Kantor Berlayanan Populer di Kalangan Perusahaan Asing

Hamzah, Kontributor, Jakartan
Suatu pagi, ketika mobil-mobil merayap dalam antrean panjang di sepanjang Semanggi, Jakarta, Vira Soekardiman yang berusia 42 tahun sudah berada di dalam lift yang membawanya ke kantornya di lantai 39 Menara GKBI yang berada di dekatnya. Di kantor inilah, selama setahun terakhir, ia menghabiskan hari-harinya dalam bisnis penyewaan kantor, jenis usaha baru yang dikenal sebagai bisnis kantor berlayanan.

Hanya dengan US$700 per bulan, Anda dapat memiliki kantor di gedung super modern di Jakarta. Namun, untuk dapat menikmati kemewahan ini, Anda harus bersedia menunggu karena daftar tunggunya panjang.

“Tingkat hunian ruang kantor kami saat ini mencapai 100 persen. Ini memang tren baru,” katanya.

Tingkat hunian ini sungguh menakjubkan karena tarif sewa kantor di Jakarta sangat tinggi. Di kawasan bisnis Sudirman, misalnya, biaya sewa ruang kantor mencapai $33 per meter persegi, dua kali lipat dari sewa gedung serupa yang berlokasi di pinggiran kota.

Efisiensi biaya memang menjadi salah satu keunggulan yang ditawarkan kantor berlayanan. Selain itu, kantor berlayanan juga identik dengan konsep ruang kantor yang praktis dan fleksibel. Praktis karena kantor berlayanan siap ditempati, sebab semua kebutuhan dasar kantor seperti perabot, sekat, karpet, mesin faks, alat tulis, serta jaringan telepon dan internet sudah tersedia. Fleksibel karena Anda dapat memilih luas kantor dan lamanya masa sewa sesuai kebutuhan.

Model kantor terbaru ini berbeda dengan pengaturan ruang kantor permanen, di mana Anda harus mengeluarkan cukup banyak uang di awal untuk membeli peralatan kantor dan membayar biaya overhead kantor seperti listrik dan sambungan telepon. Kemudian Anda juga harus menggaji staf inti seperti sekretaris dan office boy. Lebih rumit lagi, sejumlah perusahaan pengelola gedung perkantoran di Jakarta menetapkan luas minimum yang harus disewa sebesar 160 meter persegi.

Sementara itu, kantor berlayanan menyediakan berbagai fasilitas kantor tradisional, mulai dari operator telepon dwibahasa yang dipersonalisasi dan pengalihan panggilan instan, penulisan naskah dan penyuntingan, hingga layanan sekretaris eksekutif dan penerjemahan.

Selain itu, jenis kantor ini juga menyediakan banyak fasilitas lain seperti desktop publishing, pencetakan laser berwarna dan pemindaian gambar, fotokopi, penjilidan buku, pengaturan perjalanan, telemarketing, pengiriman barang domestik dan internasional, rekrutmen, akuntansi dan pencatatan keuangan, layanan concierge, penyimpanan dokumen, sewa kantor, dan pemulihan bencana.

Berkat banyaknya keunggulan yang ditawarkan, tidak mengherankan jika kantor berlayanan kini menjadi pilihan perusahaan yang ingin membuka kantor cabang, kantor penjualan, maupun pengusaha yang ingin memulai bisnis baru. Kantor berlayanan juga paling populer di kalangan perusahaan multinasional.

“7 dari 10 klien kami adalah perusahaan asing,” kata Vira, Direktur CEO SUITE. “Yang terbesar adalah ABN Amro Bank,” tambahnya.

Konsep kantor berlayanan instan, katanya, juga menjadi daya tarik. Geoff Rhodes merintis operasional Etihad Airlines di Indonesia pada September 2005.

“Ia memulai dengan sebuah komputer laptop, dan kini ia telah merekrut sejumlah karyawan dan menyewa tujuh unit kantor instan semacam itu.”

Di CEO SUITE, sewa kantor berkisar antara $700 dan $4,000 per bulan untuk perusahaan dengan 20 karyawan. Tarif ini, kata Vira, setengah dari biaya memiliki kantor di gedung perkantoran standar. Perhitungan yang cermat akan menunjukkan bahwa sewa satu kantor instan yang disediakan CEO SUITE jauh lebih rendah daripada sewa kantor konvensional.

Di Jakarta, sekitar 300 klien CEO SUITE menempati dua fasilitas kantor berlayanan: gedung Bursa Efek Jakarta (BEJ/Jakarta Stock Exchange) dan Menara GKBI. Perusahaan ini melayani klien dua kali lebih banyak di Menara Maxis di Kuala Lumpur, Singapore Land Tower di Singapura, Hong Kong New World Tower di Shanghai, Twin Tower East di Beijing, dan di Seoul.

“Tingkat hunian pusat-pusat kami di luar negeri saat ini tetap penuh 100 persen. Anda harus masuk daftar tunggu terlebih dahulu jika ingin menikmati fasilitas kami.”

Kantor Berlayanan Menawarkan Fleksibilitas Ruang

Mee Kim, Kontributor, Jakartan

Hanya sedikit kegiatan bisnis yang lebih mengganggu daripada pindah kantor. Dapatkah perencanaan yang lebih baik dan kreativitas yang lebih tinggi menghasilkan relokasi yang harmonis?

