外国企業に人気のサービスオフィス
Hamzah、寄稿者、Jakartan
ある朝、ジャカルタのスマンギ・クローバーリーフで車が長い列をなしてのろのろと進む中、42歳のVira Soekardiman氏はすでに近くのGKBIタワー39階にあるオフィスへ向かうエレベーターに乗っていました。このオフィスで彼女はこの1年間、サービスオフィス事業として知られる新しいタイプのビジネス、オフィス賃貸業に日々取り組んできました。
わずか月額US$700で、ジャカルタの超近代的なビルにオフィスを構えることができます。ただし、この贅沢を享受するには、長い順番待ちリストがあるため、待つ覚悟が必要です。
「当社のオフィススペースの入居率は現在100パーセントです。これはまさに新しいトレンドです」と彼女は述べました。
ジャカルタのオフィス賃料は非常に高いため、この入居率は実に驚くべきものです。例えばスディルマン・ビジネス地区では、オフィススペースの賃料は1平方メートルあたり$33で、郊外にある同様のビルの2倍にもなります。
コスト効率は、サービスオフィスがもたらす利点の一つです。さらに、サービスオフィスは実用的で柔軟なオフィススペースというコンセプトとも結び付いています。家具、パーティション、カーペット、ファクス、文房具、電話やインターネット回線など、オフィスに必要な基本的なものがすべてそろっており、すぐに入居できるという点で実用的です。また、ニーズに合わせてオフィスの広さや賃貸期間を選べるという点で柔軟です。
この最新のオフィスモデルは、恒久的なオフィススペースとは異なります。後者では、最初にオフィス機器の購入にかなりの費用をかけ、電気や電話回線といったオフィスの諸経費を支払わなければなりません。さらに、秘書や雑務スタッフなどの中核スタッフにも給与を支払う必要があります。さらに複雑なことに、ジャカルタのオフィスビルを管理する会社の中には、最低賃貸面積を160平方メートルに設定しているところもあります。
一方、サービスオフィスは、専任のバイリンガル電話応対や即時の電話転送、コピーライティングや編集から、エグゼクティブ秘書サービスや翻訳まで、従来型オフィスのさまざまな機能を提供します。
さらに、このタイプのオフィスでは、DTP、カラーレーザー印刷や画像スキャン、コピー、製本、出張手配、テレマーケティング、国内外への物品発送、人材採用、会計・財務記録、コンシェルジュサービス、書類保管、オフィス賃貸、災害復旧など、その他の多くのサービスも利用できます。
これほど多くの利点があることから、支店を開設したい企業や、営業所、新規事業を始めたい起業家の間で、今やサービスオフィスが好まれているのも不思議ではありません。サービスオフィスは多国籍企業の間でも最も人気があります。
「当社のお客様の10社中7社は外国企業です」と、CEO SUITEのディレクターであるVira氏は述べました。「最大のお客様はABN Amro Bankです」と彼女は付け加えました。
インスタント・サービスオフィスというコンセプトも魅力の一つだと彼女は言います。Geoff Rhodes氏は2005年9月、インドネシアにおけるEtihad Airlinesの事業を先駆けて立ち上げました。
「彼はノートパソコン1台から始め、今では何人もの従業員を雇い、こうしたインスタントオフィスを7ユニット借りています」
CEO SUITEでは、従業員20名の企業向けのオフィス賃料は月額$700から$4,000です。Vira氏によれば、この料金は標準的なオフィスビルにオフィスを構える場合の半分の費用です。よく計算してみると、CEO SUITEが提供するインスタントオフィス1室の賃料は、従来型オフィスの賃料よりもはるかに低いことがわかります。
ジャカルタでは、約300社のCEO SUITEの顧客が、Bursa Efek Jakarta(BEJ/ジャカルタ証券取引所)ビルとGKBIタワーの2か所のサービスオフィス施設に入居しています。同社は、クアラルンプールのMenara Maxis、シンガポールのSingapore Land Tower、上海のHong Kong New World Tower、北京のTwin Tower East、そしてソウルで、その2倍の数の顧客にサービスを提供しています。
「海外センターの現在の入居率は100パーセントの満室が続いています。当社の施設をご利用になりたい場合は、まず順番待ちリストに登録していただく必要があります」
スペースの柔軟性を提供するサービスオフィス
