가상 오피스

출근하시나요? 건물 안의 물리적 사무실 말고 다른 대안을 생각해 본 적이 있나요? 가상 오피스가 이동이 잦은 사업주에게 주는 유연성을 고려해 본 적은요?

월드와이드웹과 인터넷 기술이 비즈니스 세계의 업무 질서를 바꿔 놓았듯, 가상 오피스라는 개념 역시 여러 면에서 수많은 기업과 비즈니스 전문가들의 업무 습관을 바꿔 놓았다.

가상 오피스를 이용하면 비즈니스 전문가는 어디서든 일할 수 있고, 막대한 자본 투자나 직원 고용 없이도 사무실을 유지할 수 있다. 그에게 절감 효과는 금전적인 면뿐 아니라 행정적인 면에서도 나타난다. 실제 물리적 사무 공간이 있든 없든 업무 거래는 계속된다.

소규모 재택 사무실(SOHO) 개념은 몇 년 전, 바쁜 전문가들이 이미 빠듯한 업무 일과 속에 가족과의 소중한 시간을 담아내야 할 필요성을 깨달으면서 시작됐다. (참고: SOHO: 나의 집, 나의 사무실)

가상 오피스(VO) 개념(일부에서는 인텔리전트 오피스(IO)와 혼용하기도 한다)의 발전은 SOHO 개념에서 비롯됐다. SOHO가 자택 주소나 휴대전화 연락처로 일하는 데 따른 불완전함을 감수하는 반면, VO는 기존 업무 공간에 버금가는 스타일과 품격을 갖추고 집에서 일할 수 있게 해 주며, 비용은 그 일부에 불과하다.

VO에 가입하면 가입한 비즈니스 센터에서 다른 혜택도 누릴 수 있다. 동료나 고객과 만날 수 있는 제대로 된 회의실이나 이사회실 시설, 우편물과 소포를 받을 수 있는 제대로 된(그리고 품격 있는) 우편 주소, 전문 전화 응대 서비스, 임시 행정 업무를 위한 비서 인력 지원 등이다.

VO 또는 IO 개념은 아주 간단히 말해 SOHO 개념의 유연성과 기존 개념의 이미지, 품격, 업무 시설에 대한 필요를 결합한 것이다. VO 또는 IO 개념은 서비스 중심이며, 필요할 때 이용할 수 있는 사무 환경이 함께 제공된다. VO 또는 IO 서비스 가입자는 실제로 그곳에 물리적 사무실을 갖고 있지 않더라도 명함에 품격 있는 사무실 주소를 기재할 수 있다. 결국 그는 물리적 공간에 대한 임대료를 내지 않고도 사업에 필요한 모든 시설을 이용할 수 있다.

집에 누군가 있을 때만 우편물과 전화를 받을 수 있는 SOHO 개념과 달리, VO 개념에서는 그가 집에서 일하더라도 모든 우편물과 전화를 그의 “사무실”에서 받는다. 그리고 그가 원하는 방식에 따라, 사무실에서 받은 우편물과 전화는 그가 편할 때 처리할 수 있다.

세무, 비자 신청, 호텔 및 항공권 예약 같은 기타 비서 업무도 가상 오피스 서비스를 제공하는 비즈니스 센터가 모두 처리해 줄 수 있다. 이처럼 VO는 재택의 유연성을 갖춘 원스톱 센터를 제공한다.

위기 속의 올바른 선택

인도네시아에서는 모든 사무 시설을 포함한 사무 공간을 제공하는 인스턴트 서비스드 오피스가 오래전부터 알려져 있었다. 하지만 이들 운영사가 VO나 IO 같은 부가가치 서비스를 서비스 목록에 포함하기 시작한 것은 비교적 최근의 일이다. 기존 서비스는 가구가 갖춰진 전통적인 공간에 가까웠다.

