プロセスが仕事の効率化に役立つことはご存じでしょう。しかし、一人で起業している場合（あるいは他の数人とだけ働いている場合）、プロセスを作るというプロセスを省きたくなるかもしれません。しかし、仕事は不思議と手に負えなくなるものなので、ある時点で時間を取り、じっくり考えて計画を立てることがあなたのためになります。プロセスの計画を完了して実施した後も、現在のプロセスが時代遅れになったり扱いにくくなったりした場合には、必要な変更を加えることが重要です。
何を行う必要があるかを特定する
作業指示書を提出する場合でも、クライアントに請求する場合でも、A 地点から B 地点まで首尾よく進むために何を行う必要があるかをブレインストーミングしましょう。良い結果を得るためにあなたや他の人が取るべき行動をすべて書き出します。現在うまく機能していないプロセスがある場合は、どこで破綻しているのか、どのような新しい行動を実施する必要があるのかを分析します。仕事を完了させるためにどのような情報が必要かを自分自身や同僚に尋ね、それをどのように入手するかを決めましょう。
図に落とし込む
最初から最後までに何が必要かをブレインストーミングしたら、プロセスの各部分を、論理的な順序で並べた明確に定義された行動ステップに整理し始めます。新しい従業員が大がかりな研修を受けなくてもすぐにプロセスに入れるよう、できる限り具体的にしましょう。物事を曖昧なままにしたり、あなたの性格やビジネスの仕組みについての内部知識に基づいて推測することを新しい従業員に求めたりしてはいけません。
見直して改善する
ビジネスが成長したり、新しい従業員が加わったり、サービスや製品が進化したりと、さまざまなことが起こります。プロセスがこうした変化とともに進化し適応していることを確認しましょう。そうしなければ、時代遅れで不要な仕事で自分や他の人に負担をかけ、スピードを落とし効率を下げてしまうリスクがあります。柔軟性を保つために、定期的にプロセスを更新するミーティングを計画しましょう。
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