Pejabat Maya

Mahu ke tempat kerja? Pernahkah anda mempertimbangkan alternatif selain pejabat fizikal di dalam sesebuah bangunan? Pernahkah anda terfikir tentang jenis fleksibiliti yang ditawarkan oleh pejabat maya kepada pemilik perniagaan yang sentiasa bergerak?

Sebagaimana world-wide-web dan teknologi internet telah mengubah tatacara kerja dunia perniagaan, konsep pejabat maya juga dalam banyak cara telah mengubah tabiat kerja banyak syarikat dan profesional perniagaan.

Pejabat maya membolehkan seorang profesional perniagaan bekerja di mana-mana sahaja dan mengekalkan sebuah pejabat tanpa pelaburan modal yang besar atau tanpa perlu mengambil kakitangan sendiri. Baginya, kelebihan penjimatan itu adalah dari segi kewangan dan juga pentadbiran. Urusan perniagaan terus berjalan, dengan atau tanpa ruang pejabat fizikal yang sebenar.

Konsep pejabat kecil pejabat rumah (SOHO) bermula beberapa tahun lalu apabila golongan profesional yang sibuk menyedari keperluan untuk menyelitkan masa berkualiti bersama keluarga ke dalam hari bekerja yang sudah sedia padat. (Lihat: SOHO: Rumahku, pejabatku)

Perkembangan konsep Pejabat Maya (VO) (atau Pejabat Pintar (IO) seperti yang digunakan secara bergilir-gilir oleh sesetengah pihak) berpunca daripada konsep SOHO. Sementara SOHO terpaksa menerima kelemahan bekerja menggunakan alamat rumah dan/atau nombor telefon bimbit, VO memenuhi keperluan bekerja dari rumah dengan gaya dan prestij yang setanding dengan ruang kerja konvensional, pada sebahagian kecil daripada kosnya.

Langganan VO memberikan keistimewaan lain di pusat perniagaan tempat ia dilanggan, seperti kemudahan bilik mesyuarat atau bilik lembaga pengarah yang sewajarnya untuk bertemu rakan sekerja atau pelanggan, alamat surat-menyurat yang sewajarnya (& berprestij) untuk menerima surat dan bungkusan, perkhidmatan menjawab panggilan profesional, serta sokongan kakitangan kesetiausahaan untuk keperluan pentadbiran ad hoc.

Konsep VO atau IO secara ringkasnya menggabungkan fleksibiliti dalam konsep SOHO dengan keperluan imej, prestij dan kemudahan kerja daripada konsep konvensional. Konsep VO atau IO berorientasikan perkhidmatan dan disertakan dengan persekitaran pejabat apabila keperluan timbul. Pada kad namanya, pelanggan perkhidmatan VO atau IO boleh mencatatkan alamat pejabat yang berprestij, walaupun beliau tidak mempunyai pejabat fizikal di situ. Secara keseluruhannya, beliau mendapat semua kemudahan yang diperlukan untuk menjalankan perniagaannya tanpa perlu membayar sewa untuk ruang fizikal.

Tidak seperti konsep SOHO, di mana surat dan panggilan hanya diterima dan dijawab apabila ada orang di rumah, semua surat dan panggilan dalam konsep VO diterima di “pejabat”nya walaupun beliau mungkin bekerja di rumah. Dan mengikut pilihannya, surat dan panggilan yang diterima di pejabat kemudiannya boleh diproses mengikut kelapangannya.

Urusan kesetiausahaan lain seperti cukai, permohonan visa, tempahan hotel dan tiket semuanya boleh diuruskan oleh pusat perniagaan yang menawarkan perkhidmatan Pejabat Maya. Oleh itu, VO menawarkan pusat sehenti dengan fleksibiliti bekerja dari rumah.

Pilihan tepat ketika krisis

Di Indonesia, pejabat berservis segera telah lama dikenali, menyediakan ruang pejabat berserta semua kemudahan pejabat. Namun, hanya baru-baru ini pengendali-pengendali ini memasukkan perkhidmatan nilai tambah seperti perkhidmatan VO atau IO ke dalam rangkaian perkhidmatan mereka. Perkhidmatan konvensional lebih kepada ruang tradisional, lengkap dengan perabot.

