เซอร์วิสออฟฟิศได้รับความนิยมในหมู่บริษัทต่างชาติ

Hamzah, ผู้เขียนรับเชิญ, Jakartan

เช้าวันหนึ่ง ขณะที่รถยนต์ค่อย ๆ เคลื่อนตัวเป็นแถวยาวไปตามทางแยกต่างระดับ Semanggi ของจาการ์ตา Vira Soekardiman วัย 42 ปี ก็อยู่ในลิฟต์ที่พาเธอขึ้นไปยังสำนักงานบนชั้น 39 ของอาคาร GKBI Tower ที่อยู่ใกล้เคียงแล้ว ที่สำนักงานแห่งนี้เองที่เธอใช้เวลาตลอดปีที่ผ่านมาในธุรกิจให้เช่าสำนักงาน ซึ่งเป็นธุรกิจรูปแบบใหม่ที่รู้จักกันในชื่อธุรกิจเซอร์วิสออฟฟิศ

ด้วยค่าใช้จ่ายเพียง US$700 ต่อเดือน คุณก็สามารถมีสำนักงานในอาคารที่ทันสมัยสุด ๆ ในจาการ์ตาได้ อย่างไรก็ตาม หากต้องการสัมผัสความหรูหรานี้ คุณต้องพร้อมที่จะรอ เพราะรายชื่อผู้รอคิวยาวเหยียด

“ขณะนี้อัตราการเข้าใช้พื้นที่สำนักงานของเราอยู่ที่ร้อยละ 100 นี่เป็นเทรนด์ใหม่อย่างแท้จริง” เธอกล่าว

อัตราการเข้าใช้พื้นที่นี้น่าทึ่งอย่างยิ่ง เพราะค่าเช่าสำนักงานในจาการ์ตาสูงมาก ตัวอย่างเช่น ในย่านธุรกิจ Sudirman ค่าเช่าพื้นที่สำนักงานอยู่ที่ $33 ต่อตารางเมตร สูงเป็นสองเท่าของค่าเช่าอาคารลักษณะเดียวกันในเขตชานเมือง

ความคุ้มค่าด้านต้นทุนเป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบของเซอร์วิสออฟฟิศอย่างแท้จริง นอกจากนี้ เซอร์วิสออฟฟิศยังเชื่อมโยงกับแนวคิดพื้นที่สำนักงานที่ใช้งานได้จริงและยืดหยุ่น ใช้งานได้จริงเพราะเซอร์วิสออฟฟิศพร้อมเข้าใช้ได้ทันที ด้วยสิ่งจำเป็นพื้นฐานทั้งหมดของสำนักงาน เช่น เฟอร์นิเจอร์ ฉากกั้น พรม เครื่องโทรสาร เครื่องเขียน โทรศัพท์ และเครือข่ายอินเทอร์เน็ต และยืดหยุ่นเพราะคุณสามารถเลือกขนาดพื้นที่สำนักงานและระยะเวลาเช่าให้เหมาะกับความต้องการได้

สำนักงานรูปแบบล่าสุดนี้แตกต่างจากการจัดพื้นที่สำนักงานแบบถาวร ซึ่งคุณต้องใช้เงินจำนวนไม่น้อยในช่วงเริ่มต้นเพื่อซื้ออุปกรณ์สำนักงานและจ่ายค่าใช้จ่ายสำนักงาน เช่น ค่าไฟฟ้าและค่าติดตั้งโทรศัพท์ จากนั้นคุณยังต้องจ่ายค่าจ้างพนักงานหลัก เช่น เลขานุการและพนักงานทั่วไป ที่ยุ่งยากยิ่งกว่านั้น บริษัทบริหารอาคารสำนักงานหลายแห่งในจาการ์ตากำหนดพื้นที่เช่าขั้นต่ำไว้ที่ 160 ตารางเมตร

ขณะเดียวกัน เซอร์วิสออฟฟิศมีสิ่งอำนวยความสะดวกแบบสำนักงานดั้งเดิมหลากหลาย ตั้งแต่พนักงานรับโทรศัพท์สองภาษาเฉพาะบริษัทและการโอนสายทันที งานเขียนและตรวจแก้ข้อความ ไปจนถึงบริการเลขานุการผู้บริหารและงานแปล

