Mô hình không gian làm việc nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn: Văn phòng trọn gói hay coworking?

Nếu đội ngũ của bạn có thể tự thiết kế không gian làm việc lý tưởng, nó sẽ trông như thế nào?

Đó sẽ là một văn phòng truyền thống được thiết kế để tập trung sâu, hay một không gian mở khuyến khích sự tương tác? Dù bố cục ra sao, không gian làm việc của bạn không chỉ là một địa điểm. Đó là nơi đội ngũ của bạn cộng tác, ý tưởng được hiện thực hóa và bản sắc công ty được phát triển. Lựa chọn không gian làm việc giống như tìm kiếm một đối tác kinh doanh, nó phải phù hợp với tầm nhìn của bạn.

Chọn sai văn phòng có thể làm chậm năng suất, trong khi không gian phù hợp có thể nâng cao hiệu suất, tinh thần và hình ảnh thương hiệu. Đối với các công ty hiện đại, hai lựa chọn linh hoạt đã nổi lên như những giải pháp thay thế phổ biến cho văn phòng truyền thống: văn phòng trọn gói và không gian làm việc chung (coworking). Mỗi lựa chọn mang lại những lợi thế riêng cho các phong cách làm việc khác nhau.

Để biết lựa chọn nào phù hợp nhất với bạn và đội ngũ, hãy đọc bài viết này trước khi ký hợp đồng thuê tiếp theo.

Văn phòng trọn gói là gì?

Văn phòng trọn gói là không gian văn phòng riêng đầy đủ nội thất, được thiết kế để bạn hoàn toàn tập trung vào công việc kinh doanh. Bạn không cần lo lắng về việc mua nội thất, lắp đặt kết nối internet hay thuê nhân viên dọn dẹp. Nhà cung cấp sẽ lo tất cả những việc đó.

Mọi thứ đều đã sẵn sàng. Tất cả những gì bạn cần làm là đến và bắt đầu làm việc!

Mô hình không gian làm việc này được ưa chuộng bởi các công ty khởi nghiệp đang phát triển, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) và các doanh nghiệp mở rộng sang địa điểm mới. Mô hình này đặc biệt hữu ích cho những doanh nghiệp coi trọng sự riêng tư, ổn định và bầu không khí doanh nghiệp mà không phải cam kết hợp đồng thuê dài hạn. Dưới đây là ưu và nhược điểm của mô hình này:

Ưu điểm của văn phòng trọn gói

• Mọi thứ đều được bao gồm, từ nội thất đến tiện ích, giúp tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí thiết lập.
• Văn phòng tạo ra ấn tượng chuyên nghiệp có thể nâng cao thương hiệu và uy tín của bạn.
• Môi trường mang lại sự riêng tư và an toàn, lý tưởng cho công việc cần tập trung hoặc các cuộc thảo luận bảo mật.
• Bảo trì, dọn dẹp và tiện ích đều do nhà cung cấp quản lý, giúp việc vận hành không còn căng thẳng.

Nhược điểm của văn phòng trọn gói

• Chi phí hằng tháng cao hơn so với gói thành viên coworking, điều cần cân nhắc với những ngân sách rất hạn hẹp.
• Ít khả năng tùy chỉnh bố cục văn phòng và nhận diện thương hiệu hơn so với thuê văn phòng truyền thống.
• Ít tương tác xã hội hơn so với cộng đồng coworking.

Tóm lại, văn phòng trọn gói có sự bài bản và chỉn chu của một không gian làm việc doanh nghiệp cùng với sự linh hoạt của phương thức quản lý kinh doanh hiện đại.

Coworking là gì?

Coworking là khái niệm làm việc trong một môi trường chung, nơi các cá nhân và đội ngũ từ những công ty khác nhau cùng chia sẻ không gian và tài nguyên, thay vì ngồi trong những ô làm việc biệt lập. Mô hình này thúc đẩy tinh thần cộng đồng và năng suất.

Là một mô hình không gian làm việc, coworking mang đến một giải pháp văn phòng sẵn sàng sử dụng mà không cần cam kết dài hạn. Thành viên có thể lựa chọn các phương án linh hoạt như chỗ ngồi làm việc chung hoặc chỗ ngồi cố định. Các tiện ích như Wi-Fi, in ấn, dịch vụ lễ tân, khu lounge chung và phòng họp thường được bao gồm.