Perusahaan yang mencari ruang kantor biasanya menghadapi empat pertanyaan kunci: Di mana kami dapat menemukan ruang kantor tambahan? Bagaimana perusahaan kami dapat mengakomodasi pertumbuhan di masa depan? Berapa biaya sewanya? Insentif apa yang bisa kami dapatkan?

Pertanyaan serupa diajukan di seluruh dunia. Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini mengarah pada pertanyaan lain: Berapa lama sebelum masa sewa berakhir sebaiknya peninjauan pilihan properti dimulai?

Untuk relokasi ke ruang konvensional, 12 bulan mungkin sudah cukup, meskipun 18 bulan akan memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam proses perencanaan. Selain itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki kejelasan tentang tujuan strategis dan rencana bisnis jangka panjangnya, karena komitmen ruang yang berlebihan atau kekurangan ruang dalam komitmen jangka tetap konvensional dapat menjadi faktor pembatas bagi pertimbangan bisnis di masa depan.

Di antara faktor perencanaan kantor lainnya, kemampuan strategis untuk mengidentifikasi gedung perkantoran yang tepat, menguji kecocokan calon ruang kantor, serta melibatkan perusahaan desain bertema khusus untuk identitas korporat dan konfigurasi ruang yang tepat akan memperbesar peluang menciptakan lingkungan kerja berkinerja tinggi.

Di pasar yang sudah matang dengan pasokan kantor yang terbatas dan sewa yang terus naik, kantor berlayanan menyediakan pilihan realistis untuk semua pertimbangan dalam pindah kantor. Dengan risiko lebih rendah dan komitmen jangka lebih pendek, pilihan kantor berlayanan memungkinkan perusahaan langsung bergerak sejak hari pertama.

Pilihan kantor berlayanan mungkin sekilas tampak cukup mahal dari segi harga per meter persegi, tetapi mengingat sewa sudah mencakup biaya pengelolaan, utilitas, pemeliharaan kantor umum, dukungan staf kesekretariatan penuh, infrastruktur bisnis dan TI yang lengkap, serta fasilitas rapat, pilihan ini sangat praktis dan hemat biaya bagi pendatang baru di pasar yang kemungkinan belum mengenal pasar properti atau belum pasti tentang kebutuhan tenaga kerjanya di masa depan.

Keunggulan terbesar pilihan kantor berlayanan adalah fleksibilitasnya bagi perusahaan untuk menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja dan ruang jangka panjangnya dengan laju pertumbuhan bisnis.

Seperti halnya properti/gedung perkantoran Kelas A, ketersediaan kantor berlayanan di kota dikategorikan menjadi kelas atas dan kelas menengah yang berbeda, dan menemukan yang tepat sering kali berarti langkah pertama yang sukses di negeri asing.

Tips memilih kantor berlayanan

1. Lokasi adalah pertimbangan terpenting dari semuanya – menemukan kantor berlayanan di gedung Kelas A di lokasi sentral kawasan bisnis kota akan menjamin aksesibilitas, kenyamanan, dan prestise secara keseluruhan bagi perusahaan Anda.

2. Bayangkan ruang tersebut sebagai kantor masa depan Anda. Desain, konfigurasi ruang, spesifikasi teknis peralatan TI / telepon, kecepatan internet, layanan pendukung untuk rapat seperti fasilitas konferensi video, keamanan … Kantor berlayanan yang lengkap dengan teknologi canggih berarti dukungan yang lebih baik bagi operasional harian Anda.

3. Di luar rekam jejak, penting untuk menilai secara langsung kualitas dan komitmen tim manajemen dan tim pendukung. Mulai dari resepsionis, tenaga penjualan, hingga sekretaris, mereka akan menjadi perpanjangan tim pendukung Anda yang bekerja bersama Anda setiap hari. Penampilan, kualifikasi, efisiensi – merekalah yang akan menjadi kesan pertama perusahaan Anda.

4. Upayakan untuk memverifikasi efisiensi layanan mereka kepada klien saat ini maupun klien sebelumnya. Salinan daftar klien mereka akan mengungkapkan jenis organisasi atau perusahaan apa yang akan menjadi tetangga Anda di gedung tersebut.

5. Tanyakan tentang layanan pendukung lain di luar properti yang dapat disediakan kantor berlayanan. Untuk alih daya layanan perbankan, akuntansi, hukum, rekrutmen, dan pendaftaran, kantor berlayanan memiliki jaringan dan sumber daya untuk mencakup semuanya di bawah satu payung!

Baik pilihan konvensional maupun pilihan kantor berlayanan, memiliki ruang yang dapat berfungsi dengan baik akan menjadi tantangan utama relokasi.

Karena teknologi memungkinkan kita bekerja di seluruh dunia, di mana saja dan kapan saja, kebutuhan akan tatanan kerja tradisional, di mana orang menghabiskan sebagian besar harinya di meja kerja mengerjakan pekerjaan berbasis tugas, harus memberi jalan bagi fleksibilitas yang lebih besar dalam cara ruang dikonfigurasi.

Kemampuan menawarkan lingkungan kerja berkinerja tinggi akan menantang pemikiran tradisional dan mendorong staf untuk memikirkan cara-cara baru, berbeda, dan lebih baik dalam menyelesaikan tugas.

Penulis, Mee Kim, adalah pendiri dan Presiden CEO SUITE