Dan seawal tahun 1997 lagi Mee Kim mula menawarkan perkhidmatan seperti perkhidmatan VO walaupun ketika krisis kewangan Asia mula melanda. Mee Kim, seorang ahli perniagaan wanita kelahiran Korea, membuka CEO SUITE, sebuah pusat perniagaan mewah di jantung daerah perniagaan Jakarta di Bangunan Bursa Saham Jakarta. Satu lagi cawangan dilancarkan tidak lama kemudian di Wisma GKBI. Bagi ahli perniagaan yang masih memerlukan ruang fizikal untuk menjalankan perniagaan mereka, CEO SUITE menyewakan pejabat segera yang dilengkapi sepenuhnya dengan kemudahan canggih, seperti LAN, ISDN, Sistem Pemesejan Bersepadu, internet jalur lebar berkelajuan tinggi, serta kemudahan persidangan telefon dan persidangan video. Tempoh sewaan yang ditawarkan berbeza-beza, sama ada secara jam, mingguan, bulanan atau tahunan. Dan bagi ahli perniagaan yang tidak perlu terikat dengan ruang fizikal, terdapat alternatif perkhidmatan VO atau IO.

Menurut Nuke, pengurus di CEO SUITE, bilangan pengguna VO di CEO SUITE Jakarta adalah sekitar 300 syarikat, manakala tahap penghunian suite pejabat fizikal mereka dikekalkan pada 90-95%%.

Apabila ditanya tentang kadar sewa, Nuke mengemukakan penyelesaian yang amat kos efektif. “Terutamanya bagi pejabat maya, yuran bulanan bermula serendah USD60 untuk satu langganan. Ini melayakkan penggunaan alamat berprestij, talian telefon khusus dan setiausaha yang dikongsi,” katanya.

Walaupun bukan perkara luar biasa bagi pengguna perkhidmatan VO mempunyai bilangan kakitangan yang kecil antara 1 hingga 3 orang, satu fakta menarik menurut Nuke ialah sebahagian besar pelanggan VO mereka sebenarnya sudah pun memiliki ruang pejabat fizikal sendiri. “Seorang pelanggan kami yang mempunyai lebih daripada 30 kakitangan, seperti syarikat milik Encik Rhenald Kasali, masih merupakan pelanggan VO kami,” dedah Nuke.

Dan walaupun krisis melanda seluruh dunia, CEO SUITE berjaya mengekalkan tahap penghunian pada purata konsisten sekurang-kurangnya 90% ke atas. Dalam hanya beberapa tahun, syarikat itu malah telah menetapkan pelan pengembangan untuk merangkumi lokasi antarabangsa lain di Kuala Lumpur, Singapura, Shanghai, Beijing dan Korea. “Kami menyasarkan untuk membuka satu pusat setiap tahun,” kata Nuke.

Kebanyakan pelanggan di CEO SUITE menilai tahap perkhidmatan mereka sebagai tinggi. John Brophy, Pengurus Negara Devere and Partners yang telah menjadi pelanggan VO mereka sejak Januari 2002, berkata beliau memilih CEO SUITE kerana harga mereka yang kompetitif, lokasi pejabat yang strategik dan yang paling penting, tahap perkhidmatan mereka kepada pelanggan. “Saya tidak merasakan ada sebarang halangan dalam perkhidmatan yang ditawarkan,” akuinya ketika menjawab soalan mengenai halangan yang perlu dihadapinya, sambil turut mengakui bahawa perkhidmatan VO terbukti membantu meningkatkan produktiviti kakitangannya dan mengurangkan kos pejabatnya.

Menarik untuk diperhatikan bahawa perkhidmatan pejabat segera dan VO juga mendapat sambutan tinggi daripada syarikat asing di Indonesia. Beberapa nama tempatan yang lebih terkenal seperti pakar pengurusan, Rheinaldi Kasali, pakar kewangan, Safir Senduk, dan pakar pemasaran Hermawan Kertajaya telah lama dikenali sebagai pelanggan. Dan menurut Nuke, malah Tracy Trinita, seorang pelakon dan model terkenal, juga biasa menggunakan perkhidmatan di CEO SUITE untuk pengurusan operasi hariannya. Bagi menangani bencana di Aceh, NGO asing telah bergantung kepada CEO SUITE untuk menghantar bantuan mereka.

Pertimbangan awal untuk VO mungkin semata-mata faktor kewangan, tetapi selepas melanggan, ramai yang meraih manfaat lain seperti kualiti hidup yang lebih baik. Dengan fleksibiliti, kebolehcapaian dan mobiliti tanpa had, terbukti lebih mudah bagi kerja dan kehidupan untuk bergerak dengan momentum yang semakin meningkat.

