締め切りの遅れ、頻繁な残業、絶え間ない離職、士気の低さに会社の経営陣が不満を感じているなら、隠れた生産性の阻害要因を探す時です。締め切りの遅れを従業員のせいにしたくなるものですが、それは通常、効果のない経営手法であり、長期的には問題を解決しません。締め切りの遅れや過度の残業は、非現実的な期待や計画の甘さの兆候である場合もありますが、他の隠れた要因によって引き起こされていることもあります。
会社が時間をどのように使っているか、より大きな視点で見てみましょう。企業文化と職場環境が、従業員の行動の基準を決めます。勤務時間中は時間を貴重な資源と捉えるようチームを教育し、締め切りを守るために必要なことをさせることもできますし、非効率な職場環境がはびこるのを許すことで、時間などどうでもよいと示してしまうこともできます。締め切りを守り、将来のニーズを予測する自律的な部署の秘訣を知りたいなら、この隠れた時間の浪費要因のリストを見てみてください。そして、職場の生産性を損なわないよう、企業文化を改善する方法がないか判断しましょう。
こうした仕事の生産性の阻害要因に注意
- 責任のなすり合い—締め切りが守られなかったり、クライアントがキャンセルしたりすると、決まって誰かが非難の矛先を向け、誰の責任かを決めようとします。慎重な分析は同じ失敗を繰り返さないために役立つことが多いものの、逃した機会や職場での失敗に時間をかけすぎると、士気が下がり、生産性が低下します。否定的な態度や責任のなすり合いは、有害な職場環境にほぼ必ず見られます。成功している企業は、起きたことを現実的に見つめて失敗から学びますが、時間と労力の大部分は現在の出来事と将来の目標に注いでいます。
- 非生産的なネットワーキング—同僚と考え、アイデア、専門知識を共有することは重要ですが、従業員が一日中給水機の周りで同僚と話しているようでは、生産的な時間が奪われてしまいます。従業員には生産的なネットワーキングを奨励しましょう。これには、LinkedIn などのプロフェッショナル向けネットワーキングサイトでつながること、従業員が一緒に業界イベントに参加する費用を負担すること、チームイベントやランチを開催すること、業界のソートリーダーをチームとして一緒にフォローするよう従業員に勧めることなどが含まれます。こうした活動は、成果に注力する強くダイナミックなチームを築きます。
- 非効率な会議—良い会議は熱意を引き出し、従業員が最高の仕事をするよう鼓舞します。悪い会議は退屈で、人を貶めたり、誰もがすでに知っているはずの情報を蒸し返したりします。会議に関するニーズは企業ごとに異なります。部署の会議が従業員の会社目標の達成に役立っているのか、それとも生産性の低下を招いているのかを慎重に検討しましょう。会議が長すぎると、従業員はぼんやりしてしまったり、会議後に倦怠感を覚えたりして、その日の残りの時間の生産性が低下します。会議が短すぎたり頻度が少なすぎたりすると、重要な詳細が伝わらず、ミスが起こり、従業員は一緒に集まることでしか生まれないチームスピリットを失ってしまいます。自社に合った会議の量を試行錯誤して見つけ、大規模な会議をより積極的に参加する従業員の小グループに分けられないか、頻繁に見直しましょう。
- プロフェッショナルでない職場環境—会議をコーヒーショップや（背景に雑音がある）電話、その他のプロフェッショナルでない場所で行うことが多くありませんか？時々レストランやコーヒーショップで会議をすることは、気分転換になり、仕事上の関係に打ち解けた要素を加えることができますが、毎回の会議で隣のテーブルの大声で話す人と張り合わなければならないようなら、会議室を借りることを検討する時です。電話会議の場合は、通話がはっきりと大きく聞こえるようにしましょう。携帯電話やインターネット電話のサービスは途切れがちなことがあり、円滑なコミュニケーションを妨げる可能性があります。通話中に情報を繰り返さなければならないのは非効率なので、すべての電話会議が重要な関係者全員によく聞こえ、よく理解できるようにしましょう。
- 方向性の欠如—経営陣や幹部がプロジェクトに十分な方向性を示さないと、全員の時間が無駄になります。その典型的な例が、マネージャーやクライアントが「何が欲しいのかわからないが、見ればわかる」などと言い、その後大幅な修正を求めるケースです。このようなプロジェクトは何度もやり直しになり、会社のリソースの無駄遣いになります。マネージャーには、プロジェクトを割り当てる前に、何が必要かを時間をかけて決めてもらいましょう。プロジェクトを割り当てる前に、明確な要件（たとえば、看板広告のサイズや、計画が必要な今後のイベントの予算など）をはっきりと示しましょう。プロジェクトが本当に創造性に委ねられていて、従業員が良い解決策を生み出す直感を信頼しているのであれば、従業員の努力を尊重し、当初約束した創造的な自由を与える覚悟が必要です。
職場で生じるこうした時間の浪費要因すべてに共通する結論は、あらゆる階層のプロフェッショナルが職場で互いの時間を尊重しなければならないということです。従業員に会社へ全神経を注いでほしいなら、明確な方向性を示し、効果的な会議を開き、生産的なネットワーキングを奨励し、責任のなすり合いや否定的な態度を避け、マネージャー（またはクライアント）がプロジェクトに適切な方向性を示すようにすることで、あなたも従業員に同じ配慮を示しましょう。職場の生産性の阻害要因を取り除き、チームに前向きで卓越性を重んじる新しい文化を根付かせることで、会社の生産性のレベルを高めることができます。
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