Nếu đội ngũ quản lý của công ty bạn đang bực bội vì trễ hạn, thường xuyên phải làm thêm giờ, nhân sự liên tục nghỉ việc và tinh thần sa sút, đã đến lúc tìm ra những “kẻ giết chết năng suất” đang ẩn giấu. Việc đổ lỗi cho nhân viên khi trễ hạn rất dễ, nhưng đó thường là cách quản lý kém hiệu quả và sẽ không giải quyết được vấn đề về lâu dài. Trễ hạn và làm thêm giờ quá nhiều có thể là dấu hiệu của những kỳ vọng thiếu thực tế và kế hoạch yếu kém, nhưng cũng có thể do những yếu tố tiềm ẩn khác gây ra.
Hãy nhìn vào bức tranh toàn cảnh về cách công ty bạn sử dụng thời gian. Văn hóa công ty và môi trường làm việc đặt ra tiêu chuẩn cho hành vi của nhân viên. Bạn có thể huấn luyện đội ngũ xem thời gian là nguồn lực quý giá trong giờ làm việc để họ làm mọi thứ cần thiết nhằm đáp ứng thời hạn, hoặc bạn có thể cho họ thấy thời gian chẳng quan trọng bằng cách để một môi trường làm việc kém hiệu quả phát triển. Nếu bạn muốn biết bí quyết để có một phòng ban tự quản, luôn đúng hạn và đón đầu nhu cầu tương lai, hãy xem danh sách những yếu tố lãng phí thời gian tiềm ẩn dưới đây. Sau đó, hãy xem liệu có cách nào cải thiện văn hóa công ty để nó không phá hoại năng suất làm việc hay không.
Hãy cảnh giác với những “kẻ giết chết” năng suất làm việc này
- Đổ lỗi— Khi không đáp ứng được thời hạn hoặc khách hàng hủy hợp đồng, luôn có ai đó muốn chỉ tay và xác định ai là người có lỗi. Mặc dù việc phân tích cẩn thận thường hữu ích để tránh lặp lại sai lầm, nhưng dành quá nhiều thời gian cho những cơ hội đã mất và những sai lầm trong công việc sẽ làm giảm tinh thần và năng suất. Sự tiêu cực và thói đổ lỗi hầu như luôn xuất hiện trong các môi trường làm việc độc hại. Các công ty thành công nhìn nhận thực tế những gì đã xảy ra và rút kinh nghiệm từ sai lầm, nhưng họ dành phần lớn thời gian và công sức để tập trung vào những việc đang diễn ra và các mục tiêu tương lai.
- Giao lưu kém hiệu quả— Việc chia sẻ suy nghĩ, ý tưởng và chuyên môn với đồng nghiệp là rất quan trọng, nhưng nếu nhân viên của bạn tán gẫu với đồng nghiệp bên bình nước cả ngày, điều đó đang ngốn mất thời gian làm việc hiệu quả của họ. Hãy khuyến khích nhân viên tham gia giao lưu hiệu quả, bao gồm kết nối trên các mạng xã hội nghề nghiệp như LinkedIn, tài trợ cho nhân viên cùng tham dự các sự kiện trong ngành, tổ chức các sự kiện và bữa trưa cho đội ngũ, và khuyến khích nhân viên cùng nhau theo dõi những người dẫn dắt tư tưởng trong ngành. Những hoạt động này sẽ xây dựng một đội ngũ vững mạnh, năng động và tập trung vào kết quả.
