Văn phòng sẵn sàng

Bà Mee Kim, Chủ tịch kiêm chủ sở hữu Tập đoàn CEO SUITE, chia sẻ với Chris Hanrahan về cách thuê văn phòng trọn gói có thể giúp một công ty thâm nhập Gia-các-ta suôn sẻ và bắt tay vào hoạt động ngay từ ngày đầu tiên.

Mở một văn phòng mới có thể là cơn ác mộng với bất kỳ công ty nào, dù là một công ty khởi nghiệp một người hay một tập đoàn đa quốc gia gia nhập thị trường mới. Nhưng phần lớn phiền toái có thể tránh được nếu công ty chuyển vào một văn phòng trọn gói. Một văn phòng “sẵn sàng” như vậy đi kèm đội ngũ thư ký hỗ trợ đầy đủ, hạ tầng CNTT hoàn chỉnh và tiện ích hội họp.

“Một văn phòng trọn gói là lựa chọn rất thuận tiện và tiết kiệm chi phí cho những doanh nghiệp mới gia nhập thị trường, vốn khó có thể am hiểu thị trường bất động sản hoặc chưa chắc chắn về nhu cầu nhân lực trong tương lai,” bà Mee Kim nói. “Và lợi thế lớn nhất của lựa chọn văn phòng trọn gói là sự linh hoạt, cho phép các công ty xác định nhu cầu nhân lực và không gian dài hạn dựa trên tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp.

Bà Mee là nhà sáng lập, Chủ tịch kiêm chủ sở hữu Tập đoàn CEO SUITE người Hàn Quốc, cuốn hút, năng động và chăm chỉ. Sứ mệnh của công ty bà là cung cấp giải pháp kinh doanh trọn gói cho các công ty cần hỗ trợ vận hành và giải pháp công nghệ mà không phải bỏ ra khoản đầu tư vốn lớn và cam kết thuê dài hạn. Danh sách khách hàng của công ty bao gồm Exxon Mobil, Freeport Indonesia và Etihad Airways.

Sau khi kết hôn với doanh nhân Indonesia Joseph Siswanto, bà Mee thành lập công ty tại Gia-các-ta năm 1997 và từ đó mở rộng sang Xin-ga-po, Kuala Lumpur, Thượng Hải và Bắc Kinh. “Tôi thật may mắn khi có chồng tôi,” bà mỉm cười. “Anh ấy để tôi tự do theo đuổi ước mơ của mình.”

Tại Gia-các-ta, CEO SUITE có tổng cộng khoảng 300 khách hàng (70% trong số đó là công ty nước ngoài) tại hai địa điểm trên đường Sudirman: tầng 39 tòa Wisma GKBI, nơi mà “vào ngày trời quang có thể nhìn thấy biển”, bà Mee nói, và tầng 17 Tháp 2 tòa nhà Sở Giao dịch Chứng khoán Gia-các-ta. Cả hai văn phòng đều đạt tiêu chuẩn đẳng cấp thế giới – hoàn hảo và được bài trí trang nhã với nội thất thiết kế hoàn toàn mới – và giá thuê dao động từ US$700 cho một không gian nhỏ dành cho một người đến $4.000 mỗi tháng cho không gian đủ rộng cho 20 người.

Các dịch vụ được cung cấp bao gồm nhân viên trực điện thoại song ngữ riêng, chuyển tiếp cuộc gọi, viết và biên tập nội dung, dịch vụ thư ký điều hành và biên dịch. Thiết bị được cung cấp gồm từ các thiết bị nghe nhìn và trình chiếu tiêu chuẩn đến máy in laser màu, máy quét, máy photocopy kỹ thuật số và thiết bị chế bản điện tử.

Tại trung tâm Wisma GKBI, các trợ lý của bà Mee tự hào giới thiệu với PRESTIGE một phòng họp hội đồng quản trị sang trọng mà khách hàng sử dụng cho các cuộc họp kinh doanh, hội nghị truyền hình và hội nghị qua điện thoại ba bên và năm bên. Ngoài ra còn có: một sảnh chờ thanh lịch với tầm nhìn toàn cảnh thành phố, một phòng chờ phong cách Thiền và quán cà phê internet đầy phong cách, một trung tâm thể dục, và thậm chí cả bãi đáp trực thăng.

“Chúng tôi đặt mục tiêu mang đến cho khách hàng nước ngoài một môi trường mà sốc văn hóa hoàn toàn không tồn tại ngay từ phút họ bước vào CEO SUITE,” bà Mee nói. “Chúng tôi giúp họ thiết lập hoạt động kinh doanh tại đây ngay lập tức và không gặp trở ngại, bảo đảm họ hòa nhập dễ dàng vào thành phố. Chỉ vài phút sau khi bước vào, họ có thể sắp xếp văn phòng đúng như mong muốn. Tại sao phải mất hàng ngày hay hàng tuần để tìm văn phòng hoặc đội ngũ hỗ trợ hiệu quả?”

Bà Mee thừa nhận rằng văn phòng trọn gói đắt nếu tính theo chi phí mỗi mét vuông. “Nhưng xét đến việc giá thuê đã bao gồm phí quản lý, tiện ích, bảo trì văn phòng chung, đội ngũ thư ký hỗ trợ đầy đủ, hạ tầng kinh doanh và CNTT hoàn chỉnh cùng tiện ích hội họp, đây là lựa chọn rất thuận tiện và tiết kiệm chi phí cho những doanh nghiệp mới gia nhập thị trường,” bà chỉ ra.