นอกจากนี้ สำนักงานประเภทนี้ยังมีสิ่งอำนวยความสะดวกอื่น ๆ อีกมากมาย เช่น งานจัดหน้าสิ่งพิมพ์ การพิมพ์เลเซอร์สี และการสแกนภาพ การถ่ายเอกสาร การเข้าเล่ม การจัดการเดินทาง การตลาดทางโทรศัพท์ การจัดส่งสินค้าภายในประเทศและต่างประเทศ การสรรหาบุคลากร การบัญชีและบันทึกทางการเงิน บริการคอนเซียร์จ การเก็บรักษาเอกสาร การให้เช่าสำนักงาน และการกู้คืนระบบจากภัยพิบัติ

ด้วยข้อได้เปรียบมากมาย จึงไม่น่าแปลกใจที่ปัจจุบันเซอร์วิสออฟฟิศเป็นตัวเลือกที่บริษัทซึ่งต้องการตั้งสำนักงานสาขา สำนักงานขาย รวมถึงผู้ประกอบการที่ต้องการเริ่มธุรกิจใหม่ให้ความสำคัญ เซอร์วิสออฟฟิศยังได้รับความนิยมสูงสุดในหมู่บริษัทข้ามชาติด้วย

“ลูกค้า 7 ใน 10 รายของเราเป็นบริษัทต่างชาติ” Vira กรรมการของ CEO SUITE กล่าว “รายใหญ่ที่สุดคือ ABN Amro Bank” เธอกล่าวเสริม

เธอกล่าวว่า แนวคิดเซอร์วิสออฟฟิศสำเร็จรูปก็เป็นจุดดึงดูดเช่นกัน Geoff Rhodes เป็นผู้บุกเบิกการดำเนินงานของ Etihad Airlines ในอินโดนีเซียเมื่อเดือนกันยายน 2005

“เขาเริ่มต้นด้วยคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปเพียงเครื่องเดียว และตอนนี้เขาได้จ้างพนักงานจำนวนหนึ่งและเช่าออฟฟิศสำเร็จรูปดังกล่าวถึงเจ็ดยูนิต”

ที่ CEO SUITE ค่าเช่าสำนักงานอยู่ระหว่าง $700 ถึง $4,000 ต่อเดือนสำหรับบริษัทที่มีพนักงาน 20 คน Vira กล่าวว่าอัตรานี้เป็นครึ่งหนึ่งของค่าใช้จ่ายในการมีสำนักงานในอาคารสำนักงานทั่วไป การคำนวณอย่างรอบคอบจะแสดงให้เห็นว่าค่าเช่าออฟฟิศสำเร็จรูปของ CEO SUITE ต่ำกว่าค่าเช่าสำนักงานแบบดั้งเดิมมาก

ในจาการ์ตา ลูกค้าราว 300 รายของ CEO SUITE ใช้เซอร์วิสออฟฟิศสองแห่ง ได้แก่ อาคาร Bursa Efek Jakarta (BEJ/Jakarta Stock Exchange) และ GKBI Tower บริษัทให้บริการลูกค้ามากกว่านั้นสองเท่าที่ Menara Maxis ในกัวลาลัมเปอร์, Singapore Land Tower ในสิงคโปร์, Hong Kong New World Tower ในเซี่ยงไฮ้, Twin Tower East ในปักกิ่ง และในโซล

“ปัจจุบันอัตราการเข้าใช้พื้นที่ของศูนย์ในต่างประเทศของเรายังคงเต็มร้อยละ 100 หากคุณต้องการใช้สิ่งอำนวยความสะดวกของเรา คุณต้องลงชื่อในรายชื่อผู้รอคิวก่อน”

เซอร์วิสออฟฟิศมอบความยืดหยุ่นด้านพื้นที่

Mee Kim, ผู้เขียนรับเชิญ, Jakartan

มีกิจกรรมทางธุรกิจไม่กี่อย่างที่สร้างความวุ่นวายได้มากกว่าการย้ายสำนักงาน การวางแผนที่ดีขึ้นและความคิดสร้างสรรค์ที่มากขึ้นจะช่วยให้การย้ายสำนักงานราบรื่นได้หรือไม่

