회사 경영진이 마감 기한 미준수, 잦은 초과 근무, 끊임없는 이직, 낮은 사기로 골머리를 앓고 있다면 숨어 있는 업무 생산성 저해 요인을 살펴볼 때입니다. 마감을 놓친 것을 직원 탓으로 돌리고 싶어지기 쉽지만, 이는 대개 비효과적인 관리 방식이며 장기적으로 문제를 해결하지 못합니다. 마감 미준수와 과도한 초과 근무는 비현실적인 기대와 부실한 계획의 증상일 수도 있지만, 다른 숨은 요인 때문에 생길 수도 있습니다.
회사가 시간을 어떻게 활용하는지 더 큰 그림을 보십시오. 기업 문화와 업무 환경은 직원 행동의 기준이 됩니다. 근무 시간 동안 시간을 소중한 자원으로 여기도록 팀을 훈련해 마감을 지키기 위해 필요한 일을 하게 만들 수도 있고, 비효율적인 업무 환경이 만연하도록 내버려 두어 시간이 중요하지 않다는 메시지를 줄 수도 있습니다. 마감을 지키고 미래의 필요를 미리 내다보는 자율적인 부서를 만드는 비결이 궁금하다면, 숨어 있는 시간 낭비 요인 목록을 살펴보십시오. 그런 다음 기업 문화가 업무 생산성을 방해하지 않도록 개선할 방법이 있는지 판단해 보십시오.
이러한 업무 생산성 저해 요인을 주의하십시오
- 책임 전가—마감을 지키지 못하거나 고객이 계약을 취소하면, 늘 누군가는 손가락질하며 누구 탓인지 가리려 합니다. 신중한 분석은 같은 실수를 반복하지 않는 데 도움이 되는 경우가 많지만, 놓친 기회와 직장에서 저지른 실수에 너무 많은 시간을 쏟으면 사기가 떨어지고 생산성이 감소합니다. 부정적인 태도와 책임 전가는 유해한 업무 환경에서 거의 항상 나타납니다. 성공하는 기업은 일어난 일을 현실적으로 바라보고 실수에서 배우지만, 더 많은 시간과 노력을 현재 진행 중인 일과 미래 목표에 집중합니다.
- 비생산적인 네트워킹—동료들과 생각, 아이디어, 전문 지식을 나누는 것은 중요하지만, 직원들이 하루 종일 정수기 옆에서 동료들과 잡담을 나눈다면 생산적인 시간을 갉아먹고 있는 것입니다. 직원들이 생산적인 네트워킹에 참여하도록 장려하십시오. 여기에는 LinkedIn 같은 전문 네트워킹 사이트에서 교류하기, 직원들이 함께 업계 행사에 참석하도록 비용 지원하기, 팀 행사와 점심 모임 주최하기, 직원들이 팀으로서 업계 오피니언 리더를 함께 팔로우하도록 장려하기 등이 포함됩니다. 이러한 활동은 성과에 집중하는 강하고 역동적인 팀을 만들어 줍니다.
- 비효율적인 회의—좋은 회의는 열정을 불러일으키고 직원들이 최선을 다해 일하도록 동기를 부여합니다. 나쁜 회의는 지루하거나, 사람을 깎아내리거나, 모두가 이미 알고 있어야 할 정보를 되풀이합니다. 회의에 대한 요구는 회사마다 다릅니다. 부서의 회의가 직원들이 회사 목표를 달성하는 데 도움이 되고 있는지, 아니면 생산성 저하에 일조하고 있는지 신중하게 생각해 보십시오. 회의가 너무 길면 직원들이 멍해지거나 회의 후 무기력해져, 남은 하루 동안 생산성이 떨어집니다. 회의가 너무 짧거나 드물면 중요한 세부 사항이 전달되지 않아 실수가 생기고, 직원들은 함께 모일 때만 생기는 팀 정신을 잃게 됩니다. 여러 방식을 시도해 회사에 맞는 적절한 회의 횟수를 찾고, 자주 재평가하여 대규모 회의를 더 적극적으로 참여하는 직원들로 구성된 소규모 그룹으로 나눌 수 있는지 확인하십시오.
- 전문적이지 않은 업무 환경—회의를 커피숍에서, (배경 소음이 들리는) 전화로, 또는 기타 전문적이지 않은 장소에서 자주 하고 있습니까? 가끔 레스토랑이나 커피숍에서 회의를 하면 기분 전환도 되고 업무 관계에 편안한 분위기를 더할 수 있지만, 회의 때마다 옆 테이블의 시끄러운 사람과 목소리 경쟁을 해야 한다면 회의실 임대를 고려할 때입니다. 전화 회의라면 통화 연결이 크고 선명한지 확인하십시오. 휴대전화와 인터넷 전화 서비스는 불안정할 수 있어 원활한 소통을 방해할 수 있습니다. 통화 중에 사람들이 정보를 반복해야 한다면 비효율적이므로, 모든 전화 회의에서 주요 참석자 모두가 내용을 잘 듣고 이해할 수 있도록 하십시오.
- 방향 제시 부족—경영진이나 임원이 프로젝트에 대해 충분한 방향을 제시하지 않으면 모두의 시간이 낭비됩니다. 대표적인 예는 관리자나 고객이 “뭘 원하는지는 모르겠지만 보면 알 것 같다”라고 말한 뒤 대대적인 수정을 요구하는 경우입니다. 이런 프로젝트는 결국 몇 번이고 다시 작업하게 되며, 이는 회사 자원의 낭비입니다. 관리자가 프로젝트를 배정하기 전에 시간을 들여 무엇이 필요한지 결정하도록 하십시오. 프로젝트를 배정하기 전에 확정된 요구 사항(예를 들어 옥외 광고판 크기나 계획해야 할 다가오는 행사의 예산 등)을 분명히 밝히십시오. 프로젝트가 진정으로 창의성에 열려 있고 좋은 해결책을 만들어 낼 직원들의 직감을 신뢰한다면, 직원들의 노력을 존중하고 처음에 약속한 창작의 자유를 줄 준비가 되어 있어야 합니다.
이처럼 직장에서 비롯되는 모든 시간 낭비 요인의 핵심은, 모든 직급의 전문가가 직장에서 서로의 시간을 존중해야 한다는 것입니다. 직원들이 회사에 온전히 집중해 주기를 원한다면, 명확한 방향을 제시하고, 효과적인 회의를 열고, 생산적인 네트워킹을 장려하고, 책임 전가와 부정적인 태도를 피하고, 관리자(또는 고객)가 프로젝트에 대해 충분한 방향을 제시하도록 함으로써 직원들에게도 같은 배려를 베푸십시오. 업무 생산성 저해 요인을 없애고 팀에 긍정과 탁월함의 새로운 문화를 심으면, 회사의 생산성 수준을 높일 수 있습니다.
아시아로 사업을 확장하고 공유 오피스, 가상 오피스 또는 온디맨드 회의실 임대에 관심이 있으시다면, CEO SUITE에 문의하십시오.
