服務式辦公室深受外國公司青睞
《Jakartan》特約撰稿人 Hamzah。一天早上，當車輛在雅加達 Semanggi 立交橋上排成長龍緩慢爬行時，42 歲的 Vira Soekardiman 已經在電梯裡，前往她位於附近 GKBI 大廈 39 樓的辦公室。過去一年，她每天都在這間辦公室裡從事辦公室租賃業務，這是一種被稱為服務式辦公室的新型業務。
每月只需 700 美元，就能在雅加達一棟超現代的大樓裡擁有一間辦公室。不過，要享受這份奢華，你必須願意等待，因為候補名單很長。
「我們辦公空間的入駐率目前是 100%。這確實是一種新趨勢，」她說。
這個入駐率真的很驚人，因為雅加達的辦公室租金非常高。例如在 Sudirman 商務區，辦公空間租金為每平方米 33 美元，是郊區同類大樓的兩倍。
成本效益確實是服務式辦公室的優勢之一。此外，服務式辦公室還代表著一種實用而靈活的辦公空間理念。說它實用，是因為服務式辦公室可以立即入駐，傢俱、隔斷、地毯、傳真機、文具、電話和互聯網網絡等辦公室的所有基本必需品都已具備。說它靈活，是因為你可以根據需要選擇辦公室的面積和租期。
這種最新的辦公模式不同於固定的辦公空間安排。後者一開始就要花一大筆錢購買辦公設備，支付電費和電話接入等辦公開支，然後還要支付秘書和勤雜工等核心員工的薪水。更復雜的是，雅加達一些寫字樓管理公司規定的最低租用面積為 160 平方米。
與此同時，服務式辦公室提供各種傳統辦公設施，從個性化的雙語接線員和即時來電轉接、文案撰寫和編輯，到行政秘書服務和翻譯。
此外，這類辦公室還提供許多其他設施，如桌面排版、彩色激光打印和圖片掃描、複印、裝訂、差旅安排、電話營銷、國內和國際貨物寄送、招聘、會計和財務記錄、禮賓服務、文件保管、辦公室租賃和災難恢復。
由於具備眾多優勢，服務式辦公室如今受到希望設立分支機構、銷售辦事處的公司以及希望創業的企業家的青睞，也就不足為奇了。服務式辦公室在跨國公司中也最受歡迎。
「我們的客戶中，10 家有 7 家是外國公司，」CEO SUITE 總監 Vira 說。「最大的客戶是荷蘭銀行，」她補充道。
她說，即時服務式辦公室的理念本身也很有吸引力。Geoff Rhodes 於 2005 年 9 月率先在印尼開展阿提哈德航空的業務。
「他從一台筆記本電腦起步，現在已經招聘了多名員工，租用了七個這樣的即時辦公室單元。」
在 CEO SUITE，可容納 20 名員工的公司辦公室租金為每月 700 美元至 4,000 美元。Vira 說，這個價格是在標準寫字樓設立辦公室費用的一半。仔細算一算就會發現，租用 CEO SUITE 的一間即時辦公室，比租用傳統辦公室便宜得多。
在雅加達，CEO SUITE 約 300 家客戶入駐兩處服務式辦公設施：雅加達證券交易所（BEJ）大樓和 GKBI 大廈。公司在吉隆坡 Menara Maxis、新加坡置地大廈、上海香港新世界大廈、北京雙子座大廈東塔以及首爾服務的客戶數量是這裡的兩倍。
「我們海外中心目前的入駐率仍然是 100% 滿租。如果你想使用我們的設施，必須先登記候補。」
服務式辦公室提供空間上的靈活性
《Jakartan》特約撰稿人 Mee Kim
很少有商業活動比搬遷辦公室更具破壞性。更好的規劃和更多的創意能否實現和諧的搬遷？
尋找辦公空間的公司通常會考慮四個關鍵問題：我們在哪裡能找到更多辦公空間？公司如何容納未來的增長？租金是多少？我們能獲得哪些優惠？
世界各地的人都在問類似的問題。回答這些問題又引出另一個問題：應該在租約到期前多久開始審視物業選擇？
如果是遷往傳統辦公空間，12 個月可能足夠，但 18 個月能讓規劃過程更加靈活。此外，公司必須清楚自己的長期戰略目標和業務計劃，因為在傳統的固定期限承諾中，空間承諾過多或不足，都可能成為制約未來業務發展的因素。
在其他辦公室規劃因素中，具備戰略眼光來識別合適的寫字樓、試排潛在的辦公空間、聘請專門的主題設計公司打造恰當的企業形象和空間佈局，將確保更有機會打造高績效的工作環境。
在辦公樓供應緊張、租金上漲的成熟市場，服務式辦公室為辦公室搬遷的各方面考慮提供了一個現實的選擇。風險更低、承諾期限更短，服務式方案讓企業從第一天起就能迅速投入運作。
乍看之下，服務式方案每平方米的價格似乎相當昂貴，但考慮到租金包括管理費、公用事業費、一般辦公室維護、全套秘書人員支持、完整的商務和 IT 基礎設施以及會議設施，對於不太可能了解當地房地產市場、也不確定未來人力需求的新進入市場者來說，這是一個非常便利且經濟高效的選擇。
服務式方案最大的優勢在於其靈活性，讓公司可以根據業務增長速度來確定長期的人力和空間需求。
與甲級物業/寫字樓一樣，城中的服務式辦公室也有明顯的高端和中端之分，找到合適的那一家，往往意味著在異國邁出了成功的第一步。
服務式辦公室選擇要訣
1. 地段是所有考慮因素中最重要的——在城市商務區中心地段的甲級大樓內找到服務式辦公室，將確保貴公司在交通、便利和聲望方面的全面優勢。
2. 把這個空間設想為你未來的辦公室。設計、空間佈局、IT/電話設備的技術規格、網速、視像會議等會議配套服務、安保……一間配備先進技術、設施齊全的服務式辦公室，意味著能為你的日常運營提供更好的支持。
3. 撇開過往業績不談，親自評估管理和支持團隊的素質和投入程度也很重要。從前台、銷售人員到秘書，他們將是你每天共事的延伸支持團隊。儀表、資歷、效率——他們將代表貴公司給人的第一印象。
4. 努力向現有和過往客戶核實其服務效率。一份客戶名單會告訴你，你將與哪些類型的機構或企業比鄰而居。
5. 詢問服務式辦公室能提供的其他與房地產無關的支持服務。對於銀行、會計、法律、招聘和註冊等外包服務，服務式辦公室擁有相應的網絡和資源，能一站式全部涵蓋！
無論是傳統方案還是服務式方案，擁有一個可行的工作空間都將是搬遷的主要挑戰。
隨著科技讓我們能夠隨時隨地在全球各地工作，個人一天大部分時間坐在辦公桌前完成任務型工作的傳統工作環境，必須讓位於更靈活的空間配置方式。
能夠提供高績效的工作環境，將挑戰傳統思維，並鼓勵員工思考新的、不同的、更好的工作方式。
作者 Mee Kim 是 CEO SUITE 的創始人兼總裁
