Kantor Instan

Mee Kim, Presiden dan pemilik CEO SUITE Group, menceritakan kepada Chris Hanrahan bagaimana menyewa kantor berlayanan dapat membantu perusahaan masuk ke Jakarta dengan mulus dan langsung bergerak sejak hari pertama.

Membuka kantor baru bisa menjadi mimpi buruk bagi perusahaan mana pun, baik perusahaan rintisan satu orang maupun perusahaan multinasional yang memasuki pasar baru. Namun, banyak kerepotan dapat dihindari jika perusahaan pindah ke kantor berlayanan. Kantor “instan” semacam ini dilengkapi dukungan staf kesekretariatan penuh, infrastruktur TI yang lengkap, dan fasilitas rapat.

“Suite kantor berlayanan menyediakan pilihan yang sangat praktis dan hemat biaya bagi pendatang baru di pasar yang kemungkinan belum mengenal pasar properti atau belum pasti tentang kebutuhan tenaga kerjanya di masa depan,” kata Mee Kim. “Dan keunggulan terbesar pilihan kantor berlayanan adalah fleksibilitasnya bagi perusahaan untuk menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja dan ruang jangka panjangnya dengan laju pertumbuhan bisnis.

Mee adalah pendiri, Presiden, dan pemilik CEO SUITE Group asal Korea Selatan yang menarik, dinamis, dan pekerja keras. Misi perusahaannya adalah menyediakan solusi bisnis terpadu bagi perusahaan yang membutuhkan dukungan operasional dan solusi teknologi tanpa harus mengeluarkan investasi modal besar dan terikat komitmen sewa. Daftar kliennya mencakup Exxon Mobil, Freeport Indonesia, dan Etihad Airways.

Setelah menikah dengan pengusaha Indonesia Joseph Siswanto, Mee mendirikan perusahaannya di Jakarta pada tahun 1997 dan sejak itu berekspansi ke Singapura, Kuala Lumpur, Shanghai, dan Beijing. “Saya sangat beruntung memiliki suami saya,” katanya sambil tersenyum. “Ia membebaskan saya untuk mengejar mimpi-mimpi saya.”

Di Jakarta, CEO SUITE memiliki total sekitar 300 klien (70 persen di antaranya perusahaan asing) di dua lokasi di Sudirman: lantai 39 Wisma GKBI, dari mana “pada hari yang cerah Anda dapat melihat laut”, kata Mee, dan lantai 17 Tower 2 di gedung Bursa Efek Jakarta. Kedua lokasi kantor ini berstandar kelas dunia – bersih tanpa cela dan ditata dengan selera tinggi menggunakan perabot desainer yang serba baru – dan sewanya berkisar dari US$700 untuk ruang kecil satu orang hingga $4,000 per bulan untuk ruang yang cukup bagi 20 orang.

Layanan yang disediakan meliputi operator telepon dwibahasa yang dipersonalisasi, pengalihan panggilan, penulisan naskah dan penyuntingan, layanan sekretaris eksekutif, dan penerjemahan. Peralatan yang disediakan mencakup fasilitas audio-visual dan presentasi standar hingga printer laser berwarna, pemindai, mesin fotokopi digital, serta fasilitas desktop publishing.

Di pusat Wisma GKBI, para asisten Mee dengan bangga memperlihatkan kepada PRESTIGE sebuah ruang dewan direksi mewah yang digunakan klien untuk rapat bisnis, konferensi video, serta telekonferensi tiga dan lima arah. Tersedia pula: lounge elegan dengan pemandangan kota yang panoramis, lounge Zen dan kafe siber yang bergaya, pusat kebugaran, dan bahkan landasan helikopter.

“Kami bertekad menyediakan lingkungan bagi klien asing kami di mana gegar budaya tidak ada sama sekali sejak mereka melangkah masuk ke CEO SUITE,” kata Mee. “Kami membantu mereka mendirikan bisnis di sini secara instan dan tanpa kesulitan, memastikan proses adaptasi yang mudah di kota ini. Dalam hitungan menit setelah masuk, mereka dapat mengatur kantor persis seperti yang mereka inginkan. Mengapa harus menghabiskan berhari-hari atau berminggu-minggu mencari kantor atau dukungan staf yang efisien?”

Mee mengakui bahwa kantor berlayanan tergolong mahal dari segi biaya per meter persegi. “Namun, mengingat sewa sudah mencakup biaya pengelolaan, utilitas, pemeliharaan kantor umum, dukungan staf kesekretariatan penuh, infrastruktur bisnis dan TI yang lengkap, serta fasilitas rapat, pilihan ini sangat praktis dan hemat biaya bagi pendatang baru di pasar,” tegasnya.

Ia mengatakan sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki kejelasan tentang tujuan strategis dan rencana bisnis jangka panjangnya, karena komitmen ruang yang berlebihan atau kekurangan ruang dalam komitmen jangka tetap konvensional dapat menjadi faktor pembatas bagi pertimbangan bisnis di masa depan.

