외국 기업 사이에서 인기를 끄는 서비스드 오피스

Hamzah, 기고자, 자카르타

어느 아침, 자카르타 스망기 클로버형 교차로에서 차량들이 긴 행렬을 이루며 거북이걸음을 하는 동안, 42세의 Vira Soekardiman은 이미 인근 GKBI 타워 39층 사무실로 향하는 엘리베이터 안에 있었다. 지난 1년 동안 그녀는 바로 이 사무실에서 서비스드 오피스 사업으로 알려진 새로운 형태의 사업인 사무실 임대 사업에 매진해 왔다.

월 US$700만 내면 자카르타의 초현대식 빌딩에 사무실을 가질 수 있다. 하지만 이 호사를 누리려면 대기자 명단이 길기 때문에 기다릴 각오를 해야 한다.

“현재 우리 사무 공간의 입주율은 100퍼센트입니다. 이는 분명 새로운 트렌드입니다.” 그녀의 말이다.

자카르타의 사무실 임대료가 매우 높다는 점을 감안하면 이 입주율은 실로 놀랍다. 예를 들어 수디르만 업무지구의 사무실 임대료는 제곱미터당 $33로, 교외에 있는 비슷한 빌딩 임대료의 두 배에 이른다.

비용 효율성은 분명 서비스드 오피스가 제공하는 장점 중 하나다. 또한 서비스드 오피스는 실용적이고 유연한 사무 공간 개념과도 연결된다. 가구, 칸막이, 카펫, 팩스기, 문구류, 전화 및 인터넷망 등 사무실의 모든 기본 필수품이 갖춰져 있어 바로 입주할 수 있다는 점에서 실용적이다. 필요에 맞게 사무실 면적과 임대 기간을 선택할 수 있다는 점에서 본질적으로 유연하다.

이 최신 사무실 모델은 초기에 사무 장비를 구입하고 전기, 전화 개통 같은 사무실 간접비를 지불하느라 상당한 돈을 써야 하는 영구 사무 공간 방식과는 다르다. 게다가 비서나 사환 같은 핵심 직원의 급여도 지급해야 한다. 더 복잡하게도, 자카르타의 여러 오피스 빌딩 관리 회사는 최소 임대 면적을 160제곱미터로 정해 두고 있다.

반면 서비스드 오피스는 전담 이중언어 전화 교환원과 즉시 착신 전환, 카피라이팅과 편집부터 임원 비서 서비스와 번역에 이르기까지 다양한 전통적 사무 시설을 제공한다.

이 밖에도 이런 유형의 사무실은 전자출판, 컬러 레이저 인쇄 및 사진 스캔, 복사, 제본, 출장 준비, 텔레마케팅, 국내외 물품 발송, 채용, 회계 및 재무 기록, 컨시어지 서비스, 문서 보관, 사무실 임대, 재해 복구 등 다양한 시설을 이용할 수 있게 해 준다.

이처럼 많은 장점 덕분에, 지사를 설립하려는 기업은 물론 영업 사무소나 새 사업을 시작하려는 기업가들이 이제 서비스드 오피스를 선호하는 것은 놀라운 일이 아니다. 서비스드 오피스는 다국적 기업 사이에서도 가장 인기가 높다.

“고객 10곳 중 7곳이 외국 기업입니다.” CEO SUITE의 이사인 Vira의 말이다. “가장 큰 고객은 ABN Amro Bank입니다.” 그녀는 덧붙였다.

그녀는 인스턴트 서비스드 오피스라는 개념 자체도 매력 요소라고 말했다. Geoff Rhodes는 2005년 9월 인도네시아에서 Etihad Airlines의 운영을 개척했다.

“그는 노트북 컴퓨터 한 대로 시작했는데, 지금은 직원 여러 명을 채용하고 이런 인스턴트 오피스 일곱 개를 임대하고 있습니다.”

CEO SUITE의 사무실 임대료는 직원 20명 규모 기업 기준으로 월 $700에서 $4,000 사이다. Vira는 이 요금이 일반 오피스 빌딩에 사무실을 두는 비용의 절반이라고 말했다. 꼼꼼히 계산해 보면 CEO SUITE가 제공하는 인스턴트 오피스 한 곳의 임대료가 기존 사무실 임대료보다 훨씬 낮다는 것을 알 수 있다.

자카르타에서는 약 300곳의 CEO SUITE 고객이 Bursa Efek Jakarta(BEJ/자카르타 증권거래소) 빌딩과 GKBI 타워 두 곳의 서비스드 오피스 시설을 이용하고 있다. 회사는 쿠알라룸푸르 Menara Maxis, 싱가포르 Singapore Land Tower, 상하이 Hong Kong New World Tower, 베이징 Twin Tower East, 그리고 서울에서 그 두 배에 달하는 고객에게 서비스를 제공한다.

“현재 해외 센터의 입주율은 100퍼센트 만실을 유지하고 있습니다. 우리 시설을 이용하려면 먼저 대기자 명단에 올라야 합니다.”

공간의 유연성을 제공하는 서비스드 오피스

Mee Kim, 기고자, 자카르타

사무실 이전만큼 업무에 지장을 주는 일도 드물다. 더 나은 계획과 더 많은 창의성으로 순조로운 이전을 이룰 수 있을까?