บริษัทที่กำลังมองหาพื้นที่สำนักงานโดยทั่วไปจะต้องตอบคำถามสำคัญสี่ข้อ ได้แก่ เราจะหาพื้นที่สำนักงานเพิ่มได้ที่ไหน บริษัทของเราจะรองรับการเติบโตในอนาคตได้อย่างไร ค่าเช่าเท่าไร และเราจะได้รับสิทธิประโยชน์อะไรบ้าง

คำถามเหล่านี้เป็นคำถามที่ถามกันทั่วโลก และการตอบคำถามเหล่านี้นำไปสู่อีกคำถามหนึ่ง คือ ควรเริ่มทบทวนทางเลือกด้านอสังหาริมทรัพย์ล่วงหน้านานเท่าใดก่อนสัญญาเช่าจะสิ้นสุด

สำหรับการย้ายไปยังพื้นที่สำนักงานแบบดั้งเดิม 12 เดือนอาจเพียงพอ แม้ว่า 18 เดือนจะให้ความยืดหยุ่นในกระบวนการวางแผนมากกว่า นอกจากนี้ บริษัทจำเป็นต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์และแผนธุรกิจระยะยาว เพราะการผูกพันพื้นที่มากเกินไปหรือพื้นที่ไม่เพียงพอภายใต้สัญญาระยะเวลาตายตัวแบบดั้งเดิม อาจเป็นปัจจัยจำกัดต่อการพิจารณาทางธุรกิจในอนาคต

ในบรรดาปัจจัยอื่น ๆ ในการวางแผนสำนักงาน ความสามารถเชิงกลยุทธ์ในการเลือกอาคารสำนักงานที่เหมาะสม การทดลองจัดวางพื้นที่สำนักงานที่มีศักยภาพ และการว่าจ้างบริษัทออกแบบตามธีมเฉพาะเพื่อให้ได้อัตลักษณ์องค์กรและการจัดวางพื้นที่ที่เหมาะสม จะช่วยเพิ่มโอกาสในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูง

ในตลาดที่เติบโตเต็มที่ซึ่งมีลักษณะเด่นคืออุปทานสำนักงานตึงตัวและค่าเช่าที่สูงขึ้น เซอร์วิสออฟฟิศเป็นทางเลือกที่สมเหตุสมผลสำหรับทุกข้อพิจารณาในการย้ายสำนักงาน ด้วยความเสี่ยงที่ต่ำกว่าและการผูกพันระยะสั้นกว่า ทางเลือกนี้ช่วยให้บริษัทเริ่มดำเนินงานได้อย่างเต็มที่ตั้งแต่วันแรก

เมื่อมองแวบแรก เซอร์วิสออฟฟิศอาจดูมีราคาค่อนข้างแพงเมื่อคิดเป็นราคาต่อตารางเมตร แต่เมื่อพิจารณาว่าค่าเช่ารวมค่าบริหารจัดการ ค่าสาธารณูปโภค ค่าบำรุงรักษาสำนักงานทั่วไป การสนับสนุนจากทีมเลขานุการเต็มรูปแบบ โครงสร้างพื้นฐานด้านธุรกิจและไอทีที่ครบครัน และสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับการประชุมแล้ว ก็นับเป็นทางเลือกที่สะดวกและคุ้มค่าอย่างยิ่งสำหรับผู้เข้าสู่ตลาดรายใหม่ ซึ่งมักไม่รู้จักตลาดอสังหาริมทรัพย์ หรือไม่แน่ใจเกี่ยวกับความต้องการกำลังคนในอนาคต

ข้อได้เปรียบที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของเซอร์วิสออฟฟิศคือความยืดหยุ่นที่ช่วยให้บริษัทกำหนดความต้องการด้านกำลังคนและพื้นที่ในระยะยาวตามอัตราการเติบโตของธุรกิจ