“Di antara faktor perencanaan kantor lainnya, kemampuan strategis untuk mengidentifikasi gedung perkantoran yang tepat, menguji kecocokan calon ruang kantor, serta menerapkan tema desain khusus untuk identitas korporat dan konfigurasi ruang yang tepat akan memperbesar peluang menciptakan lingkungan kerja berkinerja tinggi,” lanjut Mee.

Kami adalah pilihan ideal bagi bisnis yang mencari jangka sewa yang fleksibel, dan fasilitas kami sangat cocok untuk kantor perwakilan dan operasi dengan jumlah staf yang sedikit. Di pasar yang sudah matang dengan pasokan kantor yang terbatas dan sewa yang terus naik, kantor berlayanan menyediakan pilihan realistis untuk semua pertimbangan dalam pindah kantor. Sebagai komitmen jangka pendek dengan risiko lebih rendah, pilihan suite kantor berlayanan memungkinkan perusahaan langsung bergerak sejak hari pertama.

Apa yang harus dicari perusahaan dalam sebuah kantor berlayanan? Mee mengatakan lokasi adalah pertimbangan terpenting. “Menemukan kantor berlayanan di gedung Kelas A di lokasi sentral kawasan pusat bisnis kota akan menjamin aksesibilitas, kenyamanan, dan prestise secara keseluruhan bagi perusahaan Anda,” tambahnya.

Penting juga untuk menilai kualitas dan komitmen tim manajemen dan tim pendukung. “Mulai dari resepsionis hingga sekretaris, mereka akan menjadi perpanjangan tim pendukung Anda yang bekerja bersama Anda setiap hari,” ujar Mee. “Penampilan, kualifikasi, efisiensi: itulah kesan pertama yang akan ditampilkan perusahaan Anda kepada klien.”

Mee meraih gelar Sarjana Seni dari Yonsei University, salah satu universitas terbaik di Korea Selatan, dan gelar Master of Commerce dari University of New South Wales di Australia. “Ayah saya adalah pendorong saya,” kata Mee.

“Ia ingin saya masuk universitas terbaik lalu menikah dengan pria kaya. Tetapi saya punya gagasan sendiri, dan memilih melanjutkan pendidikan di Australia.” Ia bekerja di Servcorp, yang mengoperasikan jaringan kantor berlayanan global, selama enam tahun. Ia mula-mula bertugas di Thailand, kemudian di Indonesia dan Australia, sebelum memisahkan diri untuk mendirikan perusahaannya sendiri.

Mee menggambarkan dirinya sebagai manajer yang terjun langsung dan sangat cermat dalam memilih stafnya. “Tidak ada satu pun staf kami yang merupakan lulusan baru universitas,” katanya. “Masing-masing unik dari segi pengalamannya di industri ini. Bahkan resepsionis kami memiliki pengalaman kerja minimal 10 tahun.” Ia mengamati bahwa bisnis kantor berlayanan membutuhkan investasi modal yang sangat besar dan merupakan industri yang sangat kompetitif. “Harus saya katakan, kami telah bekerja keras setiap hari selama sembilan tahun terakhir untuk mencapai posisi kami sekarang.”

Pada akhirnya, katanya, yang menentukan adalah kualitas tim manajemennya. “Mereka harus memiliki mental petarung, tentu saja tanpa melupakan sifat-sifat yang telah teruji, yaitu kerja keras, optimisme, dan kemampuan menangkap peluang,” tambahnya. “Namun di atas segalanya, faktor terpenting adalah tingkat pendidikan mereka yang tinggi, yang dipadukan dengan pengalaman luas mereka dalam menangani perusahaan multinasional dari berbagai negara, yang akan membuat mereka sangat tangguh.”

Di luar bisnis, Mee menginvestasikan sebagian besar sumber daya perusahaannya untuk kegiatan sosial. Bekerja sama dengan organisasi World Education, CEO SUITE meluncurkan Learning Farm, sebuah program inovatif yang dirancang khusus untuk memberikan kesempatan pendidikan dan pembelajaran bagi anak-anak dan remaja rentan di jalanan. Dilaksanakan oleh yayasan Karang Widya, program ini mendorong kemandirian dalam lingkungan kebun organik di Puncak. “Saya sangat bangga dengan program ini karena telah mengangkat 40 anak dari jalanan,” kata Mee.

Mee berencana menambah dua pusat lagi untuk CEO SUITE tahun depan, satu di Bangkok dan satu lagi di Vietnam. “Saya yakin kami dapat mengelola ekspansi ini,” katanya. “Ini terlalu berat untuk ditangani satu orang, tetapi kini saya memiliki tiga direktur hebat yang membantu saya.”

Mee menutup: “Saya bisa mengklaim dua pencapaian dalam hidup saya. Yang pertama adalah putra saya yang berusia delapan tahun, Eugene; dan yang kedua adalah CEO SUITE, yang bagi saya seperti anak yang telah saya besarkan dan asuh dalam suka dan duka.”