虛擬辦公室
要去上班？除了大樓裡的實體辦公室，你考慮過其他選擇嗎？有沒有想過虛擬辦公室能為經常外出的企業主帶來怎樣的靈活性？
正如萬維網和互聯網技術改變了商業世界的運作秩序，虛擬辦公室的概念也在許多方面改變了許多公司和商業專業人士的工作習慣。
虛擬辦公室讓商業專業人士可以在任何地方工作，無需大量資本投入或自行聘請員工就能維持一間辦公室。對他來說，節省下來的既有金錢，也有行政成本。無論有沒有實體辦公空間，商業往來都照常進行。
小型辦公室/家庭辦公室（SOHO）的概念始於幾年前，當時忙碌的專業人士意識到需要在本已繁忙的工作日中擠出優質的家庭時間。（參見：《SOHO：我的家，我的辦公室》）
虛擬辦公室（VO）概念（也有人稱之為智能辦公室（IO），兩者可互換使用）的發展源於 SOHO 概念。SOHO 要忍受以住宅地址和/或手機作為聯繫方式的種種不便，而 VO 則讓人在家工作的同時，享有與傳統辦公場所相匹配的格調和聲望，費用卻只是其一小部分。
訂閱 VO 服務，還可以在所訂閱的商務中心享受其他權益，例如用於會見同事或客戶的正式會議室或董事會議室設施、用於接收信件和包裹的正式（且顯赫的）郵寄地址、專業的電話接聽服務，以及處理臨時行政需求的秘書人員支持。
VO 或 IO 概念非常簡單地把 SOHO 概念的靈活性，與傳統概念對形象、聲望和工作設施的需求結合在一起。VO 或 IO 概念以服務為導向，並在需要時提供辦公環境。VO 或 IO 服務的訂戶可以在名片上印上顯赫的辦公地址，儘管他在那裡並沒有實體辦公室。總而言之，他無需為實體空間支付租金，就能獲得開展業務所需的所有設施。
與 SOHO 概念中只有家裡有人時才能接收信件和接聽電話不同，在 VO 概念中，即使他在家工作，所有信件和來電都會在他的「辦公室」被接收。而且可以按照他的偏好，在他方便的時候處理辦公室收到的信件和來電。
稅務、簽證申請、酒店和機票預訂等其他秘書事務，都可以由提供虛擬辦公室服務的商務中心安排。因此，VO 提供了一個兼具居家靈活性的一站式中心。
危機中的正確選擇
在印尼，即時服務式辦公室早已為人所知，提供包括所有辦公設施在內的辦公空間。但直到最近，這些運營商才把 VO 或 IO 等增值服務納入其服務範圍。傳統的服務更多是配有傢俱的傳統空間。
早在 1997 年，儘管亞洲金融危機已經開始，Mee Kim 就已開始提供 VO 等服務。韓裔女商人 Mee Kim 在雅加達商業區核心地帶的雅加達證券交易所大樓開設了高端商務中心 CEO SUITE，不久後又在 Wisma GKBI 開設了另一家分部。對於仍需要實體空間經營業務的商人，CEO SUITE 出租配備局域網、ISDN、統一消息系統、高速寬帶互聯網、電話會議和視像會議等先進設施的即時辦公室，租期可按小時、按周、按月和按年計算。而對於不需要被實體空間束縛的商人，則有 VO 或 IO 服務可供選擇。
據 CEO SUITE 經理 Nuke 介紹，CEO SUITE 雅加達的 VO 用戶約有 300 家公司，而實體辦公套房的入駐率則保持在 90% 至 95%。
當被問及租金時，Nuke 給出了一個極具成本效益的方案。「尤其是虛擬辦公室，月費低至 60 美元起，即可使用顯赫的地址、一條專用電話線和一位共享秘書，」她說。
VO 服務的用戶通常只有 1 至 3 名員工，這並不稀奇；但據 Nuke 介紹，一個有趣的現象是，相當多的 VO 客戶本身已經擁有自己的實體辦公空間。「我們有一位客戶擁有 30 多名員工，比如 Rhenald Kasali 先生的公司，他至今仍是我們的 VO 訂戶，」Nuke 透露。
儘管世界各地危機不斷，CEO SUITE 的入駐率始終保持在平均至少 90% 以上。短短幾年間，公司甚至制定了擴張計劃，涵蓋吉隆坡、新加坡、上海、北京和韓國等其他國際地點。「我們的目標是每年開設一家中心，」Nuke 說。