เช่นเดียวกับอาคารสำนักงานเกรด A เซอร์วิสออฟฟิศในเมืองก็แบ่งออกเป็นระดับบนและระดับกลางอย่างชัดเจน และการเลือกแห่งที่เหมาะสมมักหมายถึงก้าวแรกที่ประสบความสำเร็จในต่างแดน

เคล็ดลับในการเลือกเซอร์วิสออฟฟิศ

1. ทำเลที่ตั้งเป็นข้อพิจารณาสำคัญที่สุด การเลือกเซอร์วิสออฟฟิศในอาคารเกรด A ในทำเลใจกลางย่านธุรกิจของเมือง จะช่วยให้บริษัทของคุณเข้าถึงได้ง่าย สะดวกสบาย และมีภาพลักษณ์ที่ทรงเกียรติในภาพรวม

2. มองพื้นที่นั้นเสมือนเป็นสำนักงานในอนาคตของคุณ ทั้งการออกแบบ การจัดวางพื้นที่ ข้อกำหนดทางเทคนิคของอุปกรณ์ไอทีและโทรศัพท์ ความเร็วอินเทอร์เน็ต บริการเสริมสำหรับการประชุม เช่น ระบบประชุมทางวิดีโอ ระบบรักษาความปลอดภัย … เซอร์วิสออฟฟิศที่มีอุปกรณ์ครบครันพร้อมเทคโนโลยีทันสมัยย่อมหมายถึงการสนับสนุนการดำเนินงานประจำวันที่ดีกว่า

3. นอกเหนือจากผลงานที่ผ่านมา สิ่งสำคัญคือการประเมินคุณภาพและความทุ่มเทของทีมบริหารและทีมสนับสนุนด้วยตนเอง ตั้งแต่พนักงานต้อนรับ พนักงานขาย ไปจนถึงเลขานุการ พวกเขาจะเป็นทีมสนับสนุนส่วนขยายที่คุณต้องทำงานด้วยทุกวัน บุคลิกภาพ คุณสมบัติ และประสิทธิภาพ คือสิ่งที่จะสร้างความประทับใจแรกให้แก่บริษัทของคุณ

4. พยายามตรวจสอบประสิทธิภาพการให้บริการกับลูกค้าปัจจุบันและลูกค้าเก่า สำเนารายชื่อลูกค้าจะเผยให้เห็นว่าคุณจะใช้สถานที่ร่วมกับองค์กรหรือบริษัทประเภทใดในฐานะเพื่อนบ้าน

5. สอบถามเกี่ยวกับบริการสนับสนุนอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับอสังหาริมทรัพย์ซึ่งเซอร์วิสออฟฟิศสามารถให้บริการได้ สำหรับการจ้างบริการภายนอกด้านการธนาคาร การบัญชี กฎหมาย การสรรหาบุคลากร และการจดทะเบียน เซอร์วิสออฟฟิศมีเครือข่ายและทรัพยากรที่ครอบคลุมทุกอย่างไว้ในที่เดียว!

ไม่ว่าจะเป็นทางเลือกแบบดั้งเดิมหรือเซอร์วิสออฟฟิศ การมีพื้นที่ที่ใช้งานได้จริงจะเป็นความท้าทายหลักในการย้ายสำนักงาน

เมื่อเทคโนโลยีช่วยให้เราทำงานได้ทุกที่ทั่วโลกและทุกเวลา ความจำเป็นของรูปแบบการทำงานแบบดั้งเดิม ซึ่งแต่ละคนใช้เวลาส่วนใหญ่ของวันที่โต๊ะทำงานเพื่อทำงานตามภารกิจ จึงต้องเปิดทางให้แก่ความยืดหยุ่นที่มากขึ้นในการจัดวางพื้นที่

ความสามารถในการมอบสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงจะท้าทายแนวคิดแบบดั้งเดิม และกระตุ้นให้พนักงานคิดหาวิธีการทำงานใหม่ ๆ ที่แตกต่างและดีกว่าเดิม

ผู้เขียน Mee Kim เป็นผู้ก่อตั้งและประธานของ CEO SUITE