業務に備えて待機しています。ホテルやレストランの予約、会議室の予約、レンタカーの手配、書類の翻訳、会話の通訳、議事録の作成など、すべてをこなし、料金は手頃な10分単位で請求されます。
交通事情を理由にバーチャルオフィスを選ぶお客様はいますか？
そうした理由を考慮されたお客様もいます。一つには、中心部のビルに打ち合わせ場所を持てることです。家庭的な方や家族の世話をしなければならない方にとっては、自宅で仕事をしながらもきちんとしたバックオフィスのサポートを受けられることで、何時間もの移動時間を節約できます！
VOを契約する主な理由は何ですか？
手頃な賃料、一流のオフィスとしての体裁、プロフェッショナルなスタッフのサポート、そして完全な柔軟性です。結局のところ、仕事が効率的に進むということです。
これが最善のソリューション――CEO SUITEのVO顧客、Benny Slamet
バーチャルオフィスサービスをいつから利用し始めましたか？バーチャルな世界を通じたビジネス活動には慣れていますか？
当社は1999年7月からCEO SUITEのバーチャルオフィスサービスを利用し始めました。あらゆる面で当社のビジネスのニーズに応えてくれています。
どのようなビジネスに携わっていますか？
当社はマーケティングを行っています。Cambridge University、International Examinationsの代理を務め、インターナショナルスクールや、School Plusとして知られる学校を支援しています。School Plusは、国のカリキュラムに加えて国際的なカリキュラムと経験を提供する学校です。
なぜVOサービスなのですか？
当社は多くの時間をオフィスの外で過ごすため、VOのサポートを選んでいます。当社のようなマーケティング会社では、バックオフィスとスタッフのサポートが重要です。
VOからどのようなメリットを得ていますか？
営業時間中はいつでもお客様から連絡を受けることができます。当社が忙しいときは、CEO SUITEが伝言を受けてくれるので、都合のよいときに折り返し電話ができます。勤務日のどの時間帯でもお客様に対応してもらえているので安心です。
VOサービスを利用して効率は上がりましたか？
当然ながら、オフィスの管理やスタッフの監督などに多くの時間を費やす必要がなくなったため、生産性は向上しました。
このサービスを利用してからコストは削減されましたか？
人件費などのコストを節約でき、電話システム、ファックス、コピー機などの設備に投資する必要もないため、コストは大幅に抑えられています。また、今では当社の中核的な強みであるマーケティングに、より多くの時間を注げるようになったため、機会費用も大きく抑えられています。
