Ngày càng nhiều công ty chuyển sang văn phòng trọn gói

Các công ty văn phòng trọn gói vẫn lạc quan về nhu cầu mạnh mẽ trong năm nay nhờ số lượng yêu cầu tư vấn và hợp đồng mới tăng lên, nhưng vẫn chưa mở rộng tại Gia-các-ta dù có những tín hiệu đáng khích lệ.

Tình hình chính trị và kinh tế của Indonesia đang dần cải thiện sau cuộc bầu cử tổng thống thành công năm ngoái, dù các khảo sát quốc tế vẫn cho thấy Indonesia là quốc gia tham nhũng nhất châu Á. Đây là một phần lý do khiến các nhà đầu tư vẫn chưa cam kết hoàn toàn với quốc gia này.

Khác với thị trường văn phòng truyền thống, vốn phụ thuộc vào sự cam kết đầy đủ của nhà đầu tư cho các hợp đồng thuê mới, thị trường văn phòng trọn gói nhắm đến những nhà đầu tư đang thăm dò thị trường, hoặc các văn phòng đại diện tại Gia-các-ta.

Với CEO SUITE, “Nhu cầu văn phòng trọn gói vẫn mạnh. Và ngay cả trong thời kỳ khủng hoảng, chúng tôi vẫn tăng trưởng được,” bà Mee Kim, Chủ tịch CEO SUITE, cho biết. Công ty cho rằng sự tăng trưởng của mình đến từ một mô hình khả thi, có thể đáp ứng yêu cầu của các công ty dù họ đang mở rộng hay thu hẹp quy mô; mới thành lập hay chỉ cần thăm dò thị trường trước.

Trong khi thị trường văn phòng truyền thống có thể bị lung lay bởi các vụ đánh bom như tại khách sạn J.W. Marriott và Đại sứ quán Úc, văn phòng trọn gói lại có thể hưởng lợi từ những sự cố như vậy.

Do nhiều văn phòng gần Đại sứ quán Úc bị hư hại trong vụ nổ, các giám đốc điều hành hoảng hốt không còn lựa chọn nào khác ngoài việc chuyển hoạt động sang văn phòng trọn gói vào năm ngoái.

“Chúng tôi rất linh hoạt về điều khoản thuê nên các công ty không cần ràng buộc vào hợp đồng dài hạn với chúng tôi. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp cho họ nhiều dịch vụ khác nhau, bao gồm công việc thư ký và xử lý các thủ tục pháp lý cần thiết để thành lập văn phòng,” bà Lena Thong, quản lý trung tâm của Plaza Business Centre, cho biết.

Bà Mee Kim của CEO SUITE nhấn mạnh thế mạnh của công ty mình là đơn vị cung cấp nhiều hơn là chỉ không gian văn phòng. Chính danh mục dịch vụ toàn diện vốn có đã giúp công ty khác biệt so với các đơn vị khác. Sự hỗ trợ của họ giúp cả doanh nghiệp mới lẫn doanh nghiệp lâu năm thâm nhập thị trường Indonesia khá nhanh chóng.

Bên cạnh việc tư vấn chung, các văn phòng trọn gói thường liên kết với các công ty đối tác, bao gồm công ty luật và công ty dịch thuật, để hỗ trợ khách hàng. Mô hình dịch vụ một cửa này là một trong những yếu tố tăng trưởng của ngành.

Thay vì tự tìm kiếm văn phòng và bỏ tiền mua sắm nội thất, các doanh nghiệp có tối đa tám nhân viên thường có thể tận dụng văn phòng trọn gói. Bằng cách sử dụng cơ sở hạ tầng của văn phòng trọn gói, doanh nghiệp không cần tốn thêm tiền bạc và công sức để tìm văn phòng và thuê thư ký, nhân viên vệ sinh và bảo vệ.

“Vốn đầu tư ban đầu cho một hệ thống hỗ trợ văn phòng và CNTT tích hợp có thể tốn kém đối với một công ty khởi nghiệp nếu họ chọn sở hữu hoặc tự thuê văn phòng riêng. Ngoài ra, diện tích không tạo ra giá trị dùng cho quầy lễ tân, phòng pha chế và phòng họp có thể chiếm tới 30 phần trăm diện tích thuê,” bà Lena cho biết.

