Instant Office

Ikinuwento ni Mee Kim, President at may-ari ng CEO SUITE Group, kay Chris Hanrahan kung paano makatutulong ang pag-upa ng serviced office upang maayos na makapasok ang isang kumpanya sa Jakarta at agad makapagsimula mula sa unang araw.

Ang pagbubukas ng bagong opisina ay maaaring maging bangungot para sa anumang kumpanya, maging ito man ay isang start-up na iisa ang tao o isang multinasyonal na papasok sa bagong merkado. Ngunit maiiwasan ang malaking bahagi ng abala kung lilipat ang kumpanya sa isang serviced office. Ang ganitong “instant” na opisina ay may kasamang buong suporta ng mga tauhang pangsekretarya at kumpletong imprastruktura sa IT at mga pasilidad para sa pulong.

“Ang isang serviced office suite ay nagbibigay ng napakaginhawa at matipid na opsiyon para sa mga bagong papasok sa merkado na malamang ay hindi pa kilala ang merkado ng ari-arian o hindi pa tiyak ang kanilang pangangailangan sa tauhan sa hinaharap,” sabi ni Mee Kim. “At ang pinakamalaking bentahe ng serviced office ay ang flexibility nito para sa mga kumpanya na ibatay ang kanilang pangmatagalang pangangailangan sa tauhan at espasyo sa bilis ng paglago ng negosyo.

Si Mee ay ang kaakit-akit, dinamiko at masipag na Timog Koreanong tagapagtatag, President at may-ari ng CEO SUITE Group. Ang misyon ng kaniyang kumpanya ay magbigay ng one-stop na solusyon sa negosyo para sa mga kumpanyang nangangailangan ng suportang operasyonal at mga solusyon sa teknolohiya nang hindi gumagastos ng malaking kapital at hindi pumapasok sa mahahabang kontrata ng lease. Kabilang sa listahan ng mga kliyente nito ang Exxon Mobil, Freeport Indonesia at Etihad Airways.

Matapos pakasalan ang Indonesian na negosyanteng si Joseph Siswanto, itinatag ni Mee ang kaniyang kumpanya sa Jakarta noong 1997 at mula noon ay lumawak ito sa Singapore, Kuala Lumpur, Shanghai at Beijing. “Napakasuwerte ko sa aking asawa,” nakangiti niyang sabi. “Pinalalaya niya ako na sundin ang aking mga pangarap.”

Sa Jakarta, may kabuuang humigit-kumulang 300 kliyente ang CEO SUITE (70 porsiyento rito ay mga dayuhang kumpanya) sa dalawang lokasyon sa Sudirman: ang ika-39 na palapag ng Wisma GKBI, kung saan “kapag maaliwalas ang araw ay matatanaw mo ang dagat,” sabi ni Mee, at ang ika-17 palapag ng Tower 2 sa gusali ng Jakarta Stock Exchange. Parehong pandaigdigang antas ang dalawang lokasyon ng opisina – malinis na malinis at may panlasang inayos gamit ang bagong-bagong designer na muwebles – at ang upa ay mula US$700 para sa maliit na espasyo para sa isang tao hanggang $4,000 kada buwan para sa espasyong sapat para sa 20 katao.

Kabilang sa mga serbisyong ibinibigay ang personalisadong bilingguwal na telephonist, call forwarding, copywriting at editing, executive na serbisyong pangsekretarya at pagsasalin. Kabilang sa mga kagamitang ibinibigay ang mula sa karaniwang pasilidad na audio-visual at pampresentasyon hanggang sa mga laser color printer, scanner, digital copier, at pasilidad sa desktop publishing.

Sa Wisma GKBI center, buong-pagmamalaking ipinakita ng mga assistant ni Mee sa PRESTIGE ang isang marangyang boardroom na ginagamit ng mga kliyente para sa mga pulong pangnegosyo, video-conferencing at teleconferencing na may tatlo at limang linya. Mayroon ding eleganteng lounge na may malawak na tanaw ng lungsod, isang Zen lounge at naka-istilong cyber cafe, isang fitness centre, at maging isang helipad.

“Nilayon naming bigyan ang aming mga dayuhang kliyente ng kapaligirang walang culture shock sa sandaling pumasok sila sa CEO SUITE,” sabi ni Mee. “Tinutulungan namin silang itayo agad at nang walang abala ang kanilang negosyo rito, at tinitiyak naming madali silang makaaangkop sa lungsod. Ilang minuto lamang matapos pumasok, maaari na nilang ayusin ang isang opisina ayon sa gusto nila. Bakit gugugol ng ilang araw o linggo sa paghahanap ng opisina o ng mahusay na suporta ng tauhan?”

Inaamin ni Mee na mahal ang mga serviced office kung gastos kada metro kuwadrado ang pag-uusapan. “Ngunit kung isasaalang-alang na kasama na sa upa ang management fee, utilities, pangkalahatang maintenance ng opisina, buong suporta ng mga tauhang pangsekretarya, kumpletong imprastruktura sa negosyo at IT, at mga pasilidad para sa pulong, nagbibigay ito ng napakaginhawa at matipid na opsiyon para sa mga bagong papasok sa merkado,” paliwanag niya.

Sinabi niyang napakahalaga para sa mga kumpanya na maging malinaw tungkol sa kanilang pangmatagalang estratehikong layunin at mga plano sa negosyo, dahil ang labis na pangako sa espasyo o ang kakulangan ng espasyo sa isang karaniwang kontratang may takdang termino ay maaaring maging hadlang sa mga konsiderasyon sa negosyo sa hinaharap.

