Ang paglipat sa virtual office ay may mga kalamangan at kahinaan, at kung sa tingin ninyo ay hindi lamang mabubuhay kundi uunlad pa ang inyong negosyo sa virtual na setup kaysa sa tradisyonal na setup, sulit na tiyaking magtutulungan nang maayos ang inyong virtual team, kahit na nakakalat kayong lahat sa iba’t ibang panig ng mundo at nagtatrabaho nang malayuan.
Ngunit isa sa mga pinakakaraniwang alalahanin ng mga virtual na kumpanya ay ang pagpapanatili ng wasto at mabisang komunikasyon sa lahat ng miyembro ng team. Karaniwang pinagmumulan ng hindi pagkakaunawaan sa pagitan ng magkakatrabaho ang malabong mga e-mail at ang hindi agad pagsagot ng ibang miyembro ng team sa tawag o e-mail. Upang malutas ang mga problemang ito na madali namang maiwasan, narito ang mga simpleng paraan upang mapabuti ninyo ang ugnayan ninyo sa inyong team at maipagpatuloy ang pag-unlad ng inyong mga virtual na proyekto.
Magtuon sa resulta, hindi sa proseso
Isa pang karaniwang panganib na kinakaharap ng mga negosyo kapag lumilipat sa virtual office ay ang hilig ng mga boss na bantayan nang mahigpit ang kanilang mga empleyado at mag-micromanage. Gayunpaman, ang tiwala at delegasyon ay dalawang mahalagang bagay na tutulong sa lahat na gawin nang maayos ang kani-kanilang trabaho. At isang paraan upang matiyak ito nang walang hindi kinakailangang micromanagement ay ang pagtuon sa inaasahang resulta sa halip na punahin ang bawat detalye ng proseso at ng aktibidad ng bawat isa kada minuto. Habang ang ilan ay mas produktibo kapag nakaupo sa harap ng kanilang computer nang walong oras nang tuloy-tuloy, ang iba naman ay mas mahusay magtrabaho at mas magandang resulta ang naibibigay kapag madalas silang nagpapahinga nang sandali. Bilang boss, kailangan ninyong igalang ang proseso ng bawat indibidwal at magtiwala na maihahatid nila ang inaasahan.
Sundin ang wastong e-mail etiquette
Bukod sa instant messaging gaya ng Skype, ang e-mail ang magiging isa sa inyong pangunahing paraan ng komunikasyon. Kaya sulit na mamuhunan sa pagsasanay sa inyong team kung paano makipag-usap nang wasto sa pamamagitan ng e-mail. Maraming nuances sa harapang komunikasyon na wala sa nakasulat na komunikasyon, kaya ang pagiging sarkastiko sa e-mail ay maaaring hindi maunawaan nang maayos. Ang mga birong hindi pinag-isipan ay maaaring ikasakit ng damdamin. At ang isang e-mail na tuwiran lamang sana ay maaaring mapagkamalang masyadong masungit. Dapat makilala ng bawat miyembro ng team ang kakaibang ugali ng isa’t isa kapag nagpapadala ng internal na e-mail, at mahigpit na sundin ang wastong e-mail etiquette lalo na kapag nagpapadala ng e-mail sa mga potensyal at kasalukuyang kliyente.
Magpanatili ng regular na harapang pagpupulong
Kapag sa wakas ay nahanap na ninyo ang perpektong balanse sa pagitan ng malayuang pagtatrabaho at pagpapanatili ng regular na komunikasyon sa inyong mga kasamahan, magiging mas madaling pamahalaan ang buong setup ng inyong virtual office. Gayunpaman, hindi ibig sabihin nito na dapat nang mawala ang harapang pagkikita. Kailangan pa rin ng regular na mga pagpupulong, kahit ilang beses lamang sa isang taon, upang malaman ang kalagayan ng bawat isa, matiyak na magkakaayon kayo sa inyong mga gawain, at makapagkuwentuhan at makapakisalamuha sa isa’t isa.