Khi nền kinh tế Indonesia dần cải thiện, nhiều đơn vị trong lĩnh vực văn phòng trọn gói bày tỏ sự lạc quan về triển vọng của ngành. Tuy nhiên, phần lớn các đơn vị này vẫn chưa tính đến kế hoạch mở rộng nào.

Bất chấp nhu cầu mạnh, bà Mee Kim cho biết CEO SUITE sẽ không mở rộng diện tích ra ngoài Tòa nhà Sở Giao dịch Chứng khoán Gia-các-ta và Wisma GKBI tại Gia-các-ta. Thay vào đó, công ty sẽ mở rộng trong khu vực tại Bắc Kinh, ở tòa LG Beijing Tower, vào tháng Tám tới.

“Nhiều khách hàng của chúng tôi muốn kinh doanh tại Trung Quốc. Đó là lý do chúng tôi quyết định mở rộng sang Trung Quốc,” bà Mee Kim giải thích.

Dù tất cả các đơn vị trong lĩnh vực văn phòng trọn gói đều không phủ nhận nhu cầu mạnh mẽ trong ngành, việc họ ngần ngại mở rộng hoạt động tại Indonesia có thể là dấu hiệu cho thấy nhu cầu trong nước vẫn chưa khả quan bằng các quốc gia khác trong khu vực.

Lĩnh vực văn phòng trọn gói của quốc gia này vẫn phụ thuộc nhiều vào các công ty đa quốc gia và công ty liên doanh. Các công ty trong nước trung bình chỉ chiếm 20 phần trăm tổng số khách hàng.

Và theo bà Mee Kim, thị trường trong nước vẫn chưa bị thuyết phục rằng văn phòng trọn gói, đặc biệt là CEO SUITE, có thể thực sự tiết kiệm chi phí.

“Tâm lý của các doanh nghiệp châu Á, bao gồm cả doanh nghiệp Indonesia, là muốn sở hữu không gian và nhân sự riêng. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, tôi thấy tâm lý này đang dần thay đổi. Chẳng hạn ở Nhật Bản, 99 phần trăm khách hàng của văn phòng trọn gói là các công ty trong nước,” bà Mee Kim cho biết.

Như mọi ngành nghề ở mọi thị trường, yếu tố giá cả vẫn là vấn đề nhạy cảm, nhất là với doanh nghiệp trong nước, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phí cho công việc thư ký theo yêu cầu và các dịch vụ khác vẫn bị đa số cho là cao.

“Điều khiến dịch vụ của chúng tôi có vẻ đắt đỏ là các dịch vụ cá nhân hóa dành cho khách hàng được cung cấp và duy trì ở chất lượng cao cấp,” bà Lena nói.

Trong khi thị trường văn phòng trọn gói vẫn chưa thực sự sôi động với các công ty trong nước, mô hình khác của họ là văn phòng ảo lại nhận được phản hồi khá tích cực từ doanh nghiệp địa phương.

Với mức phí từ Rp. 500,000.00 đến Rp. 1 triệu, các công ty trong nước có thể được cấp một địa chỉ, số điện thoại và số fax từ công ty văn phòng trọn gói để sử dụng như của riêng mình cho hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, lễ tân sẽ chuyển tiếp mọi cuộc gọi đến của họ tới bất kỳ số điện thoại nào họ muốn.

Không nghi ngờ gì, ngành văn phòng trọn gói sẽ cần một mô hình sáng tạo hơn để thu hút khách hàng trong nước. Nếu không, sự phụ thuộc lớn vào các công ty đa quốc gia và liên doanh chỉ có thể đồng nghĩa với nhu cầu hạn chế tại Indonesia, và sẽ không có gì ngạc nhiên khi phần lớn các nhà điều hành chọn đặt các trung tâm mới của mình ở nước ngoài.

Apr 26, 2013