Văn phòng trọn gói được các công ty nước ngoài ưa chuộng

Hamzah, Cộng tác viên, Jakartan

Một buổi sáng, khi dòng xe ô tô đang nhích từng chút trên nút giao Semanggi của Gia-các-ta, bà Vira Soekardiman, 42 tuổi, đã ở trong thang máy lên văn phòng của mình tại tầng 39 tòa tháp GKBI gần đó. Chính tại văn phòng này, trong năm qua, bà đã dành những ngày làm việc cho mảng kinh doanh cho thuê văn phòng, một loại hình kinh doanh mới được gọi là văn phòng trọn gói.

Chỉ với US$700 mỗi tháng, bạn có thể sở hữu một văn phòng trong một tòa nhà siêu hiện đại tại Gia-các-ta. Tuy nhiên, để được tận hưởng sự sang trọng này, bạn phải sẵn sàng chờ đợi vì danh sách chờ rất dài.

“Tỷ lệ lấp đầy không gian văn phòng của chúng tôi hiện đạt 100%. Đây thực sự là một xu hướng mới,” bà nói.

Tỷ lệ lấp đầy này thực sự đáng kinh ngạc vì giá thuê văn phòng ở Gia-các-ta rất cao. Chẳng hạn, tại khu thương mại Sudirman, giá thuê văn phòng ở mức $33 mỗi mét vuông, gấp đôi giá thuê một tòa nhà tương tự ở vùng ngoại ô.

Hiệu quả chi phí thực sự là một trong những lợi thế mà văn phòng trọn gói mang lại. Ngoài ra, văn phòng trọn gói còn gắn liền với mô hình không gian văn phòng tiện lợi và linh hoạt. Tiện lợi vì văn phòng trọn gói đã sẵn sàng để sử dụng, với đầy đủ các nhu cầu cơ bản của một văn phòng như nội thất, vách ngăn, thảm, máy fax, văn phòng phẩm, mạng điện thoại và internet. Linh hoạt vì bạn có thể chọn diện tích văn phòng và thời hạn thuê phù hợp với nhu cầu của mình.

Mô hình văn phòng mới nhất này khác với việc thuê văn phòng cố định, nơi bạn phải bỏ ra khá nhiều tiền ngay từ đầu để mua thiết bị văn phòng và trả các chi phí vận hành như điện và kết nối điện thoại. Sau đó, bạn còn phải trả lương cho nhân viên nòng cốt như thư ký và nhân viên tạp vụ. Phức tạp hơn nữa, một số công ty quản lý tòa nhà văn phòng ở Gia-các-ta quy định diện tích thuê tối thiểu là 160 mét vuông.

Trong khi đó, văn phòng trọn gói cung cấp nhiều tiện ích văn phòng truyền thống, từ nhân viên trực điện thoại song ngữ riêng và chuyển tiếp cuộc gọi tức thì, viết và biên tập nội dung, đến dịch vụ thư ký điều hành và biên dịch.

Ngoài ra, loại hình văn phòng này còn cung cấp nhiều tiện ích khác như chế bản điện tử, in laser màu và quét ảnh, photocopy, đóng sách, sắp xếp chuyến đi, tiếp thị qua điện thoại, gửi hàng trong nước và quốc tế, tuyển dụng, kế toán và sổ sách tài chính, dịch vụ hỗ trợ khách hàng (concierge), lưu giữ tài liệu, cho thuê văn phòng và khôi phục sau thảm họa.

Nhờ vô số lợi thế, không có gì ngạc nhiên khi văn phòng trọn gói hiện được ưa chuộng bởi các công ty muốn mở văn phòng chi nhánh, văn phòng kinh doanh cũng như các doanh nhân muốn khởi nghiệp. Văn phòng trọn gói cũng đặc biệt phổ biến với các tập đoàn đa quốc gia.

“7 trên 10 khách hàng của chúng tôi là công ty nước ngoài,” bà Vira, Giám đốc CEO SUITE, cho biết. “Khách hàng lớn nhất là Ngân hàng ABN Amro,” bà nói thêm.

