가상 오피스, 현실이 되다

가상 오피스와 인스턴트 오피스는 아직 국내에서 비교적 생소하지만 서비스 수요는 늘고 있다. The Jakarta Post 기고가 Rudy Madanir가 이 추세를 자세히 들여다봤다.

자카르타: Michael Sinjorgo의 손님이 되어 보자. 리셉션 구역에 발을 들이는 순간 미소 띤 아름다운 접수 직원 두 명이 따뜻하게 맞이한다. 1분 뒤면 넓은 홀에 앉아 차나 커피를 마시며, 시내의 명망 높은 비즈니스 주소인 Jl. Sudirman의 자카르타 증권거래소 빌딩에 자리한 사무실의 편안하고 고급스러운 분위기를 누리게 된다.

Sinjorgo는 손님들이 자주 하는 말을 흉내 내며 “와, 사무실이 엄청 크네요”라고 말했다. 그는 “다들 내가 이곳 전체의 큰 사장인 줄 안다”며 웃었다. 손님들이 놀라는 것은, Sinjorgo가 이 사무실이 자기 것이 아니라 손님을 만나기 위해 일부만 빌린 것이라고 설명할 때다.

59세의 백발인 캐나다 국적의 Sinjorgo는 보험 리스크 관리 컨설팅 회사 PT. Usaha Tepat Guna의 대표이사다. 그는 현지 직원 5명만으로 사업을 운영하며, 회사는 사실상 1년 내내 상설 사무 공간이 필요하지 않다. 업무 특성상 대기업들과 일하는 Sinjorgo에게는 고객사 사무실 안에 업무 공간을 두는 것이 더 실용적이다. 그는 “우리 직원들은 이동이 매우 잦아서 한 회사에서 4시간을 보내고 다른 회사로 옮겨 다시 3시간을 일하기도 한다. 그러니 꼭 자체 사무 공간이 필요한 것은 아니다”라고 말했다.

Sinjorgo는 “물리적 사무실이 없을 때의 사무실”이라는 가상 오피스 개념을 적용한 인스턴트 오피스 센터의 고객이다. 월 약 Rp.1 million을 내고 Sinjorgo는 전용 전화 회선, 그의 회사 이름으로 전화를 받는 접수 직원, 하루 1시간의 사무실 이용, 그리고 무엇보다 인스턴트 오피스 센터를 비즈니스 주소로 사용하는 것을 포함한 기본 가상 오피스 서비스를 이용하고 있다.

이 센터는 가상 오피스 고객뿐 아니라 40개의 상주 고객도 두고 있어 Sinjorgo와 같은 주소를 공유하는 회사는 140곳에 이를 수 있다. 자카르타 주요 대로변 최신 빌딩들의 반 층 또는 한 층 전체를 차지한 이들 센터는 이제 기업 이미지와 비용 효율성 등 다양한 서비스를 제공하며 비즈니스 업계의 요구에 부응하고 있다.

인도네시아 경제 회복과 맞물려 고객 각자의 일반적·개별적 요구를 충족시키려는 센터로 몰려드는 기업이 점점 늘고 있다. 고객은 사업 기회를 찾아 막 도착한 신규 외국인 투자자일 수도 있고, 경제 위기로 명망 있는 비즈니스 지구에서 떠나야 했던 몸집 줄이기 중인 기업일 수도 있다.

새로 진출한 다국적 기업은 자체 사무실이나 공장을 세우기 전에 비서, 접수 직원, 회의실을 공유하는 가구 완비 소형 사무실을 센터 내에 임대할 수 있다. 그러면 사무실을 개설하고 직원을 채용하는 번거로움 없이 초기 운영에 집중할 수 있다. 몇 달 후 회사는 임시 사무실을 떠나 자체 사무실을 세우거나, 대표 사무소를 차려 센터에 남거나, 성과가 없으면 그 나라를 떠날 수 있다.

몸집을 줄이는 기업도 가상 오피스 센터의 고객이 됨으로써 비즈니스 이미지를 유지할 수 있다. 고객이 된다고 해서 반드시 센터 안에 사무실을 빌려야 하는 것은 아니다. 회사 이름으로 응대하는 맞춤형 전화 응대 서비스를 포함해 센터의 주소를 빌릴 수 있다. 그 결과 비싼 지역의 사무 공간 임대 비용을 아낄 수 있다. 더 중요한 것은 탕그랑이나 브카시에 있는 루코(상가 주택) 주소를 대표 사무소 주소로 드러내지 않음으로써 이미지를 지킬 수 있다는 점이다. 실제(상주)든 가상이든 인스턴트 오피스 수요는 늘고 있다.

주요 인스턴트 오피스 운영사 중 하나인 CEO는 자카르타 증권거래소 빌딩 센터에서 상주 고객과 가상 오피스 고객 모두 수용 한도에 도달했다. 이에 따라 이 운영사는 GKBI 빌딩에 두 번째 센터를 열었다. 스망기 클로버 인터체인지 옆이다.

전통적인 사무실과 달리 이들 센터는 상주 고객에게 필요하면 월 단위부터 시간 단위까지 임대료 지불에 유연성을 제공한다.

두 센터의 방 크기는 작게는 12제곱미터에서 70제곱미터까지 다양하다. 요구 사항이 하룻밤 사이에 바뀔 수 있으므로 일부 방은 연결문과 칸막이만으로 확장하거나 축소할 수 있도록 설계됐다.

인도네시아 경제가 더 이상 대형 사업자들에 의해 좌우되지 않게 되면, 인터넷과 첨단 기술의 뒷받침 덕분에 100제곱미터 미만의 사무 공간만 필요로 하는 중소기업이 더 많아질 것이다.