หากทีมผู้บริหารของบริษัทคุณรู้สึกหงุดหงิดกับการทำงานไม่ทันกำหนดส่ง การทำงานล่วงเวลาบ่อยครั้ง การลาออกของพนักงานอย่างต่อเนื่อง และขวัญกำลังใจที่ต่ำ ก็ถึงเวลาแล้วที่จะตรวจหาตัวทำลายประสิทธิภาพการทำงานที่ซ่อนอยู่ การโยนความผิดให้พนักงานเมื่องานไม่ทันกำหนดอาจเป็นเรื่องที่ทำได้ง่าย แต่โดยทั่วไปแล้วเป็นแนวทางการบริหารที่ไม่มีประสิทธิภาพ และไม่สามารถแก้ปัญหาได้ในระยะยาว การทำงานไม่ทันกำหนดและการทำงานล่วงเวลามากเกินไปอาจเป็นอาการของความคาดหวังที่ไม่สมเหตุสมผลและการวางแผนที่ไม่ดี แต่ก็อาจเกิดจากปัจจัยแฝงอื่น ๆ ได้เช่นกัน
ลองมองภาพรวมว่าบริษัทของคุณใช้เวลาอย่างไร วัฒนธรรมองค์กรและสภาพแวดล้อมในที่ทำงานเป็นตัวกำหนดมาตรฐานพฤติกรรมของพนักงาน คุณสามารถฝึกให้ทีมมองว่าเวลาเป็นทรัพยากรอันมีค่าในระหว่างชั่วโมงทำงาน เพื่อให้พวกเขาทำทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อให้ทันกำหนดส่ง หรือคุณอาจแสดงให้พวกเขาเห็นว่าเวลาไม่สำคัญ ด้วยการปล่อยให้สภาพแวดล้อมการทำงานที่ไร้ประสิทธิภาพเฟื่องฟู หากคุณอยากรู้เคล็ดลับของแผนกที่บริหารจัดการตนเองได้ ทำงานทันกำหนด และคาดการณ์ความต้องการในอนาคตได้ ลองดูรายการตัวการที่ทำให้เสียเวลาโดยไม่รู้ตัวต่อไปนี้ แล้วตัดสินใจว่ามีวิธีใดบ้างที่คุณจะปรับปรุงวัฒนธรรมองค์กรเพื่อไม่ให้บั่นทอนประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน
ระวังตัวการบั่นทอนประสิทธิภาพการทำงานเหล่านี้
- การชี้นิ้วโทษกัน—เมื่องานไม่ทันกำหนด หรือลูกค้ายกเลิก มักมีใครสักคนที่อยากชี้นิ้วและตัดสินว่าใครเป็นฝ่ายผิด แม้การวิเคราะห์อย่างรอบคอบมักช่วยหลีกเลี่ยงการทำผิดซ้ำ แต่การใช้เวลามากเกินไปกับโอกาสที่สูญเสียไปและความผิดพลาดในที่ทำงานจะทำให้ขวัญกำลังใจลดลงและประสิทธิภาพการทำงานลดต่ำ ความคิดเชิงลบและการชี้นิ้วโทษกันแทบจะพบได้เสมอในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นพิษ บริษัทที่ประสบความสำเร็จจะมองสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างตามความเป็นจริงและเรียนรู้จากความผิดพลาด แต่ใช้เวลาและความพยายามส่วนใหญ่ไปกับสิ่งที่เกิดขึ้นในปัจจุบันและเป้าหมายในอนาคต
- การสร้างเครือข่ายที่ไม่ก่อให้เกิดผลงาน—การแบ่งปันความคิด ไอเดีย และความเชี่ยวชาญกับเพื่อนร่วมงานเป็นสิ่งสำคัญ แต่หากพนักงานของคุณยืนคุยกับเพื่อนร่วมงานที่ตู้น้ำดื่มทั้งวัน นั่นก็กำลังกัดกินเวลาทำงานของพวกเขา สนับสนุนให้พนักงานสร้างเครือข่ายอย่างสร้างสรรค์ ซึ่งรวมถึงการเชื่อมต่อกันบนเว็บไซต์เครือข่ายมืออาชีพอย่าง LinkedIn การออกค่าใช้จ่ายให้พนักงานไปร่วมงานอีเวนต์ของอุตสาหกรรมด้วยกัน การจัดกิจกรรมทีมและมื้อกลางวัน และการสนับสนุนให้พนักงานติดตามผู้นำทางความคิดในอุตสาหกรรมร่วมกันเป็นทีม กิจกรรมเหล่านี้จะช่วยสร้างทีมที่แข็งแกร่งและมีพลวัตซึ่งมุ่งเน้นผลลัพธ์
- การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ—การประชุมที่ดีช่วยปลุกความกระตือรือร้นและสร้างแรงบันดาลใจให้พนักงานทำงานได้ดีที่สุด การประชุมที่แย่ทำให้เบื่อหน่าย ลดคุณค่า หรือทบทวนข้อมูลที่ทุกคนควรรู้อยู่แล้ว แต่ละบริษัทมีความต้องการด้านการประชุมที่แตกต่างกัน พิจารณาอย่างรอบคอบว่าการประชุมในแผนกของคุณกำลังช่วยให้พนักงานบรรลุเป้าหมายของบริษัท หรือกำลังเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง หากการประชุมยาวเกินไป พนักงานอาจเหม่อลอยหรือรู้สึกเฉื่อยชาหลังประชุม ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงตลอดทั้งวัน หากการประชุมสั้นเกินไปหรือไม่บ่อยพอ รายละเอียดสำคัญจะไม่ได้รับการสื่อสาร เกิดความผิดพลาด และพนักงานสูญเสียจิตวิญญาณของทีมที่เกิดขึ้นได้จากการประชุมร่วมกันเท่านั้น ทดลองหาจำนวนการประชุมที่เหมาะสมสำหรับบริษัทของคุณ และประเมินใหม่บ่อยๆ เพื่อดูว่าการประชุมใหญ่สามารถแบ่งเป็นกลุ่มย่อยของพนักงานที่มีส่วนร่วมสูงได้หรือไม่
- สภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่เป็นมืออาชีพ—การประชุมของคุณมักจัดขึ้นในร้านกาแฟ ทางโทรศัพท์ (ที่มีเสียงรบกวนเบื้องหลัง) หรือในสถานที่อื่นที่ไม่เป็นมืออาชีพหรือไม่ การประชุมที่ร้านอาหารและร้านกาแฟเป็นครั้งคราวอาจช่วยเปลี่ยนบรรยากาศให้สดชื่นและเพิ่มความเป็นกันเองให้กับความสัมพันธ์ในการทำงาน แต่หากคุณต้องแข่งกับเสียงของคนพูดดังที่โต๊ะข้างๆ ในทุกการประชุม ก็ถึงเวลาที่ควรพิจารณาเช่าห้องประชุมขนาดใหญ่ หากเป็นการประชุมทางโทรศัพท์ ต้องแน่ใจว่าสัญญาณโทรศัพท์ดังและชัดเจน บริการโทรศัพท์มือถือและโทรศัพท์ผ่านอินเทอร์เน็ตอาจไม่เสถียรและอาจขัดขวางการสื่อสารที่ดี หากผู้คนต้องพูดข้อมูลซ้ำระหว่างการโทร นั่นถือว่าไม่มีประสิทธิภาพ ดังนั้นต้องแน่ใจว่าทุกฝ่ายที่สำคัญสามารถได้ยินและเข้าใจการประชุมทางโทรศัพท์ทุกครั้งได้เป็นอย่างดี
- การขาดทิศทางที่ชัดเจน—เมื่อฝ่ายบริหารหรือผู้บริหารระดับสูงไม่ให้ทิศทางที่เพียงพอสำหรับโครงการ นั่นทำให้ทุกคนเสียเวลา ตัวอย่างคลาสสิกคือผู้จัดการหรือลูกค้าที่พูดทำนองว่า “ฉันไม่รู้ว่าต้องการอะไร แต่ฉันจะรู้เมื่อได้เห็น” แล้วขอให้แก้ไขงานอย่างมากมาย โครงการลักษณะนี้มักต้องทำใหม่ซ้ำแล้วซ้ำเล่า ซึ่งเป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากรของบริษัท ให้ผู้จัดการใช้เวลาตัดสินใจว่าต้องการอะไรก่อนมอบหมายโครงการ ระบุข้อกำหนดที่ชัดเจนทั้งหมดก่อนมอบหมายโครงการ (เช่น ขนาดของป้ายโฆษณาบิลบอร์ด หรืองบประมาณสำหรับงานอีเวนต์ที่กำลังจะมาถึงซึ่งต้องวางแผน) หากโครงการเปิดกว้างให้ใช้ความคิดสร้างสรรค์อย่างแท้จริง และคุณไว้วางใจสัญชาตญาณของพนักงานในการสร้างสรรค์แนวทางที่ดี คุณต้องพร้อมที่จะเคารพความพยายามของพนักงานและมอบอิสระทางความคิดสร้างสรรค์ตามที่สัญญาไว้แต่แรก
บทสรุปของตัวการที่ทำให้เสียเวลาซึ่งเกิดขึ้นในที่ทำงานทั้งหมดนี้คือ ผู้เชี่ยวชาญทุกระดับต้องเคารพเวลาของกันและกันในที่ทำงาน หากคุณต้องการให้พนักงานทุ่มเทความสนใจให้บริษัทอย่างเต็มที่ ก็จงให้เกียรติพวกเขาเช่นเดียวกัน ด้วยการให้ทิศทางที่ชัดเจน จัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพ สนับสนุนการสร้างเครือข่ายอย่างสร้างสรรค์ หลีกเลี่ยงการชี้นิ้วโทษกันและความคิดเชิงลบ และดูแลให้ผู้จัดการ (หรือลูกค้า) ให้ทิศทางที่เพียงพอสำหรับโครงการ การกำจัดตัวการบั่นทอนประสิทธิภาพในที่ทำงาน และปลูกฝังวัฒนธรรมใหม่แห่งความคิดเชิงบวกและความเป็นเลิศให้กับทีม จะช่วยยกระดับประสิทธิภาพการทำงานในบริษัทของคุณได้
หากคุณสนใจขยายธุรกิจสู่เอเชียและเช่าพื้นที่สำนักงานแบบแชร์ เวอร์ชวลออฟฟิศ หรือห้องประชุมขนาดใหญ่ตามความต้องการ ติดต่อ CEO SUITE.
