服务式办公室深受外国公司青睐
《Jakartan》特约撰稿人 Hamzah。一天早上，当车辆在雅加达 Semanggi 立交桥上排成长龙缓慢爬行时，42 岁的 Vira Soekardiman 已经在电梯里，前往她位于附近 GKBI 大厦 39 楼的办公室。过去一年，她每天都在这间办公室里从事办公室租赁业务，这是一种被称为服务式办公室的新型业务。
每月只需 700 美元，就能在雅加达一栋超现代的大楼里拥有一间办公室。不过，要享受这份奢华，你必须愿意等待，因为候补名单很长。
“我们办公空间的入驻率目前是 100%。这确实是一种新趋势，”她说。
这个入驻率真的很惊人，因为雅加达的办公室租金非常高。例如在 Sudirman 商务区，办公空间租金为每平方米 33 美元，是郊区同类大楼的两倍。
成本效益确实是服务式办公室的优势之一。此外，服务式办公室还代表着一种实用而灵活的办公空间理念。说它实用，是因为服务式办公室可以立即入驻，家具、隔断、地毯、传真机、文具、电话和互联网网络等办公室的所有基本必需品都已具备。说它灵活，是因为你可以根据需要选择办公室的面积和租期。
这种最新的办公模式不同于固定的办公空间安排。后者一开始就要花一大笔钱购买办公设备，支付电费和电话接入等办公开支，然后还要支付秘书和勤杂工等核心员工的薪水。更复杂的是，雅加达一些写字楼管理公司规定的最低租用面积为 160 平方米。
与此同时，服务式办公室提供各种传统办公设施，从个性化的双语接线员和即时来电转接、文案撰写和编辑，到行政秘书服务和翻译。
此外，这类办公室还提供许多其他设施，如桌面排版、彩色激光打印和图片扫描、复印、装订、差旅安排、电话营销、国内和国际货物寄送、招聘、会计和财务记录、礼宾服务、文件保管、办公室租赁和灾难恢复。
由于具备众多优势，服务式办公室如今受到希望设立分支机构、销售办事处的公司以及希望创业的企业家的青睐，也就不足为奇了。服务式办公室在跨国公司中也最受欢迎。
“我们的客户中，10 家有 7 家是外国公司，”CEO SUITE 总监 Vira 说。“最大的客户是荷兰银行，”她补充道。
她说，即时服务式办公室的理念本身也很有吸引力。Geoff Rhodes 于 2005 年 9 月率先在印尼开展阿提哈德航空的业务。
“他从一台笔记本电脑起步，现在已经招聘了多名员工，租用了七个这样的即时办公室单元。”
在 CEO SUITE，可容纳 20 名员工的公司办公室租金为每月 700 美元至 4,000 美元。Vira 说，这个价格是在标准写字楼设立办公室费用的一半。仔细算一算就会发现，租用 CEO SUITE 的一间即时办公室，比租用传统办公室便宜得多。
在雅加达，CEO SUITE 约 300 家客户入驻两处服务式办公设施：雅加达证券交易所（BEJ）大楼和 GKBI 大厦。公司在吉隆坡 Menara Maxis、新加坡置地大厦、上海香港新世界大厦、北京双子座大厦东塔以及首尔服务的客户数量是这里的两倍。
“我们海外中心目前的入驻率仍然是 100% 满租。如果你想使用我们的设施，必须先登记候补。”
服务式办公室提供空间上的灵活性
《Jakartan》特约撰稿人 Mee Kim
很少有商业活动比搬迁办公室更具破坏性。更好的规划和更多的创意能否实现和谐的搬迁？
寻找办公空间的公司通常会考虑四个关键问题：我们在哪里能找到更多办公空间？公司如何容纳未来的增长？租金是多少？我们能获得哪些优惠？
世界各地的人都在问类似的问题。回答这些问题又引出另一个问题：应该在租约到期前多久开始审视物业选择？
如果是迁往传统办公空间，12 个月可能足够，但 18 个月能让规划过程更加灵活。此外，公司必须清楚自己的长期战略目标和业务计划，因为在传统的固定期限承诺中，空间承诺过多或不足，都可能成为制约未来业务发展的因素。
在其他办公室规划因素中，具备战略眼光来识别合适的写字楼、试排潜在的办公空间、聘请专门的主题设计公司打造恰当的企业形象和空间布局，将确保更有机会打造高绩效的工作环境。
在办公楼供应紧张、租金上涨的成熟市场，服务式办公室为办公室搬迁的各方面考虑提供了一个现实的选择。风险更低、承诺期限更短，服务式方案让企业从第一天起就能迅速投入运作。
乍看之下，服务式方案每平方米的价格似乎相当昂贵，但考虑到租金包括管理费、公用事业费、一般办公室维护、全套秘书人员支持、完整的商务和 IT 基础设施以及会议设施，对于不太可能了解当地房地产市场、也不确定未来人力需求的新进入市场者来说，这是一个非常便利且经济高效的选择。
服务式方案最大的优势在于其灵活性，让公司可以根据业务增长速度来确定长期的人力和空间需求。
与甲级物业/写字楼一样，城中的服务式办公室也有明显的高端和中端之分，找到合适的那一家，往往意味着在异国迈出了成功的第一步。
服务式办公室选择要诀
1. 地段是所有考虑因素中最重要的——在城市商务区中心地段的甲级大楼内找到服务式办公室，将确保贵公司在交通、便利和声望方面的全面优势。
2. 把这个空间设想为您未来的办公室。设计、空间布局、IT/电话设备的技术规格、网速、视频会议等会议配套服务、安保……一间配备先进技术、设施齐全的服务式办公室，意味着能为您的日常运营提供更好的支持。
3. 撇开过往业绩不谈，亲自评估管理和支持团队的素质和投入程度也很重要。从前台、销售人员到秘书，他们将是您每天共事的延伸支持团队。仪表、资历、效率——他们将代表贵公司给人的第一印象。
4. 努力向现有和过往客户核实其服务效率。一份客户名单会告诉您，您将与哪些类型的机构或企业比邻而居。
5. 询问服务式办公室能提供的其他与房地产无关的支持服务。对于银行、会计、法律、招聘和注册等外包服务，服务式办公室拥有相应的网络和资源，能一站式全部涵盖！
无论是传统方案还是服务式方案，拥有一个可行的工作空间都将是搬迁的主要挑战。
随着科技让我们能够随时随地在全球各地工作，个人一天大部分时间坐在办公桌前完成任务型工作的传统工作环境，必须让位于更灵活的空间配置方式。
能够提供高绩效的工作环境，将挑战传统思维，并鼓励员工思考新的、不同的、更好的工作方式。
作者 Mee Kim 是 CEO SUITE 的创始人兼总裁