FLEKSIBEL DALAM PELBAGAI SITUASI

Anda melancarkan perniagaan anda ketika kemuncak krisis kewangan. Adakah anda menganggapnya tepat pada masanya?
Ia tepat pada masanya kerana syarikat-syarikat sedang terdesak mencari jalan untuk mengurangkan kos dan mengecilkan operasi mereka. Sesetengah pejabat terpaksa ditutup. Dan dalam keadaan sebegitu, penyelesaian kami yang kos efektif hadir sebagai alternatif yang menarik. Bertentangan dengan tanggapan umum, produk kami sebenarnya memenuhi keperluan perniagaan yang sedang bergelut ini. Dan pada zaman Presiden Susilo Bambang Yudhoyono, perniagaan kami berkembang maju berkat keyakinan terhadap ekonomi yang berjaya dibina semula oleh beliau. Kami menerima semakin banyak pertanyaan daripada warga asing yang mencari peluang pelaburan semula dan ruang pejabat di Indonesia.

Apakah fungsi setiausaha jarak jauh?

Beliau sentiasa bersedia untuk pelbagai keperluan kesetiausahaan bagi semua pelanggan. Tempahan hotel / restoran, tempahan bilik mesyuarat, kereta untuk disewa, dokumen untuk diterjemah, perbualan untuk ditafsir, minit mesyuarat untuk dicatat, beliau melakukan semuanya, dan mengenakan caj pada kadar berpatutan bagi setiap blok 10 minit.

Adakah terdapat pelanggan yang memilih pejabat maya atas sebab kesesakan lalu lintas?

Ada pelanggan yang telah mempertimbangkan sebab sedemikian. Antaranya, mereka mempunyai tempat pertemuan di bangunan yang terletak di lokasi strategik. Bagi mereka yang lebih banyak di rumah atau mempunyai keluarga untuk dijaga, bekerja dari rumah tetapi dengan sokongan pejabat belakang yang sewajarnya boleh menjimatkan berjam-jam masa perjalanan!

Apakah sebab utama di sebalik langganan VO?

Sewa yang mampu milik, perwakilan pejabat yang berprestij, sokongan kakitangan profesional dan fleksibiliti sepenuhnya. Pada akhirnya, kerja dapat disiapkan dengan cekap.

INILAH PENYELESAIAN TERBAIK, oleh Benny Slamet, pelanggan VO CEO SUITE

Bilakah anda mula menggunakan perkhidmatan pejabat maya? Adakah anda sudah biasa dengan aktiviti perniagaan melalui dunia maya?

Kami mula menggunakan perkhidmatan pejabat maya di CEO SUITE sejak Julai 1999. Ia telah memenuhi keperluan perniagaan kami dalam semua aspek.

Apakah jenis perniagaan yang anda ceburi?

Kami dalam bidang pemasaran. Kami mewakili Cambridge University, International Examinations dan kami membantu sekolah antarabangsa, serta sebuah sekolah yang dikenali sebagai School Plus. School Plus menawarkan kurikulum kebangsaan dengan tambahan kurikulum dan pendedahan antarabangsa.

Mengapa perkhidmatan VO?

Kami memilih sokongan VO kerana kami menghabiskan begitu banyak masa di luar pejabat. Sokongan pejabat belakang dan kakitangan adalah penting dalam syarikat pemasaran seperti kami.

Apakah manfaat yang anda peroleh daripada VO?

Kami boleh dihubungi oleh pelanggan kami pada setiap masa sepanjang waktu pejabat. Jika kami sibuk, CEO SUITE membantu mencatat pesanan untuk kami membalas panggilan mengikut kelapangan kami. Kami berasa yakin bahawa pelanggan kami sentiasa dilayan pada bila-bila masa sepanjang hari bekerja.

Adakah anda lebih cekap dengan menggunakan perkhidmatan VO?

Sudah tentu, produktiviti kami meningkat kerana kami tidak perlu menghabiskan begitu banyak masa untuk menguruskan pejabat dan/atau memantau kakitangan kami dan sebagainya.

Adakah kos anda berkurangan sejak menggunakan perkhidmatan ini?

Kos kami telah berkurangan dengan ketara kerana kami menjimatkan kos seperti sumber manusia; dan kami tidak perlu melabur dalam peralatan seperti sistem telefon, faks, mesin fotokopi dan sebagainya. Kos peluang kami juga banyak berkurangan kerana kini kami dapat melaburkan lebih banyak masa untuk memberi tumpuan kepada kecekapan teras kami – iaitu pemasaran.