Bà cho rằng điều quan trọng là các công ty phải xác định rõ các mục tiêu chiến lược dài hạn và kế hoạch kinh doanh, vì cam kết diện tích quá mức hoặc thiếu diện tích trong một hợp đồng có thời hạn cố định thông thường có thể trở thành yếu tố hạn chế cho các cân nhắc kinh doanh trong tương lai.

“Trong số các yếu tố lập kế hoạch văn phòng khác, khả năng chiến lược trong việc xác định đúng tòa nhà văn phòng, thử bố trí không gian văn phòng tiềm năng, áp dụng một chủ đề thiết kế cụ thể để có bản sắc doanh nghiệp và cấu hình không gian phù hợp sẽ giúp tăng khả năng tạo ra một môi trường làm việc hiệu suất cao,” bà Mee nói tiếp.

Chúng tôi là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm điều khoản thuê linh hoạt, và cơ sở của chúng tôi hoàn hảo cho các văn phòng đại diện và hoạt động có ít nhân viên. Tại các thị trường trưởng thành, nơi nguồn cung văn phòng khan hiếm và giá thuê tăng cao, văn phòng trọn gói là một lựa chọn thực tế cho mọi cân nhắc khi chuyển văn phòng. Là một cam kết ngắn hạn hơn với rủi ro thấp hơn, lựa chọn văn phòng trọn gói giúp doanh nghiệp bắt tay vào hoạt động ngay từ ngày đầu tiên.

Một công ty nên tìm kiếm điều gì ở một văn phòng trọn gói? Bà Mee cho rằng vị trí là yếu tố quan trọng nhất. “Chọn một văn phòng trọn gói trong tòa nhà hạng A ở vị trí trung tâm của khu thương mại trung tâm thành phố sẽ bảo đảm khả năng tiếp cận, sự thuận tiện và uy tín tổng thể cho công ty của bạn,” bà nói thêm.

Điều quan trọng nữa là đánh giá chất lượng và sự tận tâm của đội ngũ quản lý và hỗ trợ. “Từ lễ tân đến thư ký, họ sẽ là đội ngũ hỗ trợ mở rộng làm việc cùng bạn hằng ngày,” bà Mee lưu ý. “Phong thái, trình độ, hiệu quả: đó sẽ là những ấn tượng đầu tiên mà công ty bạn tạo ra với khách hàng.”

Bà Mee có bằng Cử nhân Văn chương của Đại học Yonsei, một trong những trường đại học tốt nhất Hàn Quốc, và bằng Thạc sĩ Thương mại của Đại học New South Wales tại Úc. “Bố tôi là động lực của tôi,” bà Mee nói.

“Ông muốn tôi vào trường đại học tốt nhất rồi lấy một người chồng giàu có. Nhưng tôi có suy nghĩ riêng, và đã chọn sang Úc học lên cao.” Bà đã làm việc sáu năm cho Servcorp, công ty vận hành mạng lưới văn phòng trọn gói toàn cầu. Bà làm việc đầu tiên ở Thái Lan, sau đó ở Indonesia và Úc trước khi tách ra để thành lập công ty riêng.

Bà Mee mô tả mình là một nhà quản lý sát sao, đặc biệt cẩn trọng khi chọn nhân viên. “Không ai trong số nhân viên của chúng tôi là sinh viên mới tốt nghiệp,” bà nói. “Mỗi người đều có kinh nghiệm riêng biệt trong ngành này. Ngay cả lễ tân cũng có ít nhất 10 năm kinh nghiệm làm việc.” Bà nhận xét rằng kinh doanh văn phòng trọn gói đòi hỏi vốn đầu tư rất lớn và là một ngành cạnh tranh vô cùng khốc liệt. “Phải nói rằng, chúng tôi đã làm việc chăm chỉ mỗi ngày trong chín năm qua để có được vị trí như hôm nay.”

Rốt cuộc, theo bà, điều quan trọng chính là chất lượng đội ngũ quản lý. “Họ phải có phẩm chất của người sống sót – tất nhiên không quên những phẩm chất đã được kiểm chứng như chăm chỉ, lạc quan và biết nắm bắt cơ hội,” bà nói thêm. “Nhưng trên hết, yếu tố quan trọng nhất là trình độ học vấn cao, kết hợp với kinh nghiệm phong phú trong làm việc với các công ty đa quốc gia từ nhiều quốc gia khác nhau, sẽ giúp họ có sức bền bỉ vượt trội.”

Ngoài kinh doanh, bà Mee còn đầu tư phần lớn nguồn lực của công ty cho các hoạt động xã hội. Phối hợp với tổ chức World Education, CEO SUITE đã khởi động Learning Farm, một chương trình sáng tạo được thiết kế đặc biệt nhằm mang lại cơ hội giáo dục và học tập cho trẻ em và thanh thiếu niên dễ bị tổn thương trên đường phố. Được thực hiện bởi quỹ Karang Widya, chương trình khuyến khích khả năng tự lập trong môi trường trang trại hữu cơ ở Puncak. “Tôi rất tự hào về chương trình này vì nó đã đưa 40 đứa trẻ rời khỏi đường phố,” bà Mee nói.

Bà Mee dự định bổ sung thêm hai trung tâm cho CEO SUITE vào năm tới, một ở Băng Cốc và một ở Việt Nam. “Tôi tin rằng chúng tôi có thể quản lý được đợt mở rộng này,” bà nói. “Một người thì không thể kham nổi, nhưng giờ tôi đã có ba giám đốc giỏi hỗ trợ.”

Bà Mee kết luận: “Tôi có thể nói mình có hai thành tựu trong đời. Một là cậu con trai tám tuổi, Eugene; và hai là CEO SUITE, mà với tôi giống như một đứa con tôi đã nuôi dưỡng và chăm bẵm qua bao thăng trầm.”