사무 공간을 찾는 기업은 일반적으로 네 가지 핵심 질문을 거친다. 어디에서 더 많은 사무 공간을 찾을 수 있는가? 회사의 향후 성장을 어떻게 수용할 것인가? 임대료는 얼마인가? 어떤 인센티브를 받을 수 있는가?

이는 전 세계 어디서나 비슷하게 던지는 질문이다. 이 질문에 답하다 보면 또 다른 질문으로 이어진다. 임대 만료를 얼마나 앞두고 부동산 대안 검토를 시작해야 하는가?

기존 공간으로 이전하는 경우 12개월이면 충분할 수 있지만, 18개월이면 계획 과정에서 더 큰 유연성을 확보할 수 있다. 게다가 기존의 고정 기간 계약에서 공간을 과도하게 확보하거나 공간이 부족하면 향후 사업 구상에 제약 요인이 될 수 있으므로, 기업은 장기적인 전략 목표와 사업 계획을 명확히 하는 것이 중요하다.

여러 사무실 계획 요소 가운데, 적합한 오피스 빌딩을 찾아내고, 후보 사무 공간에 대한 배치 적합성을 검토하고, 올바른 기업 아이덴티티와 공간 구성을 위해 특정 테마 디자인 회사를 기용하는 전략적 역량은 고성과 업무 환경을 조성할 가능성을 높여 준다.

사무실 공급이 빠듯하고 임대료가 오르는 성숙한 시장에서, 서비스드 오피스는 사무실 이전과 관련한 모든 고려 사항에 대해 현실적인 선택지를 제공한다. 위험은 낮고 계약 기간은 짧은 서비스드 방식을 통해 기업은 첫날부터 곧바로 업무에 돌입할 수 있다.

서비스드 방식은 언뜻 보면 제곱미터당 가격이 꽤 비싸 보일 수 있다. 그러나 임대료에 관리비, 공과금, 일반 사무실 유지보수, 완전한 비서 인력 지원, 완비된 비즈니스 및 IT 인프라와 회의 시설이 포함된다는 점을 고려하면, 부동산 시장을 잘 알지 못하거나 향후 인력 수요를 확신하기 어려운 신규 시장 진입자에게 매우 편리하고 비용 효율적인 선택지다.

서비스드 방식의 가장 큰 장점은 기업이 사업 성장 속도에 맞춰 장기적인 인력 및 공간 요건을 정할 수 있는 유연성이다.

A급 부동산·오피스 빌딩과 마찬가지로, 서비스드 오피스도 도시 내에서 뚜렷한 상위 등급과 중간 등급으로 나뉘며, 적합한 곳을 찾는 것이 낯선 나라에서 성공적인 첫걸음을 내딛는 일이 되는 경우가 많다.

서비스드 오피스 선택 팁

1. 입지는 모든 고려 사항 중 가장 중요하다. 도시 업무지구 중심부의 A급 빌딩에 있는 서비스드 오피스를 찾으면 회사의 전반적인 접근성, 편리성, 위상을 확보할 수 있다.

2. 그 공간을 미래의 사무실로 그려 보라. 디자인, 공간 구성, IT·전화 장비의 기술 사양, 인터넷 속도, 화상회의 시설 같은 회의 부대 서비스, 보안 등… 첨단 기술을 갖춘 잘 정비된 서비스드 오피스는 일상 업무를 더 잘 지원해 준다는 뜻이다.

3. 실적은 차치하더라도, 관리 및 지원 팀의 역량과 헌신을 직접 평가하는 것이 중요하다. 리셉셔니스트부터 영업 담당자, 비서에 이르기까지 이들은 매일 함께 일하게 될 확장된 지원 팀이 된다. 태도, 자격, 효율성 등 이들이 곧 회사의 첫인상이 된다.

4. 기존 고객과 과거 고객을 통해 서비스 효율성을 확인하도록 노력하라. 고객 명단 사본을 보면 어떤 유형의 조직이나 기업과 이웃으로 공간을 함께 쓰게 될지 알 수 있다.

5. 서비스드 오피스가 제공할 수 있는 부동산 외의 다른 지원 서비스에 대해서도 문의하라. 은행, 회계, 법률, 채용, 등록 등의 서비스 아웃소싱에 대해 서비스드 오피스는 이 모두를 한 지붕 아래에서 처리할 수 있는 네트워크와 자원을 갖추고 있다!

기존 방식이든 서비스드 방식이든, 실제로 일할 수 있는 공간을 확보하는 것이 이전의 주요 과제가 될 것이다.

기술 덕분에 전 세계 어디서나 언제든 일할 수 있게 되면서, 개인이 하루의 대부분을 책상에 앉아 과업 중심의 업무를 하는 전통적인 업무 환경은 공간 구성의 유연성을 높이는 방향으로 자리를 내주어야 한다.

고성과 업무 환경을 제공할 수 있다는 것은 전통적인 사고에 도전하고, 직원들이 새롭고 다르며 더 나은 업무 방식을 생각하도록 장려할 것이다.

필자 Mee Kim은 CEO SUITE의 창업자이자 대표다.