筹备简报，与筹备一场好演说的过程如出一辙：你需要立即吸引听众，然后带领他们走过一系列合乎逻辑次序的步骤，在当中分享相关、准确而易于理解的信息。它的长度要足以传达重要信息，但不应再长。无论你要汇报的是枯燥的会计数据，还是令人兴奋的研发新构思，你花在准备简报上的时间都绝对物有所值。
开始筹备阶段时，请考虑以下四点：
- 目标。问问自己，为甚么要作这个简报？你希望听众能从中带走甚么？怎样才是令你的信息对听众最具吸引力的方式，好让他们采取你期望的行动——无论那个行动是找出可削减成本之处，还是捐款予你的慈善机构？
- 听众。你在向谁说话？他们对这个题目有多熟悉？你是否需要就某些要点向他们作出讲解？他们对你所说的内容是否充满热诚，抑或需要你循循善诱、加以说服？他们能否理解较专门的术语，还是你需要用浅白的语言表达？
- 场地。你将在甚么环境作简报？场合有多正式或随意？你可以使用哪些设备？听众相对于你的座位安排是怎样的？你可否在场地内作出改动，以更配合你的简报风格；抑或你应该迁就场地调整风格？
- 简报规限。如果你已获给予有关简报的指引，就需要判断自己要多严格地遵从。这些指引包括时间长度、格式或风格，以及评核准则。
既然你已清楚决定如何达到以上四项准则，就是时候提笔（或把手指放到键盘上）开始撰写讲稿了。我们会在日后的文章谈谈这一点。
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