Mee Kim、寄稿者、Jakartan
オフィスの移転ほど業務に支障をきたすビジネス活動はそう多くありません。より良い計画とより多くの創造性によって、円滑な移転を実現できるでしょうか。
オフィススペースを探している企業は、通常4つの重要な問いを検討します。より広いオフィススペースはどこで見つかるか。将来の成長にどう対応するか。賃料はいくらか。どのようなインセンティブが得られるか。
これらは世界中で問われている同様の問いです。これらの問いに答えると、次の問いが生まれます。賃貸契約の満了のどれくらい前から、物件の選択肢の検討を始めるべきでしょうか。
従来型スペースへの移転であれば12か月で十分な場合もありますが、18か月あれば計画プロセスにより大きな柔軟性を持たせることができます。さらに、従来型の固定期間契約では、過剰なスペースの確保やスペース不足が将来のビジネス上の判断を制約する要因になり得るため、企業が長期的な戦略目標と事業計画を明確にしておくことが極めて重要です。
オフィス計画におけるその他の要素としては、適切なオフィスビルを見極め、候補となるオフィススペースのレイアウトを試算し、適切なコーポレート・アイデンティティとスペース構成のために特定のテーマに沿ったデザイン会社を起用するという戦略的な能力があれば、高いパフォーマンスを発揮できる職場環境を実現できる可能性が高まります。
オフィスの供給が逼迫し賃料が上昇している成熟市場では、サービスオフィスはオフィス移転におけるあらゆる検討事項に対する現実的な選択肢となります。リスクが低く、短期間の契約で済むサービスオフィスなら、企業は初日からすぐに事業を本格始動できます。
サービスオフィスは、一見すると1平方メートルあたりの価格がかなり高く思えるかもしれません。しかし、賃料に管理費、光熱費、一般的なオフィスの維持管理、充実した秘書スタッフのサポート、完備されたビジネスおよびITインフラ、会議設備が含まれていることを考えると、不動産市場に詳しくない、あるいは将来の人員ニーズが確定していない新規参入企業にとって、非常に便利で費用対効果の高い選択肢となります。
サービスオフィスの最大の利点は、企業が長期的な人員とスペースの要件を事業の成長率に合わせて決められる柔軟性にあります。
グレードAの物件・オフィスビルと同様に、市内のサービスオフィスも明確に上位グレードと中位クラスに分類されており、適切なものを見つけることが、異国の地での最初の一歩を成功させることにつながる場合も少なくありません。
サービスオフィス選びのヒント
1. 立地はすべての検討事項の中で最も重要です。市内のビジネス地区の中心部にあるグレードAビルのサービスオフィスを選べば、会社にとって全体的なアクセスの良さ、利便性、格式が確保されます。
2. そのスペースを将来の自社オフィスとして思い描いてください。デザイン、スペース構成、IT・電話機器の技術仕様、インターネット速度、ビデオ会議設備など会議のための周辺サービス、セキュリティ……。先進技術を備えた設備の整ったサービスオフィスは、日々の業務をより良くサポートしてくれます。
3. 実績はさておき、経営陣とサポートチームの質と熱意を自ら見極めることが重要です。受付スタッフから営業担当者、秘書に至るまで、彼らは日々共に働く拡張サポートチームとなります。身だしなみ、資格、効率性――それらが御社の第一印象になるのです。
4. 既存および過去の顧客にサービスの効率性を確認するよう努めてください。顧客リストを見れば、どのような組織や企業と隣人として施設を共有することになるのかがわかります。
5. サービスオフィスが提供できる、不動産以外のサポートサービスについても問い合わせてください。銀行業務、会計、法務、人材採用、登記などのサービスのアウトソーシングについて、サービスオフィスはそれらすべてを一括してカバーするネットワークとリソースを持っています。
従来型であれサービスオフィスであれ、機能的なスペースを確保することが移転における主な課題となります。
テクノロジーによって世界中のどこでもいつでも働けるようになった今、個人が一日の大半を自分のデスクで業務中心の仕事をして過ごす従来の働き方は、スペースの構成方法におけるより大きな柔軟性に道を譲らなければなりません。
高いパフォーマンスを発揮できる職場環境を提供できれば、従来の考え方に一石を投じ、スタッフが新しく、異なる、より良い業務の進め方を考えるよう促すことができます。
筆者のMee Kimは、CEO SUITEの創業者兼プレジデントです。