Mee Kim이 아시아 금융 위기가 시작됐음에도 VO 같은 서비스를 제공하기 시작한 것은 이미 1997년의 일이다. 한국 태생의 여성 사업가 Mee Kim은 자카르타 업무 지구 중심부의 자카르타 증권거래소 빌딩에 고급 비즈니스 센터 CEO SUITE를 열었다. 얼마 지나지 않아 Wisma GKBI에 또 다른 지점을 열었다. 사업 운영에 여전히 물리적 공간이 필요한 사업가들을 위해 CEO SUITE는 LAN, ISDN, 통합 메시징 시스템, 초고속 광대역 인터넷, 전화 회의 및 화상 회의 시설 등 첨단 설비를 완비한 인스턴트 오피스를 임대한다. 임대 기간은 시간, 주, 월, 연 단위로 다양하다. 그리고 물리적 공간에 얽매일 필요가 없는 사업가들에게는 VO 또는 IO 서비스라는 대안이 있다.

CEO SUITE의 매니저 Nuke에 따르면 CEO SUITE 자카르타의 VO 이용 기업은 약 300곳에 이르며, 물리적 오피스 스위트의 입주율은 90-95%를 유지하고 있다.

임대료를 묻자 Nuke는 매우 비용 효율적인 해법을 제시한다. “특히 가상 오피스의 경우 월 이용료가 가입 시 미화 60달러(USD60)부터 시작합니다. 이 요금으로 품격 있는 주소, 전용 전화선, 공용 비서를 이용할 수 있습니다.” 그녀의 말이다.

VO 서비스 이용자가 직원 1~3명의 소규모인 경우가 드물지 않지만, Nuke에 따르면 흥미로운 사실은 VO 고객의 상당수가 이미 자체 물리적 사무 공간을 보유하고 있다는 점이다. “Rhenald Kasali 씨의 회사처럼 직원이 30명이 넘는 고객도 여전히 저희 VO 가입자입니다.” Nuke가 밝혔다.

전 세계적인 위기에도 CEO SUITE는 꾸준히 평균 90% 이상의 입주율을 유지해 왔다. 불과 몇 년 만에 회사는 쿠알라룸푸르, 싱가포르, 상하이, 베이징, 한국 등 다른 해외 거점으로 확장 계획까지 세웠다. “매년 센터를 하나씩 여는 것이 목표입니다.” Nuke의 말이다.

CEO SUITE 고객 대부분은 서비스 수준을 높게 평가한다. 2002년 1월부터 VO 가입자인 Devere and Partners의 국가 매니저 John Brophy는 경쟁력 있는 가격, 전략적인 사무실 입지, 그리고 무엇보다 고객 서비스 수준 때문에 CEO SUITE를 선택했다고 말했다. 그는 직면한 어려움에 관한 질문에 “제공되는 서비스에 아무런 불편함이 없다고 생각합니다”라고 털어놓았으며, VO 서비스가 직원 생산성을 높이고 사무실 비용을 줄이는 데 도움이 된 것으로 입증됐다는 점도 빼놓지 않고 밝혔다.

인스턴트 오피스와 VO 서비스 모두 인도네시아의 외국 기업들에게서도 가입률이 높다는 점은 여전히 주목할 만하다. 경영 전문가 Rheinaldi Kasali, 재무 전문가 Safir Senduk, 마케팅 전문가 Hermawan Kertajaya 등 잘 알려진 현지 인사 여러 명도 오랫동안 가입자로 알려져 있다. Nuke에 따르면 배우이자 유명 모델인 Tracy Trinita도 일상적인 업무 관리를 위해 CEO SUITE의 서비스를 익숙하게 이용하고 있다. 아체 재난에 대응하기 위해 해외 NGO들은 구호물자 발송을 CEO SUITE에 의존했다.

VO를 처음 고려하는 이유는 순전히 금전적인 요인일 수 있지만, 가입 후에는 많은 이들이 삶의 질 향상 같은 다른 혜택도 누린다. 무한한 유연성, 접근성, 이동성 덕분에 일과 삶이 점점 더 탄력을 받으며 나아가기가 한결 수월해진 것으로 입증됐다.

