Pejabat Maya Kini Benar-Benar Hadir

Pejabat maya dan pejabat segera masih agak baharu di negara ini, tetapi permintaan terhadap perkhidmatan tersebut semakin meningkat. Penyumbang The Jakarta Post, Rudy Madanir, meneliti trend ini dengan lebih dekat.

Jakarta: Jadilah tetamu Michael Sinjorgo. Ini bermakna anda akan disambut mesra oleh dua penyambut tetamu yang cantik dan murah senyuman sebaik sahaja anda melangkah ke ruang penyambut tetamu. Dalam seminit, anda sudah duduk di dewan yang luas dengan secawan teh atau kopi, menikmati keselesaan dan suasana mewah sebuah pejabat yang terletak di Bangunan Bursa Saham Jakarta di Jl. Sudirman, sebuah alamat perniagaan berprestij di bandar ini.

“Wah, besarnya pejabat anda,” kata Sinjorgo, meniru komen yang kerap dibuat oleh tetamunya. “Mereka fikir saya bos besar bagi seluruh tempat ini,” katanya sambil ketawa. Yang mengejutkan tetamu, Sinjorgo menjelaskan bahawa pejabat itu bukan miliknya; ia hanya disewa sebahagiannya untuk tujuan bertemu tetamunya.

Sinjorgo yang berambut putih, 59 tahun, warganegara Kanada, ialah presiden pengarah sebuah syarikat perunding pengurusan risiko insurans, PT. Usaha Tepat Guna. Beliau menjalankan perniagaannya dengan hanya lima kakitangan tempatan dan syarikatnya boleh dikatakan tidak memerlukan ruang pejabat tetap sepanjang tahun. Disebabkan sifat kerja syarikatnya, adalah lebih praktikal bagi Sinjorgo, yang bekerja dengan syarikat besar, untuk mempunyai ruang pejabat di dalam pejabat pelanggannya. “Kakitangan kami sangat mudah bergerak; mereka boleh menghabiskan empat jam di satu syarikat dan kemudian berpindah ke syarikat lain selama tiga jam lagi. Ini bermakna kami tidak semestinya memerlukan ruang pejabat sendiri,” katanya

Sinjorgo ialah pelanggan sebuah pusat pejabat segera yang menerapkan konsep pejabat maya – “pejabat apabila seseorang tidak mempunyai pejabat fizikal.” Dengan membayar kira-kira Rp.1 juta sebulan, Sinjorgo memperoleh perkhidmatan asas pejabat maya, termasuk talian telefon khusus, penyambut tetamu yang menjawab telefon atas nama syarikatnya, sejam sehari penggunaan pejabat, dan paling penting, penggunaan pusat pejabat segera itu sebagai alamat perniagaannya.

Bilangan syarikat yang berkongsi alamat yang sama dengan Sinjorgo boleh mencecah 140, kerana pusat tersebut bukan sahaja melayani pelanggan pejabat maya tetapi juga 40 pelanggan dalaman. Dengan menduduki separuh atau satu tingkat penuh di beberapa bangunan terbaharu di sepanjang jalan utama Jakarta, pusat-pusat ini kini mula menyedari keperluan komuniti perniagaan, dengan menyediakan imej korporat dan kecekapan kos antara perkhidmatan lain.

Seiring dengan pemulihan ekonomi Indonesia, semakin banyak syarikat kini berpusu-pusu ke pusat-pusat ini yang berusaha memenuhi keperluan umum dan khusus setiap pelanggan. Pelanggan mungkin terdiri daripada pelabur asing baharu yang baru tiba untuk mencari peluang perniagaan, atau mungkin juga syarikat lain yang mengecilkan saiz operasi yang terpaksa berpindah dari daerah perniagaan berprestij akibat krisis ekonomi.

Sebuah syarikat multinasional yang baru tiba boleh menyewa pejabat kecil lengkap berperabot di dalam pusat dengan setiausaha, penyambut tetamu dan bilik lembaga pengarah yang dikongsi, sebelum menubuhkan pejabat atau kilangnya sendiri. Dengan cara itu, ia boleh menumpukan perhatian kepada operasi permulaannya tanpa diganggu oleh kerumitan menubuhkan pejabat sendiri dan merekrut pekerja. Selepas beberapa bulan, syarikat itu boleh meninggalkan pejabat sementaranya untuk menubuhkan pejabatnya sendiri, atau ia boleh menubuhkan pejabat perwakilan dan kekal di pusat tersebut, atau jika ia tidak berjaya, meninggalkan negara ini.

Syarikat yang mengecilkan saiz operasi masih boleh mengekalkan imej perniagaannya dengan menjadi pelanggan di salah satu pusat pejabat maya. Menjadi pelanggan tidak bermakna syarikat itu mesti menyewa pejabat di pusat tersebut. Syarikat itu boleh menyewa alamat pusat termasuk perkhidmatan menjawab telefon peribadi atas nama syarikatnya. Hasilnya, syarikat itu menjimatkan kos menyewa ruang pejabat di kawasan yang mahal. Dan lebih penting, ia dapat menjaga imejnya dengan tidak menunjukkan alamat ruko (rumah kedai) di Tangerang atau Bekasi sebagai pejabat perwakilannya. Sama ada sebenar (dalaman) atau maya, permintaan terhadap pejabat segera semakin meningkat.

CEO, salah satu pengendali utama pejabat segera, telah mencapai kapasiti penuh bagi pelanggan dalaman dan pejabat maya di pusatnya di bangunan Bursa Saham Jakarta. Oleh itu, pengendali tersebut telah membuka pusat keduanya di bangunan GKBI. Berhampiran persimpangan bertingkat Semanggi

Tidak seperti pejabat tradisional, pusat-pusat ini memberikan sedikit fleksibiliti kepada pelanggan dalaman mereka dari segi pembayaran sewa, daripada bulanan hingga mengikut jam, jika perlu.

Saiz bilik di kedua-dua pusat berbeza daripada sekecil 12 meter persegi hingga 70 meter persegi. Sesetengah bilik direka untuk pembesaran atau pengecilan dengan hanya pintu penghubung dan sekatan, kerana keperluan boleh berubah dalam sekelip mata.

Apabila ekonomi Indonesia tidak lagi dikuasai oleh pemain perniagaan besar, akan ada lebih banyak syarikat kecil dan sederhana yang memerlukan ruang pejabat kurang daripada 100 meter persegi berkat sokongan Internet dan teknologi tinggi.