Theo bà, mô hình văn phòng trọn gói sẵn sàng cũng là một điểm hấp dẫn. Geoff Rhodes đã đi tiên phong trong việc thiết lập hoạt động của hãng Etihad Airlines tại Indonesia vào tháng 9 năm 2005.

“Ông ấy bắt đầu chỉ với một chiếc máy tính xách tay, và giờ đây ông đã tuyển một số nhân viên và thuê bảy đơn vị văn phòng sẵn sàng như vậy.”

Tại CEO SUITE, giá thuê văn phòng dao động từ $700 đến $4.000 mỗi tháng cho các công ty có 20 nhân viên. Theo bà Vira, mức giá này chỉ bằng một nửa chi phí có văn phòng trong một tòa nhà văn phòng tiêu chuẩn. Một phép tính cẩn thận sẽ cho thấy giá thuê một văn phòng sẵn sàng do CEO SUITE cung cấp thấp hơn nhiều so với giá thuê văn phòng thông thường.

Tại Gia-các-ta, khoảng 300 khách hàng của CEO SUITE đang sử dụng hai cơ sở văn phòng trọn gói: tòa nhà Bursa Efek Jakarta (BEJ/Sở Giao dịch Chứng khoán Gia-các-ta) và tòa tháp GKBI. Công ty phục vụ số lượng khách hàng gấp đôi tại Menara Maxis ở Kuala Lumpur, Singapore Land Tower ở Xin-ga-po, Hong Kong New World Tower ở Thượng Hải, Twin Tower East ở Bắc Kinh và tại Xê-un.

“Tỷ lệ lấp đầy hiện tại ở các trung tâm nước ngoài của chúng tôi vẫn đạt trọn 100%. Bạn phải đăng ký vào danh sách chờ trước nếu muốn sử dụng tiện ích của chúng tôi.”

Văn phòng trọn gói mang lại sự linh hoạt về không gian

Mee Kim, Cộng tác viên, Jakartan

Ít có hoạt động kinh doanh nào gây xáo trộn hơn việc chuyển văn phòng. Liệu lập kế hoạch tốt hơn và sáng tạo hơn có thể giúp việc di dời diễn ra suôn sẻ?

Các công ty tìm kiếm không gian văn phòng thường phải trả lời bốn câu hỏi chính: Chúng ta có thể tìm thêm không gian văn phòng ở đâu? Công ty có thể đáp ứng sự tăng trưởng trong tương lai như thế nào? Giá thuê là bao nhiêu? Chúng ta có thể nhận được những ưu đãi gì?

Đây là những câu hỏi tương tự được đặt ra trên khắp thế giới. Việc trả lời những câu hỏi này dẫn đến một câu hỏi khác: Nên bắt đầu xem xét các phương án bất động sản trước khi hợp đồng thuê hết hạn bao lâu?

Để chuyển đến một văn phòng thông thường, 12 tháng có thể là đủ, dù 18 tháng sẽ cho phép linh hoạt hơn trong quá trình lập kế hoạch. Bên cạnh đó, điều quan trọng là các công ty phải xác định rõ các mục tiêu chiến lược dài hạn và kế hoạch kinh doanh, vì cam kết diện tích quá mức hoặc thiếu diện tích trong một hợp đồng có thời hạn cố định thông thường có thể trở thành yếu tố hạn chế cho các cân nhắc kinh doanh trong tương lai.

Trong số các yếu tố lập kế hoạch văn phòng khác, khả năng chiến lược trong việc xác định đúng tòa nhà văn phòng, thử bố trí không gian văn phòng tiềm năng, thuê một công ty thiết kế theo chủ đề cụ thể để có bản sắc doanh nghiệp và cấu hình không gian phù hợp sẽ giúp tăng khả năng tạo ra một môi trường làm việc hiệu suất cao.

Tại các thị trường trưởng thành, nơi nguồn cung văn phòng khan hiếm và giá thuê tăng cao, văn phòng trọn gói là một lựa chọn thực tế cho mọi cân nhắc khi chuyển văn phòng. Rủi ro thấp hơn, cam kết ngắn hạn hơn, lựa chọn văn phòng trọn gói giúp doanh nghiệp bắt tay vào hoạt động ngay từ ngày đầu tiên.