- Cuộc họp kém hiệu quả— Những cuộc họp tốt khơi dậy sự nhiệt tình và truyền cảm hứng để nhân viên làm việc hết mình. Những cuộc họp tồi thì gây nhàm chán, làm mất thể diện hoặc nhắc lại những thông tin mà ai cũng đã biết. Mỗi công ty sẽ có những nhu cầu khác nhau về cuộc họp. Hãy cân nhắc kỹ xem các cuộc họp trong bộ phận của bạn đang giúp nhân viên đạt được mục tiêu của công ty hay đang góp phần làm giảm năng suất. Nếu cuộc họp quá dài, nhân viên có thể rơi vào trạng thái uể oải hoặc cảm thấy chậm chạp sau đó, dẫn đến năng suất suy giảm trong suốt phần còn lại của ngày. Nếu cuộc họp quá ngắn hoặc không thường xuyên, những chi tiết quan trọng sẽ không được truyền đạt, sai sót xảy ra và nhân viên mất đi tinh thần đồng đội vốn chỉ có được khi cùng nhau họp mặt. Hãy thử nghiệm để tìm ra tần suất họp phù hợp cho công ty và thường xuyên đánh giá lại để xem liệu các cuộc họp lớn có thể chia thành những nhóm nhỏ hơn gồm các nhân viên gắn kết hơn hay không.
- Môi trường làm việc thiếu chuyên nghiệp— Các cuộc họp của bạn có thường diễn ra ở quán cà phê, qua điện thoại (có tiếng ồn xung quanh) hoặc ở những địa điểm thiếu chuyên nghiệp khác không? Thỉnh thoảng họp ở nhà hàng hay quán cà phê có thể mang lại sự thay đổi không khí mới mẻ và thêm nét thân mật cho mối quan hệ công việc, nhưng nếu cuộc họp nào bạn cũng phải cạnh tranh với một người nói to ở bàn bên cạnh, đã đến lúc cân nhắc thuê một phòng hội nghị. Nếu là cuộc họp qua điện thoại, hãy đảm bảo kết nối to và rõ; dịch vụ điện thoại di động và điện thoại Internet có thể chập chờn và ảnh hưởng đến việc giao tiếp. Nếu mọi người phải nhắc lại thông tin trong cuộc gọi thì thật kém hiệu quả, vì vậy hãy đảm bảo mọi cuộc họp qua điện thoại đều được tất cả các bên quan trọng nghe và hiểu rõ.
- Thiếu định hướng— Khi ban quản lý hoặc lãnh đạo không đưa ra đủ định hướng cho một dự án, điều đó làm lãng phí thời gian của tất cả mọi người. Ví dụ kinh điển là khi một người quản lý hoặc khách hàng nói kiểu như: “Tôi không biết mình muốn gì nhưng khi nhìn thấy tôi sẽ biết”, rồi sau đó yêu cầu chỉnh sửa rất nhiều. Những dự án như vậy rốt cuộc phải làm đi làm lại, gây lãng phí nguồn lực của công ty. Hãy yêu cầu các nhà quản lý dành thời gian xác định những gì cần thiết trước khi giao dự án. Hãy nêu rõ mọi yêu cầu cụ thể trước khi giao dự án (chẳng hạn như kích thước của một biển quảng cáo, hoặc ngân sách cho một sự kiện sắp tới cần được lên kế hoạch). Nếu dự án thực sự mở cho sự sáng tạo và bạn tin tưởng vào bản năng của nhân viên trong việc tạo ra giải pháp tốt, bạn cần sẵn sàng tôn trọng nỗ lực của họ và trao cho họ quyền tự do sáng tạo như bạn đã hứa ban đầu.
Điểm mấu chốt của tất cả những yếu tố lãng phí thời gian phát sinh tại nơi làm việc này là các chuyên gia ở mọi cấp bậc phải tôn trọng thời gian của nhau. Nếu bạn muốn nhân viên dành toàn bộ sự chú tâm cho công ty, hãy đáp lại họ bằng sự tôn trọng tương tự thông qua việc đưa ra định hướng rõ ràng, tổ chức các cuộc họp hiệu quả, khuyến khích giao lưu hiệu quả, tránh đổ lỗi và tiêu cực, đồng thời đảm bảo các nhà quản lý (hoặc khách hàng) đưa ra định hướng đầy đủ cho các dự án. Bằng cách loại bỏ những “kẻ giết chết” năng suất tại nơi làm việc và vun đắp một văn hóa tích cực và xuất sắc mới trong đội ngũ, bạn có thể nâng cao năng suất của công ty.
Nếu bạn quan tâm đến việc mở rộng kinh doanh sang châu Á và thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo hoặc phòng hội nghị theo nhu cầu, hãy liên hệ CEO SUITE.
