프로세스가 업무를 간소화하는 데 도움이 된다는 것은 알고 있지만, 1인 기업가라면(또는 소수의 인원과 함께 일한다면) 프로세스를 만드는 과정 자체를 건너뛰고 싶은 유혹이 들 수 있습니다. 하지만 일이란 묘하게도 감당하기 어려울 만큼 불어나기 마련이므로, 어느 시점에서는 시간을 내어 머리를 맞대고 계획을 세우는 것이 여러분에게 가장 이롭습니다. 프로세스 계획을 완료하고 실행한 후에도, 현재의 프로세스가 시대에 뒤떨어지거나 다루기 번거로워지면 필요한 변경을 하는 것 또한 중요합니다.
무엇이 필요한지 파악하기
작업 지시서를 제출하든 고객에게 청구서를 발행하든, A 지점에서 B 지점까지 성공적으로 도달하기 위해 무엇이 필요한지 브레인스토밍하십시오. 성공적인 결과를 얻기 위해 본인이나 다른 사람이 취해야 할 모든 행동을 적어 보십시오. 현재 제대로 작동하지 않는 프로세스가 있다면, 어디가 문제인지, 어떤 새로운 조치를 도입해야 하는지 분석하십시오. 업무를 완수하는 데 어떤 정보가 필요한지 스스로에게 또는 동료들에게 묻고, 그 정보를 어떻게 얻을지 결정하십시오.
단계별로 정리하기
시작부터 끝까지 가는 데 필요한 것을 브레인스토밍했다면, 프로세스의 각 부분을 논리적인 순서로 나열된 명확한 실행 단계로 정리하기 시작하십시오. 신입 직원이 별도의 긴 교육 없이도 바로 프로세스에 투입될 수 있을 만큼 최대한 구체적으로 작성하십시오. 내용을 모호하게 남겨 두거나, 신입 직원이 여러분의 성향이나 회사 운영 방식에 대한 내부 지식을 바탕으로 추론해야 하는 상황을 만들어서는 안 됩니다.
재검토하고 개선하기
사업이 성장하거나, 새로운 직원을 채용하거나, 서비스와 제품이 발전하는 등 여러 변화가 생깁니다. 프로세스도 이러한 변화에 맞춰 발전하고 적응하도록 하십시오. 그렇지 않으면 속도를 늦추고 효율을 떨어뜨리는 낡고 불필요한 업무로 자신과 다른 사람들에게 부담을 줄 위험이 있습니다. 정기적으로 프로세스 업데이트 회의를 계획하여 유연성을 유지하십시오.
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