Thoạt nhìn, lựa chọn văn phòng trọn gói có vẻ khá đắt tính theo giá mỗi mét vuông, nhưng xét đến việc giá thuê đã bao gồm phí quản lý, tiện ích, bảo trì văn phòng chung, đội ngũ thư ký hỗ trợ đầy đủ, hạ tầng kinh doanh và CNTT hoàn chỉnh cùng tiện ích hội họp – đây là lựa chọn rất thuận tiện và tiết kiệm chi phí cho những doanh nghiệp mới gia nhập thị trường, vốn khó có thể am hiểu thị trường bất động sản hoặc chắc chắn về nhu cầu nhân lực trong tương lai.

Lợi thế lớn nhất của lựa chọn văn phòng trọn gói là sự linh hoạt, cho phép các công ty xác định nhu cầu nhân lực và không gian dài hạn dựa trên tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp.

Cũng như các tòa nhà văn phòng/bất động sản hạng A, văn phòng trọn gói trong thành phố được phân loại rõ ràng thành hạng cao cấp và hạng trung, và việc chọn đúng nơi thường có thể là bước đi đầu tiên thành công ở một vùng đất xa lạ.

Lời khuyên khi chọn văn phòng trọn gói

1. Vị trí là yếu tố quan trọng nhất trong mọi cân nhắc – chọn một văn phòng trọn gói trong tòa nhà hạng A ở vị trí trung tâm của khu thương mại thành phố sẽ bảo đảm khả năng tiếp cận, sự thuận tiện và uy tín tổng thể cho công ty của bạn.

2. Hãy hình dung không gian đó như văn phòng tương lai của bạn. Thiết kế, cấu hình không gian, thông số kỹ thuật của thiết bị CNTT/điện thoại, tốc độ internet, các dịch vụ hỗ trợ hội họp như thiết bị hội nghị truyền hình, an ninh… Một văn phòng trọn gói được trang bị tốt với công nghệ tiên tiến đồng nghĩa với sự hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động hằng ngày của bạn.

3. Ngoài thành tích hoạt động, điều quan trọng là tự mình đánh giá chất lượng và sự tận tâm của đội ngũ quản lý và hỗ trợ. Từ lễ tân, nhân viên kinh doanh đến thư ký, họ sẽ là đội ngũ hỗ trợ mở rộng làm việc cùng bạn hằng ngày. Phong thái, trình độ, hiệu quả – họ sẽ là ấn tượng đầu tiên của công ty bạn.

4. Hãy chủ động xác minh hiệu quả dịch vụ với các khách hàng hiện tại và trước đây. Một bản danh sách khách hàng sẽ cho biết những tổ chức hay tập đoàn nào sẽ là hàng xóm dùng chung cơ sở với bạn.

5. Hãy hỏi về các dịch vụ hỗ trợ khác không liên quan đến bất động sản mà văn phòng trọn gói có thể cung cấp. Đối với các dịch vụ thuê ngoài như ngân hàng, kế toán, pháp lý, tuyển dụng và đăng ký, văn phòng trọn gói có mạng lưới và nguồn lực để đáp ứng tất cả dưới một mái nhà!

Dù là lựa chọn văn phòng thông thường hay văn phòng trọn gói, có được một không gian làm việc hiệu quả sẽ là thách thức chính khi di dời.

Khi công nghệ cho phép chúng ta làm việc ở bất cứ đâu trên thế giới và vào bất cứ lúc nào, nhu cầu về môi trường làm việc truyền thống, nơi mỗi người dành phần lớn thời gian trong ngày bên bàn làm việc để thực hiện các nhiệm vụ, phải nhường chỗ cho sự linh hoạt hơn trong cách bố trí không gian.

Khả năng mang lại môi trường làm việc hiệu suất cao sẽ thách thức lối tư duy truyền thống và khuyến khích nhân viên nghĩ ra những cách mới, khác biệt và tốt hơn để thực hiện công việc.

Tác giả Mee Kim là người sáng lập kiêm Chủ tịch CEO SUITE