“Kabilang sa iba pang salik sa pagpaplano ng opisina, ang estratehikong kakayahang tukuyin ang tamang gusaling pang-opisina, subukan kung akma ang potensiyal na espasyo ng opisina, at pumili ng tiyak na tema ng disenyo para sa tamang corporate identity at pagkakaayos ng espasyo ay titiyak ng mas mataas na posibilidad na makalikha ng isang high-performance na kapaligiran sa trabaho,” patuloy ni Mee.

Kami ang mainam na pagpipilian para sa mga negosyong naghahanap ng flexible na termino ng lease, at ang aming mga pasilidad ay perpekto para sa mga representative office at mga operasyong kakaunti ang tauhan. Sa mga maunlad nang merkado na may kakaunting suplay ng opisina at tumataas na upa, nagbibigay ang mga serviced office ng makatotohanang opsiyon para sa lahat ng konsiderasyon sa paglipat ng opisina. Bilang pangakong mas mababa ang panganib at mas maikli ang termino, pinahihintulutan ng serviced office suite ang isang kumpanya na agad makapagsimula mula sa unang araw.

Ano ang dapat hanapin ng isang kumpanya sa isang serviced office? Ayon kay Mee, ang lokasyon ang pinakamahalagang konsiderasyon. “Ang pagtukoy ng serviced office sa isang Grade A na gusali sa sentrong lokasyon ng central business district ng lungsod ay titiyak ng pangkalahatang madaling pagpunta, kaginhawahan at prestihiyo para sa iyong kumpanya,” dagdag niya.

Mahalaga ring suriin ang kalidad at dedikasyon ng pamunuan at ng support team. “Mula sa mga receptionist hanggang sa mga sekretarya, sila ang magiging karugtong ng iyong support team na makakatrabaho mo araw-araw,” puna ni Mee. “Presentasyon, kuwalipikasyon, kahusayan: iyan ang magiging unang impresyong iiwan ng iyong kumpanya sa mga kliyente.”

May Bachelor of Arts degree si Mee mula sa Yonsei University, isa sa pinakamahuhusay na unibersidad sa Timog Korea, at Master of Commerce degree mula sa University of New South Wales sa Australia. “Ang aking ama ang aking inspirasyon,” sabi ni Mee.

“Gusto niyang pumasok ako sa pinakamahusay na unibersidad at pagkatapos ay magpakasal sa isang mayamang lalaki. Ngunit may sarili akong mga ideya, at pinili kong ipagpatuloy ang aking pag-aaral sa Australia.” Nagtrabaho siya nang anim na taon sa Servcorp, na nagpapatakbo ng pandaigdigang network ng mga serviced office. Una siyang nakabase sa Tailandya, pagkatapos ay sa Indonesia at Australia bago humiwalay upang magsimula ng sarili niyang kumpanya.

Inilalarawan ni Mee ang sarili bilang isang hands-on na manager na lubhang maingat sa pagpili ng kaniyang mga tauhan. “Wala sa aming mga tauhan ang bagong gradweyt ng unibersidad,” sabi niya. “Natatangi ang bawat isa pagdating sa kanilang karanasan sa industriyang ito. Kahit ang receptionist ay may hindi bababa sa 10 taong karanasan sa trabaho.” Napapansin niya na ang negosyo ng serviced office ay nangangailangan ng napakalaking puhunan at isang lubhang mapagkumpitensiyang industriya. “Masasabi kong nagsikap kami araw-araw sa nakalipas na siyam na taon upang marating ang kinaroroonan namin ngayon.”

Sa huli, sabi niya, ang kalidad ng kaniyang management team ang mahalaga. “Dapat ay taglay nila ang katangian ng isang survivor” — at siyempre, huwag kalimutan ang subok nang mga katangian ng pagsisikap, pagiging positibo at pagiging mahusay sumunggab ng oportunidad, dagdag niya. “Ngunit higit sa lahat, ang pinakamahalagang salik ay ang kanilang mataas na antas ng edukasyon, na kapag pinagsama sa kanilang malawak na karanasan sa pakikitungo sa mga multinasyonal na kumpanya mula sa iba’t ibang bansa ay magpapatatag nang husto sa kanila.”

Bukod sa negosyo, malaking bahagi ng mapagkukunan ng kaniyang kumpanya ang inilalaan ni Mee sa mga adhikaing panlipunan. Sa pakikipagtulungan sa organisasyong World Education, inilunsad ng CEO SUITE ang Learning Farm, isang makabagong programang espesyal na idinisenyo upang magbigay ng edukasyon at mga pagkakataong matuto sa mga bata at bulnerableng kabataan sa lansangan. Ipinatutupad ng Karang Widya foundation, hinihikayat ng programa ang pagiging sapat sa sarili sa kapaligiran ng isang organikong sakahan sa Puncak. “Ipinagmamalaki ko nang husto ang programang ito dahil naialis nito ang 40 bata sa lansangan,” sabi ni Mee.

Balak ni Mee na magdagdag ng dalawa pang center sa CEO SUITE sa susunod na taon, isa sa Bangkok at ang isa pa sa Biyetnam. “Tiwala akong kaya naming pamahalaan ang pagpapalawak na ito,” sabi niya. “Sobra ito para hawakan ng iisang tao, ngunit mayroon na akong tatlong mahuhusay na director na tumutulong sa akin ngayon.”

Pagtatapos ni Mee: “Dalawang tagumpay ang maipagmamalaki ko sa aking buhay. Una ang aking walong-taong-gulang na anak na lalaki, si Eugene; at ang isa pa ay ang CEO SUITE, na para sa akin ay parang isang anak na pinalaki at inalagaan ko sa hirap at ginhawa.”