Takot bumiyahe? Subukan ang videoconferencing

Dahil laman ng mga balita ang terorismo at ang Severe Acute Respiratory Syndrome (SARS), hindi na opsyon ang business travel para sa maraming korporasyon. Gayunman, mahalaga ang harapang pagkikita upang simulan at panatilihin ang ugnayan sa negosyo. Hindi lamang ito tungkol sa pagdinig ng mga boses kundi sa pagkakita ng body language. Ang pinakamaliit na galaw ng isang tao ay maaaring magsabi ng napakarami sa sanay na mata.

Kaya bakit hindi videoconferencing? Matagal nang minamaliit ng mga tao ang teknolohiya ng video communication, sinasabing hindi pa ito handa para sa malawakang paggamit, ngunit kung maayos na pinaplano, maaari itong maging napakabisang kasangkapan. Bukod dito, mas mura nang malaki ang isang videoconferencing session kaysa sa business travel na kinabibilangan ng bayad sa visa, tiket sa eroplano, gastos sa hotel at nawawalang produktibidad habang naglalakbay.

Kaya bakit hindi ito subukan?

Maraming lugar sa Jakarta ang nag-aalok ng mga pasilidad sa videoconferencing, gaya ng CEO SUITE (www.ceosuite.com). Ayon kay Maya Kandou, General Manager ng CEO SUITE, nakapagdaos na ang CEO SUITE ng dose-dosenang videoconference sa mga pasilidad nito. Sa pakikipagtulungan sa Indosat, kaya niyang pagsilbihan ang anumang kahilingan ng mga kliyente para sa videoconference at makatulong sa pagpaplano ng pulong.

Sa videoconferencing, dalawang hardware unit ang nag-uusap sa pamamagitan ng mabibilis na linya ng telepono. Hinog na ang teknolohiya, at may kasama itong iba’t ibang pasilidad na makatutulong sa paghahatid ng mahahalagang mensahe sa mga kliyente o kasosyo.

May mga pasilidad sa videoconferencing ang karamihan ng bansa kaya hindi dapat mahirap maghanap ng angkop na business/communication center na malapit sa kabilang partido. Tingnan sa internet kung kailangan ng tulong ng iyong kliyente o kasosyo sa ibang bansa. Karaniwang may ganitong pasilidad ang isang telecommunication provider.

Narito ang ilang tip sa pagdaraos (o pagtanggap) ng isang videoconference meeting:

• Alamin ang kakayahan ng hardware ng kabilang partido at magkasundo sa bandwidth. Kapag mas mataas ang bandwidth (hal. 384 Kbps), mas maganda ang kalidad ng larawan. Gayunman, kung sinusuportahan ng iyong hardware ang mas mataas na bandwidth habang mas mababa lamang ang kaya ng kabilang partido, babagsak ang koneksyon sa pinakamababang antas na kaya ng dalawa.
• Laging tiyakin na may hawak kang ilang contact number (landline kung posible, dahil minsan hindi maabot ang mobile phone) ng kabilang partido sa ibang bansa kung sakaling magkaproblema ang koneksyon.

• Ilang araw bago ang tawag, igiit na subukan ang kagamitan sa videoconferencing sa pamamagitan ng pagtawag sa kabilang partido. Dapat magsagawa ang dalawang panig ng test call at pagtanggap upang mahanap ang pinakamainam na antas ng audio at video.
• Tiyaking walang kalituhan sa oras ng tawag. Upang kumonekta ang mga video call, dapat nakabukas ang kagamitan sa magkabilang dulo. Nakagugulat na napakaraming videoconferencing call ang hindi nakakonekta dahil hindi handang tumanggap ang isang partido.

• Kadalasang kada oras ang singil sa videoconferencing (kung ikaw ang tatawag) kaya tiyaking may nakahanda at naaprubahang agenda nang maaga.

• May espesyal na tampok ang ilang hardware ng videoconference gaya ng umiikot na camera at kakayahang mag-zoom. Dahil dito, malinaw na nakikita ng mga gumagamit sa magkabilang dulo kung sino ang nagsasalita. Bukod dito, pinapayagan ka rin ng mga premium na pasilidad na magkonekta ng laptop upang maibahagi ang mga presentasyon sa lahat. Sulitin ang paggamit sa mga ito!

• Magpatalaga ng technician (o isang taong pamilyar sa sistema) na nakaantabay sa silid upang matiyak na maayos ang takbo ng videoconferencing. Kung wala man ibang magawa, maaari nilang paandarin ang camera upang mag-pan at mag-zoom sa angkop na nagsasalita (kung naaangkop). Napakabisa nito sa paghahatid ng body language.

• Kapag nagsasalita, humarap sa camera na karaniwang nasa tabi ng TV screen upang maipadama na parang harapang pag-uusap ito (mainam kung naka-zoom in).

• Karaniwan, napakasensitibo ng mga mikropono sa videoconferencing at kayang masalo kahit ang pinakamahinang bulong. Iwasan ang hindi kinakailangang pagbabalasa ng mga papel.

• Kung may iba ka pang biswal, gaya ng mga aklat o sample ng produkto, ihanda ang mga ito sa tiyak na lugar kung saan makapag-zo-zoom in ang camera. Maghanda ng sapat na ilaw.

• Tiyaking may backup na hardware para sa teleconference at linya ng IDD kung sakaling hindi kumonekta o maagang maputol ang videoconference.

Bagaman maaaring mahirap sa simula na masanay sa bagong uri ng teknolohiyang ito, nag-aalok ang videoconferencing ng napakalaking benepisyo. Mas maraming tao ang makalalahok sa mga pulong sa halip na malimitahan ng badyet sa paglalakbay, wala nang mahahabang pila para sa visa o security check, at tiyak na wala nang pagkaantala sa biyahe o nawawalang bagahe! Siyempre, hindi ka makapamamasyal pagkatapos ng pulong, ngunit sa mga panahong ito ng krisis, mas mabuti nang ligtas kaysa magsisi.