Takut bepergian? Cobalah konferensi video

Dengan terorisme dan Sindrom Pernapasan Akut Parah (SARS) yang menjadi berita utama, perjalanan bisnis tidak lagi menjadi pilihan bagi banyak perusahaan. Padahal, bertemu tatap muka sangat penting untuk memulai dan memelihara hubungan bisnis. Bukan sekadar mendengar suara, melainkan melihat bahasa tubuh. Gerakan sekecil apa pun dari seseorang dapat berbicara banyak bagi mata yang terlatih.

Jadi, mengapa tidak menggunakan konferensi video? Orang selalu mengabaikan teknologi komunikasi video dengan mengatakan bahwa teknologi ini belum siap untuk digunakan secara luas, tetapi jika direncanakan dengan baik, teknologi ini dapat menjadi alat yang sangat efektif. Selain itu, biaya sesi konferensi video jauh lebih rendah dibandingkan perjalanan bisnis, yang mencakup biaya visa, tiket pesawat, biaya hotel, dan hilangnya produktivitas selama perjalanan.

Jadi, mengapa tidak mencobanya?

Ada cukup banyak tempat di Jakarta yang menawarkan fasilitas konferensi video, seperti CEO SUITE (www.ceosuite.com). Maya Kandou, General Manager CEO SUITE, mengatakan bahwa CEO SUITE telah menyelenggarakan puluhan konferensi video di tempatnya. Bermitra dengan Indosat, ia dapat melayani setiap permintaan konferensi video dari klien dan dapat membantu merencanakan rapat.

Konferensi video melibatkan dua unit perangkat keras yang berkomunikasi melalui saluran telepon berkecepatan tinggi. Teknologinya telah matang dan dilengkapi berbagai fasilitas yang dapat membantu menyampaikan pesan-pesan penting kepada klien atau mitra.

Sebagian besar negara memiliki fasilitas konferensi video sehingga tidak akan terlalu sulit untuk menemukan pusat bisnis/komunikasi yang sesuai di dekat pihak lain. Periksa internet jika klien/mitra Anda di luar negeri membutuhkan bantuan. Penyedia telekomunikasi biasanya memiliki fasilitas tersebut.

Berikut beberapa kiat untuk menyelenggarakan (atau menerima) rapat konferensi video:

“Cari tahu kemampuan perangkat keras pihak lain dan sepakati bandwidth-nya. Semakin tinggi bandwidth (misalnya 384 Kbps), semakin baik kualitas gambarnya. Namun, jika perangkat keras Anda mendukung bandwidth yang lebih tinggi sementara pihak lain hanya mampu menggunakan bandwidth yang lebih rendah, koneksi akan otomatis menyesuaikan ke tingkat terendah yang dimiliki bersama.” Selalu pastikan Anda memiliki beberapa nomor kontak (telepon rumah/kantor jika memungkinkan, karena ponsel terkadang tidak dapat dihubungi) dari pihak lain di luar negeri untuk berjaga-jaga jika terjadi masalah koneksi.

“ Beberapa hari sebelum panggilan, mintalah uji coba peralatan konferensi video dengan menghubungi pihak lain. Kedua pihak harus melakukan uji coba panggilan keluar dan masuk untuk menemukan tingkat audio dan video yang optimal.” Pastikan tidak ada kebingungan mengenai waktu panggilan. Agar panggilan video dapat tersambung, kedua belah pihak harus menyalakan peralatannya. Sejumlah besar panggilan konferensi video, secara mengejutkan, gagal tersambung karena salah satu pihak belum siap menerima.

“ Sebagian besar biaya konferensi video dihitung per jam (jika Anda yang memulai panggilan), jadi pastikan agenda telah disusun dan disetujui sebelumnya.

“ Beberapa perangkat keras konferensi video memiliki fitur khusus seperti kamera yang dapat berputar dan kemampuan zoom. Hal ini memungkinkan pengguna di kedua belah pihak melihat dengan jelas siapa yang sedang berbicara. Selain itu, fasilitas premium juga memungkinkan Anda menghubungkan laptop untuk berbagi presentasi kepada semua peserta. Manfaatkan fitur-fitur tersebut secara optimal!

“ Siapkan seorang teknisi (atau seseorang yang memahami sistemnya) untuk siaga di ruangan guna memastikan konferensi video berjalan lancar. Setidaknya, mereka dapat mengoperasikan kamera untuk bergeser dan memperbesar gambar ke pembicara yang sesuai (jika ada). Cara ini sangat efektif untuk menyampaikan bahasa tubuh.

“ Saat berbicara, hadapkan wajah ke kamera yang biasanya terletak di dekat layar TV untuk menciptakan kesan percakapan tatap muka (memperbesar gambar akan lebih baik).

“ Biasanya, mikrofon konferensi video sangat sensitif dan dapat menangkap bisikan sekecil apa pun. Hindari membolak-balik kertas tanpa perlu.

“ Jika Anda memiliki materi visual lain, seperti buku atau contoh produk, siapkan di area khusus tempat kamera dapat memperbesar gambarnya. Siapkan pencahayaan yang memadai.

“ Pastikan tersedia perangkat keras telekonferensi cadangan dan saluran IDD untuk berjaga-jaga jika konferensi video gagal tersambung atau terputus sebelum waktunya.

Meskipun mungkin sulit pada awalnya untuk membiasakan diri dengan teknologi baru semacam ini, konferensi video menawarkan manfaat yang luar biasa. Lebih banyak orang dapat berpartisipasi dalam rapat tanpa dibatasi anggaran perjalanan, tidak ada lagi antrean panjang untuk visa atau pemeriksaan keamanan, dan tentu saja tidak ada penundaan perjalanan atau bagasi yang hilang! Tentu saja, Anda tidak dapat berjalan-jalan setelah rapat, tetapi di masa krisis seperti ini, lebih baik mencegah daripada menyesal.