CEO SUITE 的大多數客戶都對其服務水平評價很高。Devere and Partners 國家經理 John Brophy 自 2002 年 1 月起成為他們的 VO 訂戶。他說，他選擇 CEO SUITE 是因為其價格具有競爭力、辦公地點具有戰略性，最重要的是他們為客戶提供的服務水平。當被問及遇到過哪些障礙時，他坦言：「我覺得他們提供的服務沒有任何不便之處。」他也不忘坦承，事實證明 VO 服務有助於提高員工的工作效率，並降低了辦公成本。
值得注意的是，即時辦公室和 VO 服務也深受在印尼的外國公司青睞。好幾位知名的本地人士，如管理專家 Rheinaldi Kasali、理財專家 Safir Senduk 和營銷專家 Hermawan Kertajaya，長期以來都是其訂戶。據 Nuke 介紹，就連女演員兼知名模特 Tracy Trinita 也在日常運營管理中使用 CEO SUITE 的服務。為應對亞齊災害，外國非政府組織也依靠 CEO SUITE 來運送援助。
選擇 VO 的最初考慮也許純粹是金錢因素，但訂閱之後，許多人還收穫了生活質素改善等其他好處。憑藉無限的靈活性、可及性和機動性，事實證明工作和生活都能更順暢地加速前進。
在多種情況下都很靈活：你在金融危機最嚴重時創業，你認為時機合適嗎？時機是合適的，因為當時各家公司都在拼命尋找削減成本、縮減業務的方法，有些辦公室被迫關閉。在那種情況下，我們經濟高效的解決方案正好成為有吸引力的替代選擇。與普遍看法相反，我們的產品其實正好滿足了這些困境中企業的需求。而在蘇西洛·班邦·尤多約諾總統執政期間，由於他成功重建了經濟信心，我們的業務蓬勃發展。我們收到越來越多外國人的諮詢，他們希望在印尼重新投資並尋找辦公空間。
遠程秘書的作用是什麼？
她隨時待命，處理所有客戶的各種秘書需求。酒店/餐廳預訂、會議室預訂、租車、文件翻譯、口譯、會議記錄，她全都能做，並以每 10 分鐘為單位合理收費。
有沒有客戶因為交通原因選擇虛擬辦公室？確實有客戶考慮過這樣的原因。首先，他們在位於市中心的大樓裡有一個會面場所。對於更顧家或需要照顧家人的人來說，在家工作並獲得正式的後台辦公支持，可以節省數小時的通勤時間！
訂閱 VO 的主要原因是什麼？
租金實惠、顯赫的辦公形象、專業的員工支持以及完全的靈活性。歸根結底，工作能以高效的方式完成。
這是最好的解決方案——CEO SUITE 的 VO 客戶 Benny Slamet
你什麼時候開始使用虛擬辦公室服務的？你習慣通過虛擬世界開展商業活動嗎？我們從 1999 年 7 月開始使用 CEO SUITE 的虛擬辦公室服務，它在各方面都滿足了我們的業務需求。
你從事什麼行業？
我們從事營銷工作。我們代表劍橋大學國際考試委員會，協助國際學校以及一所名為 School Plus 的學校。School Plus 在國家課程之外，還提供額外的國際課程和國際視野。
為什麼選擇 VO 服務？
我們選擇 VO 支持，是因為我們大部分時間都在辦公室外。對於我們這樣的營銷公司來說，後台辦公和員工支持非常重要。
你從 VO 中獲得了哪些好處？
在辦公時間內，客戶隨時都能聯繫到我們。如果我們忙，CEO SUITE 會幫我們記錄留言，讓我們在方便時回電。我們可以放心，在工作日的任何時候，客戶都能得到照應。
使用 VO 服務後，你的效率更高了嗎？
可想而知，我們的生產力提高了，因為我們不必花那麼多時間去管理辦公室和/或監督員工等。
使用這項服務後，你的成本降低了嗎？
我們的成本大大降低了，因為我們節省了人力資源等成本；而且我們不需要投資購買電話系統、傳真機、複印機等設備。我們的機會成本也大大降低了，因為現在我們能把更多時間投入到專注於我們的核心能力——營銷上。
