Takut untuk melancong? Cuba persidangan video

Dengan keganasan dan Sindrom Pernafasan Akut Teruk (SARS) menjadi tajuk utama berita, perjalanan perniagaan bukan lagi satu pilihan bagi banyak syarikat. Namun, pertemuan bersemuka amat penting untuk memulakan dan mengekalkan hubungan perniagaan. Ia bukan sekadar mendengar suara tetapi melihat bahasa badan. Gerakan sekecil mana pun oleh seseorang boleh membawa makna yang besar kepada mata yang terlatih.

Jadi mengapa tidak persidangan video? Orang ramai sering memperlekehkan teknologi komunikasi video, dengan mengatakan ia belum bersedia untuk digunakan secara meluas, tetapi jika dirancang dengan betul, ia boleh menjadi alat yang sangat berkesan. Selain itu, kos sesi persidangan video jauh lebih rendah berbanding perjalanan perniagaan yang merangkumi yuran visa, tiket penerbangan, kos hotel dan produktiviti yang hilang semasa perjalanan.

Jadi mengapa tidak mencubanya?

Terdapat beberapa tempat di Jakarta yang menawarkan kemudahan persidangan video, seperti CEO SUITE (www.ceosuite.com). Maya Kandou, Pengurus Besar CEO SUITE, berkata CEO SUITE telah menganjurkan berpuluh-puluh persidangan video di premisnya. Dengan kerjasama Indosat, beliau boleh mengendalikan sebarang permintaan persidangan video daripada pelanggan dan boleh membantu merancang mesyuarat tersebut.

Persidangan video melibatkan dua unit perkakasan yang berkomunikasi melalui talian telefon berkelajuan tinggi. Teknologi ini telah matang, dan disertakan dengan pelbagai kemudahan yang boleh membantu menyampaikan mesej utama kepada pelanggan atau rakan kongsi.

Kebanyakan negara mempunyai kemudahan persidangan video, jadi tidak sepatutnya sukar untuk mencari pusat perniagaan/komunikasi yang sesuai berhampiran pihak yang satu lagi. Semak di internet jika pelanggan/rakan kongsi anda di luar negara memerlukan bantuan. Penyedia telekomunikasi biasanya mempunyai kemudahan sedemikian.

Berikut ialah beberapa petua untuk menganjurkan (atau menerima) mesyuarat persidangan video:

“Ketahui keupayaan perkakasan pihak yang satu lagi dan persetujui lebar jalur. Semakin tinggi lebar jalur (contohnya 384 Kbps), semakin baik kualiti gambar. Walau bagaimanapun, jika perkakasan anda menyokong lebar jalur yang lebih tinggi sedangkan pihak yang satu lagi hanya mampu menampung lebar jalur yang lebih rendah, sambungan akan kembali kepada penyebut sepunya terendah.” Sentiasa pastikan anda mempunyai beberapa nombor untuk dihubungi (talian tetap jika boleh, kerana telefon bimbit kadangkala tidak dapat dihubungi) bagi pihak di luar negara sekiranya berlaku masalah sambungan.

“Beberapa hari sebelum panggilan, tegaskan supaya peralatan persidangan video diuji dengan menghubungi pihak yang satu lagi. Kedua-dua pihak perlu membuat dan menerima panggilan ujian untuk mendapatkan tahap audio dan video yang optimum.” Pastikan tiada kekeliruan tentang waktu panggilan. Agar panggilan video dapat disambungkan, kedua-dua pihak mesti menghidupkan peralatan mereka. Jumlah panggilan persidangan video yang gagal disambungkan kerana satu pihak tidak bersedia untuk menerima adalah sangat tinggi secara mengejutkan.

“Kebanyakan bayaran persidangan video dikenakan mengikut jam (jika anda yang memulakan panggilan), jadi pastikan agenda disediakan dan diluluskan lebih awal.

“Sesetengah perkakasan persidangan video mempunyai ciri khas seperti kamera berputar dan keupayaan zum. Ini membolehkan pengguna di kedua-dua pihak melihat dengan jelas siapa yang sedang bercakap. Selain itu, kemudahan premium juga membolehkan anda menyambungkan komputer riba untuk berkongsi pembentangan dengan semua. Manfaatkannya sebaik mungkin!

“Sediakan seorang juruteknik (atau seseorang yang biasa dengan sistem tersebut) untuk bersiap sedia di dalam bilik bagi memastikan persidangan video berjalan lancar. Paling tidak, mereka boleh mengendalikan kamera untuk menggerakkan dan mengezum ke arah penceramah yang sesuai (jika berkenaan). Ini sangat berkesan dalam menyampaikan bahasa badan.

“Semasa bercakap, hadapkan diri ke arah kamera yang biasanya terletak di sebelah skrin TV untuk mewujudkan ilusi perbualan bersemuka (zum dekat adalah lebih baik).

“Biasanya, mikrofon persidangan video sangat sensitif dan boleh menangkap bisikan yang paling perlahan. Elakkan menyelak kertas tanpa perlu.

“Jika anda mempunyai bahan visual lain, seperti buku atau sampel produk, sediakan bahan tersebut di kawasan tertentu yang boleh dizum oleh kamera. Sediakan pencahayaan yang mencukupi.

“Pastikan anda mempunyai perkakasan telepersidangan sandaran dan talian IDD sekiranya persidangan video gagal disambungkan atau terputus lebih awal.

Walaupun mungkin sukar pada mulanya untuk membiasakan diri dengan teknologi jenis baharu ini, persidangan video memang menawarkan manfaat yang sangat besar. Lebih ramai orang boleh menyertai mesyuarat tanpa dihadkan oleh bajet perjalanan, tiada lagi barisan panjang untuk visa atau pemeriksaan keselamatan, dan pastinya tiada kelewatan perjalanan atau bagasi yang hilang! Sudah tentu, anda tidak boleh bersiar-siar selepas mesyuarat, tetapi pada masa krisis seperti ini, lebih baik berwaspada daripada menyesal.