出張が不安？ ビデオ会議を試してみましょう
テロや重症急性呼吸器症候群（SARS）が大きく報じられる中、多くの企業にとってビジネス出張はもはや選択肢ではなくなっています。しかし、ビジネス関係を築き、維持するためには、直接顔を合わせることが欠かせません。大切なのは声を聞くことよりも、むしろボディランゲージを見ることです。訓練された目には、相手のほんのわずかな動きが多くを物語ります。
では、ビデオ会議はいかがでしょうか。ビデオ通信技術は、本格的な利用にはまだ早いとして常に軽視されてきましたが、適切に計画すれば非常に効果的なツールとなり得ます。さらに、ビデオ会議のセッション費用は、ビザ手数料、航空券、ホテル代、移動中の生産性の損失などを含むビジネス出張の費用よりもはるかに安く済みます。
それなら、試してみてはいかがでしょうか。
ジャカルタには、CEO SUITE（www.ceosuite.com）のようにビデオ会議設備を提供している場所がいくつもあります。CEO SUITEのゼネラルマネージャーであるMaya Kandouによると、CEO SUITEはこれまでに自社施設で数十件のビデオ会議を開催してきました。Indosatとの提携により、顧客からのあらゆるビデオ会議の依頼に対応でき、会議の計画もサポートできるといいます。
ビデオ会議は、2台のハードウェアユニットが高速電話回線を介して通信する仕組みです。この技術はすでに成熟しており、顧客やパートナーに重要なメッセージを伝えるのに役立つさまざまな機能を備えています。
ほとんどの国にはビデオ会議設備があるため、相手先の近くで適切なビジネスセンターやコミュニケーションセンターを見つけるのはそれほど難しくないはずです。海外の顧客やパートナーが支援を必要としている場合は、インターネットで調べてみてください。通信事業者が設備を用意していることが一般的です。
ビデオ会議を主催する（または受ける）際のヒントをいくつかご紹介します。
・相手側のハードウェアの性能を確認し、帯域幅について合意しておきましょう。帯域幅が高いほど（例：384 Kbps）、画質は向上します。ただし、自分側のハードウェアがより高い帯域幅に対応していても、相手側が低い帯域幅しか維持できない場合、接続は双方に共通する最も低い帯域幅に落とされます。
・接続に問題が生じた場合に備え、海外の相手先の連絡先番号を必ずいくつか控えておきましょう（携帯電話はつながらないこともあるため、できれば固定電話の番号を）。
・通話の数日前には、相手側に電話をかけてビデオ会議機器のテストを行うよう求めましょう。双方がテスト通話の発信と受信を行い、最適な音声と映像のレベルを確認する必要があります。
・通話の時刻について誤解がないようにしましょう。ビデオ通話を接続するには、双方の機器の電源が入っていなければなりません。一方が受信の準備をしていなかったために接続に失敗するビデオ会議は、驚くほど多いのです。
・ほとんどのビデオ会議の料金は時間単位（自分から発信する場合）で課金されるため、事前に議題を作成し、承認を得ておきましょう。
・ビデオ会議用ハードウェアの中には、回転式カメラやズーム機能などの特別な機能を備えたものがあります。これにより、双方の参加者が誰が話しているのかをはっきりと確認できます。さらに、高機能な設備ではノートパソコンを接続して、全員でプレゼンテーションを共有することもできます。これらを最大限に活用しましょう！
・ビデオ会議が円滑に進むよう、技術者（またはシステムに詳しい人）に室内で待機してもらいましょう。少なくとも、該当する発言者に合わせてカメラをパンやズームで操作してもらうことができます（該当する場合）。これはボディランゲージを伝えるのに非常に効果的です。
・話すときは、通常テレビ画面のそばに設置されているカメラに向かって話し、対面で会話しているような臨場感を出しましょう（ズームインするとなお効果的です）。
・ビデオ会議用のマイクは一般に感度が非常に高く、ごくわずかなささやき声も拾ってしまいます。不必要に書類をがさがさと動かさないようにしましょう。
・書籍や製品サンプルなど、ほかに見せたいものがある場合は、カメラがズームインできる特定の場所に準備しておきましょう。十分な照明も用意しておきましょう。
・ビデオ会議がつながらない場合や途中で切断された場合に備え、予備の電話会議用ハードウェアとIDD回線を必ず用意しておきましょう。
この新しい種類の技術に慣れるのは最初は難しいかもしれませんが、ビデオ会議には非常に大きなメリットがあります。出張予算に制約されることなく、より多くの人が会議に参加できるうえ、ビザやセキュリティチェックのための長い行列もなくなり、移動の遅延や手荷物の紛失も当然ありません！ もちろん会議の後に観光に出かけることはできませんが、このような危機の時代には、後悔するよりも安全を優先するほうが賢明です。