다양한 상황에서 유연하게

통화 위기가 정점에 달했을 때 사업을 시작하셨습니다. 시의적절했다고 보십니까?

기업들이 비용을 줄이고 사업 규모를 축소할 방법을 필사적으로 찾고 있었기 때문에 시의적절했습니다. 일부 사무실은 문을 닫을 수밖에 없었습니다. 그런 상황에서 저희의 비용 효율적인 솔루션은 매력적인 대안이 될 수밖에 없었습니다. 일반적인 생각과 달리, 저희 상품은 실제로 어려움을 겪는 기업들의 요구를 충족해 왔습니다. 그리고 Susilo Bambang Yudhoyono 대통령 시대에 들어 그가 경제에 대한 신뢰를 회복시킨 덕분에 저희 사업은 번창하고 있습니다. 인도네시아에서 재투자와 사무 공간을 찾는 외국인들의 문의가 늘고 있습니다.

원격 비서는 어떤 역할을 하나요?

원격 비서는 모든 고객의 온갖 비서 업무를 위해 대기하고 있습니다. 호텔·레스토랑 예약, 회의실 예약, 차량 렌트, 문서 번역, 통역, 회의록 작성까지 모두 처리하며, 합리적인 가격의 10분 단위로 요금을 부과합니다.

교통 문제 때문에 가상 오피스를 선택하는 고객도 있나요?

그런 이유를 고려한 고객들이 있습니다. 우선 도심 중심부 빌딩에 미팅 장소가 생깁니다. 가정적이거나 돌봐야 할 가족이 있는 분들은, 제대로 된 사무 지원을 받으면서 집에서 일하면 이동 시간을 몇 시간씩 아낄 수 있습니다!

VO에 가입하는 주된 이유는 무엇인가요?

합리적인 임대료, 품격 있는 사무실 대외 이미지, 전문 인력 지원, 그리고 완전한 유연성입니다. 결국 업무가 효율적으로 처리됩니다.

이것이 최고의 해법이다 – CEO SUITE의 VO 고객 Benny Slamet

가상 오피스 서비스는 언제부터 이용하셨나요? 가상 세계를 통한 비즈니스 활동에 익숙하신가요?

저희는 1999년 7월부터 CEO SUITE의 가상 오피스 서비스를 이용하기 시작했습니다. 모든 면에서 저희의 비즈니스 요구를 충족해 주었습니다.

어떤 사업을 하고 계신가요?

저희는 마케팅 분야에 종사합니다. Cambridge University, International Examinations를 대리하고 있으며, 국제학교들과 School Plus라는 학교를 지원하고 있습니다. School Plus는 국가 교육과정에 더해 국제 교육과정과 국제적 경험을 제공합니다.

왜 VO 서비스를 선택하셨나요?

저희는 사무실 밖에서 보내는 시간이 매우 많기 때문에 VO 지원을 선택했습니다. 저희 같은 마케팅 회사에는 백오피스와 인력 지원이 중요합니다.

VO를 통해 어떤 혜택을 얻고 계신가요?

업무 시간 중에는 고객이 언제든 저희에게 연락할 수 있습니다. 저희가 바쁠 때는 CEO SUITE가 메시지를 받아 두어 저희가 편할 때 회신할 수 있도록 도와줍니다. 근무 시간 중 언제든 고객이 응대받고 있다는 점에서 안심할 수 있습니다.

VO 서비스를 이용하면서 더 효율적이 되셨나요?

당연히 생산성이 높아졌습니다. 사무실을 관리하거나 직원을 감독하는 등의 일에 많은 시간을 쓸 필요가 없기 때문입니다.

이 서비스를 이용한 이후 비용이 줄었나요?

인건비 같은 비용을 절감하고, 전화 시스템, 팩스, 복사기 같은 장비에 투자할 필요가 없어 비용이 크게 줄었습니다. 이제 핵심 역량인 마케팅에 집중하는 데 훨씬 더 많은 시간을 투자할 수 있게 되면서 기회비용도 크게 줄었습니다.