Không gian làm việc chung (coworking) phục vụ người làm tự do, doanh nhân, người du mục kỹ thuật số, chủ doanh nghiệp nhỏ và thậm chí cả những công ty lâu đời đang thử nghiệm mô hình làm việc kết hợp (hybrid). Mô hình này cho phép mọi người tận hưởng sự chuyên nghiệp của một văn phòng trong khi vẫn tiết kiệm chi phí và duy trì kết nối xã hội. Sau đây là ưu và nhược điểm của mô hình này:

Ưu điểm của coworking

• Các gói thành viên linh hoạt với quyền sử dụng theo ngày, tuần, tháng và theo nhu cầu.
• Chi phí phải chăng vì tiện ích và dịch vụ được chia sẻ giữa các thành viên.
• Tiếp cận mạng lưới chuyên gia đa dạng và những đối tác cộng tác tiềm năng.
• Yếu tố cộng đồng thường khơi dậy sự sáng tạo và những cơ hội mới.

Nhược điểm của coworking

• Sự riêng tư có thể bị hạn chế trong không gian mở.
• Chỗ ngồi vào giờ cao điểm đôi khi có thể hạn chế.
• Tiếng ồn và sự đi lại có thể gây xao nhãng.

Với sự kết hợp giữa tính thực tiễn và cộng tác, coworking biến công việc từ một thói quen thường nhật thành một trải nghiệm cộng đồng.

Mô hình không gian làm việc nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

​ Nơi làm việc hiện đại là sự cân bằng: linh hoạt, thoải mái và năng suất. Nhưng mô hình không gian làm việc nào mang lại cho bạn điều đó?

Không có lựa chọn nào “tốt hơn” trong mọi trường hợp, mỗi lựa chọn đơn giản phục vụ những phong cách làm việc và văn hóa công ty khác nhau. Câu hỏi không phải là mô hình nào vượt trội hơn, mà là mô hình nào giúp đội ngũ của bạn làm việc tốt nhất mỗi ngày.

Để đưa ra lựa chọn đúng đắn, hãy bắt đầu bằng việc xác định các ưu tiên kinh doanh của bạn. 

• Bạn cần mức độ linh hoạt đến đâu?
• Sự riêng tư quan trọng như thế nào trong hoạt động hằng ngày của bạn?
• Bầu không khí nào giúp đội ngũ của bạn luôn có động lực?

Hãy quan sát thói quen của đội ngũ. Họ tập trung, giao tiếp và cộng tác như thế nào? Bởi không gian làm việc của bạn cần khuếch đại những thế mạnh đó. Hãy cân nhắc cả tương lai. Theo lộ trình dự kiến, hoạt động sẽ phát triển nhanh chóng? Hay bạn cần chuẩn bị cho một sự chuyển hướng? Khi lựa chọn với những điều đó trong đầu, mô hình không gian làm việc phù hợp sẽ trở nên rõ ràng.

Lý tưởng nhất, nhà cung cấp không gian làm việc nên mang đến sự linh hoạt để bạn chọn điều phù hợp hiện tại và điều có thể phù hợp trong tương lai. Tại CEO SUITE, bạn sẽ tìm thấy cả hai dưới cùng một mái nhà. Chúng tôi hiểu rằng không có hai doanh nghiệp nào vận hành giống nhau, vì vậy chúng tôi cung cấp các phòng văn phòng trọn gói riêng được thiết kế may đo và những trung tâm coworking đầy cảm hứng luôn phát triển theo nhu cầu của bạn. Chúng tôi kết hợp thiết kế thanh lịch, dịch vụ liền mạch và điều khoản linh hoạt để đảm bảo không gian làm việc luôn phù hợp với tham vọng của bạn. Bạn có thể so sánh các gói tại đây.

Kết luận

Không gian làm việc nói lên nhiều điều về doanh nghiệp của bạn hơn bất kỳ cuốn brochure nào. Nó phát triển, thay đổi và tự định hình lại xoay quanh con người của bạn. Có thể lúc này bạn khao khát sự tập trung của một văn phòng trọn gói. Năm sau, lại là nguồn cảm hứng của một không gian làm việc chung (coworking).

Dù bạn chọn gì, hãy tìm một nhà cung cấp văn phòng trở thành đối tác giúp bạn đạt được mục tiêu.