Ngại đi lại? Hãy thử hội nghị truyền hình

Với chủ nghĩa khủng bố và Hội chứng hô hấp cấp tính nặng (SARS) chiếm lĩnh các trang tin, đi công tác không còn là lựa chọn của nhiều tập đoàn. Tuy nhiên, gặp gỡ trực tiếp là điều thiết yếu để khởi đầu và duy trì quan hệ kinh doanh. Điều quan trọng không hẳn là nghe giọng nói mà là nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể. Cử động nhỏ nhất của một người cũng có thể nói lên rất nhiều điều với con mắt tinh tường.

Vậy tại sao không dùng hội nghị truyền hình? Người ta vẫn luôn gạt bỏ công nghệ liên lạc bằng video, cho rằng nó chưa sẵn sàng để sử dụng rộng rãi, nhưng nếu được lên kế hoạch đúng cách, đây có thể là một công cụ rất hiệu quả. Ngoài ra, chi phí cho một phiên hội nghị truyền hình thấp hơn rất nhiều so với một chuyến công tác, vốn bao gồm phí thị thực, vé máy bay, chi phí khách sạn và năng suất bị mất trong thời gian di chuyển.

Vậy tại sao không thử?

Có khá nhiều nơi tại Gia-các-ta cung cấp tiện nghi hội nghị truyền hình, chẳng hạn như CEO SUITE (www.ceosuite.com). Bà Maya Kandou, Tổng Giám đốc CEO SUITE, cho biết CEO SUITE đã tổ chức hàng chục cuộc hội nghị truyền hình tại cơ sở của mình. Hợp tác với Indosat, bà có thể đáp ứng mọi yêu cầu hội nghị truyền hình của khách hàng và có thể hỗ trợ lên kế hoạch cho cuộc họp.

Hội nghị truyền hình bao gồm hai thiết bị phần cứng liên lạc với nhau qua đường dây điện thoại tốc độ cao. Công nghệ này đã hoàn thiện và đi kèm nhiều tính năng có thể hỗ trợ truyền tải những thông điệp chính tới khách hàng hoặc đối tác.

Hầu hết các quốc gia đều có tiện nghi hội nghị truyền hình, vì vậy không quá khó để tìm một trung tâm kinh doanh/liên lạc phù hợp gần phía đối tác. Hãy tra cứu trên internet nếu khách hàng/đối tác ở nước ngoài của bạn cần hỗ trợ. Các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông thường có sẵn một trung tâm như vậy.

Dưới đây là một vài lời khuyên khi tổ chức (hoặc tiếp nhận) một cuộc họp qua hội nghị truyền hình:

“Hãy tìm hiểu năng lực phần cứng của phía bên kia và thống nhất về băng thông. Băng thông càng cao (ví dụ 384 Kbps) thì chất lượng hình ảnh càng tốt. Tuy nhiên, nếu phần cứng của bạn hỗ trợ băng thông cao hơn trong khi phía bên kia chỉ duy trì được băng thông thấp hơn, kết nối sẽ mặc định ở mức chung thấp nhất.” Luôn bảo đảm bạn có một vài số liên lạc (điện thoại cố định nếu có thể, vì điện thoại di động đôi khi không liên lạc được) của phía đối tác ở nước ngoài phòng khi kết nối gặp sự cố.

“Vài ngày trước cuộc gọi, hãy yêu cầu thử nghiệm thiết bị hội nghị truyền hình bằng cách gọi cho phía bên kia. Cả hai bên nên thực hiện một cuộc gọi thử và nhận cuộc gọi để tìm ra mức âm thanh và hình ảnh tối ưu.” Bảo đảm không có sự nhầm lẫn về thời gian của cuộc gọi. Để các cuộc gọi video kết nối được, cả hai đầu đều phải bật thiết bị. Một số lượng lớn đáng ngạc nhiên các cuộc hội nghị truyền hình không kết nối được vì một bên chưa sẵn sàng nhận cuộc gọi.

“ Hầu hết phí hội nghị truyền hình được tính theo giờ (nếu bạn là người khởi tạo cuộc gọi), vì vậy hãy bảo đảm chương trình họp được soạn thảo và phê duyệt trước.

“ Một số phần cứng hội nghị truyền hình có các tính năng đặc biệt như camera xoay và khả năng thu phóng. Điều này cho phép người dùng ở cả hai đầu nhìn rõ ai đang nói. Ngoài ra, các tiện nghi cao cấp còn cho phép bạn kết nối máy tính xách tay để chia sẻ bài thuyết trình cho tất cả mọi người. Hãy tận dụng tối đa chúng!

“ Hãy bố trí một kỹ thuật viên (hoặc người am hiểu hệ thống) túc trực trong phòng để bảo đảm hội nghị truyền hình diễn ra suôn sẻ. Ít nhất thì họ cũng có thể điều khiển camera để quay và phóng to vào người đang phát biểu (nếu có). Điều này rất hiệu quả trong việc truyền tải ngôn ngữ cơ thể.

“ Khi nói, hãy hướng về phía camera, thường được đặt cạnh màn hình TV, để tạo cảm giác như đang trò chuyện trực tiếp (phóng to hình ảnh sẽ càng tốt).

“ Thông thường, micro hội nghị truyền hình rất nhạy và có thể bắt được cả tiếng thì thầm nhỏ nhất. Tránh lật giấy tờ khi không cần thiết.

“ Nếu bạn có các tài liệu trực quan khác như sách hoặc mẫu sản phẩm, hãy chuẩn bị chúng ở một khu vực cụ thể nơi camera có thể phóng to. Hãy chuẩn bị đủ ánh sáng.

“ Hãy bảo đảm có sẵn phần cứng hội nghị qua điện thoại dự phòng và một đường dây IDD phòng khi hội nghị truyền hình không kết nối được hoặc bị ngắt giữa chừng.

Mặc dù ban đầu có thể khó làm quen với loại công nghệ mới này, hội nghị truyền hình thực sự mang lại những lợi ích to lớn. Nhiều người hơn có thể tham gia các cuộc họp thay vì bị giới hạn bởi ngân sách công tác, không còn những hàng dài chờ xin thị thực hay kiểm tra an ninh, và chắc chắn không còn chuyến bay bị hoãn hay hành lý thất lạc! Tất nhiên, bạn không thể đi tham quan sau cuộc họp, nhưng trong thời kỳ khủng hoảng này, cẩn tắc vô áy náy.